Plan de comunicación
Carlos J Perez Escobar
Impulso la adopción y mejora continua a través de buenas prácticas
"... le falta la capacidad de ponerse en el punto de vista del otro, piensa que todos piensan lo que piensa ella" - Umberto Eco
Comunicación
La Gestión de la comunicaciones incluye procesos necesarios para "asegurar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados".
La comunicación eficaz establece un puente entre diferentes interesados con diferentes intereses y perspectivas que influye o impacta el resultado del proyecto. La planificación de la comunicación es fundamental para contribuir al éxito del proyecto y considera tareas en las que el Director de proyecto ocupará la mayor parte de su tiempo.
Planificar la comunicación
El plan de comunicación desarrolla el enfoque adecuado de las comunicaciones del proyecto con base en las necesidades y requisitos de información de los interesados con el objetivo de lograr una comunicación eficaz y eficiente.
Una comunicación deficiente provoca: demoras en la entrega de mensajes, comunicación a la audiencia equivocada, insuficiente o mal interpretada por los receptores del mensaje. La comunicación es eficaz cuando se suministra en el formato adecuado, en el momento preciso, a la audiencia correcta y con el impacto deseado. Es eficiente, cuando proporciona solamente la información necesaria.
El plan de comunicación establece ciertas consideraciones en relación con la información:
La complejidad de la comunicación se determina por el número de canales o vías de comunicación. Se calcula, considerando n el número de interesados, # canales = n(n-1)/2.
La selección de los métodos y tecnología utilizados para el intercambio de información entre los interesados del proyecto puede variar de acuerdo con los factores siguientes :
Modelos de comunicación
El modelo de comunicación puede ser muy complejo y variable entre diferentes proyectos. De manera básica existe un emisor y receptor, ocurre en un medio y existe ruido que afecta la entrega del mensaje.
El emisor es el responsable de transmitir el mensaje de manera clara y completa y confirmar que es comprendido correctamente. El receptor es responsable de confirmar que el mensaje es recibido completo, comprendido correctamente y respondido adecuadamente. El ruido está presente en el medio y puede afectar el mensaje original.
Los métodos de comunicación deben ser evaluados y acordados sobre la base de los requisitos de comunicación, estilos, las restricciones del proyecto y disponibilidad de las herramientas. Debe existir equilibrio entre los métodos y privilegiar la comunicación interactiva sobre los demás métodos.
Plan de gestión de la comunicación
Normalmente es parte del plan del proyecto y considera la forma en que se planifican, estructuran, monitorean y controlan las comunicaciones del proyecto.
El plan puede considerar los formatos, guías y plantillas para las reuniones de seguimiento, reuniones de equipo, mensajes de correo, comunicación con el cliente.
Es fundamental determinar la información requerida por los involucrados. Analizar las relaciones que existen, los departamentos y disciplinas involucradas, logística y tiempos para:
La comunicación ocurre dentro de la cultura y las políticas de la organización. Integra el conjunto de valores, referencias, hábitos, ritos y signos que caracterizan a la organización y que enmarcan la dinámica de la comunicación. Esta implicación se extiende a todos los involucrados y requiere tomar en consideración sus implicaciones.
El plan de comunicación es la base para los procesos de gestión y control de las comunicaciones. Como resultado de las actividades del proyecto y de la gestión de la comunicación, requiere revisarse y actualizarse para adecuarse a las necesidades reales del proyecto. De la misma forma que cambian las necesidades y expectativas del proyecto, cambian las necesidades de información y estos cambios serán reflejados en el plan de comunicación para garantizar la entrega oportuna y adecuada de la información.
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