Planeando una Evolución Tecnológica Corporativa???

En el mundo empresarial actual, muchos de nosotros e inclusive gran parte de la colectividad, al escuchar tecnología, o al iniciar o planificar conceptos de sistemas o automatismos, nos imaginamos en un alto porcentaje ,,, una idea de equipos de cómputo muy variada,  aparatos sofisticados, cuartos de servidores, redes de datos y programas dedicados a hacer nuestro trabajo más eficiente o automatizado. 

Decisiones correctas, resultados satisfactorios.

La competitividad corporativa, controles automáticos, digitalización, etc. son conceptos hoy, que  se han vuelto estratégicos a nivel empresarial, y han motivado e impulsado al mundo corporativo a  iniciar proyectos de automatización integrales en las empresas a nivel global. 

Muchos emprendedores e inclusive empresarios, tomadores de decisiones importantes,  iniciamos y nos aventuramos a un proceso de aplicar soluciones tecnológicas,  e inclusive adoptamos  una frase muy conocida como Transformación Digital. El concepto mandatorio que debe primar en este génesis corporativo y transformador, es * ¿tenemos el equipo adecuado ? Estamos preparados para este proceso transformador ? 

La mayoría de las empresas o conglomerados corporativos, justamente en el hoy contemporáneo, comienzan a explotar estos términos de automatización, transformación, ERP, Plataformas, Desarrollos de aplicaciones, redes, etc. etc. iniciando estos conceptos normalmente con el equipo humano disponible en su entorno. No es  alejado en ocasiones, que por recomendación de algún amigo,  pariente o relacionado, se adoptan sistemas o plataformas, sin dejar de mencionar, muchas veces, obviando ciertos conceptos básicos previos, requeridos mandatoriamente al comenzar  un proyecto tecnológico. 

Al cabo  de muchos meses, e inclusive años, en algunos casos, no es raro o anormal, escuchar comentarios de desilusión, desidia, frustración etc, donde los resultados, finalmente, no  son los originalmente ofrecidos, ni previstos, el desgaste de recursos humanos y físicos es tremendo, las inversiones significativas, sin ver los resultados esperados  y automatizaciones planificadas.

Muchos consultores que tenemos varias décadas en el mercado, nos topamos con estos escenarios, con bastante frecuencia, más  de lo normal, donde luego de complejos procesos, inversiones,  recursos, etc, luego de varios meses, advertimos que continuamos en el punto de partida.

Donde tuvimos el error, que concepto olvidamos o no advertimos.?

Aunque no hay patrones fijos para cada situación voy a mencionar algunos conceptos muy importantes de evaluar y tener en cuenta antes de comenzar un proceso de transformación o automatización de transformación empresarial…

• ¿Tenemos claro que necesitamos mejorar ?  qué procesos son vitales en nuestro negocio.

La alta gerencia debe evaluar los conceptos vitales en su operatividad y los procesos que necesitan ser mejorados o automatizados. Determinar el CORE de nuestra operación y apuntar a que esa operación esté lo mejor controlada en  nuestro dia a dia,  dado esto, será adecuado encontrar los mejores consultores y las herramientas más adecuadas para la vertical de negocios en que operamos, al iniciar un proceso de transformación.

• Una vez que tengamos claro hacia dónde vamos, es altamente beneficioso elaborar un RFP  (request for proposal)

Es decir, un mapa de los procesos  más importantes y las necesidades de áreas a automatizar relevantes. Detalle de todas las áreas necesarias para aplicar tecnología.

El documento  debe describir las operatividades  y zonas críticas del negocio, las interacciones con los diferentes departamentos y funcionalidades, de tal forma que se tenga claro cómo funciona nuestro negocio. cuales son los puntos álgidos y donde es necesario herramientas de control robustas , medibles, escalables y amigables.

De esta forma, se convoca a empresas líderes del mercado local, y porque no regional, expertas en automatizar procesos, en las áreas o verticales donde opera nuestra empresa y cada una presenta sus opciones para aplicar tecnología, automatizar procesos, integrar funcionalidades, y algo vital hoy por hoy en estos procesos de evolución tecnológica, el dominio de la vertical en juego,  experiencia de mercado, conocimiento de procesos similares, valores agregados y experiencias en implementaciones previas, más,  la capacidad de integrar procesos, consolidar información y obtener resultados tangibles con herramientas de avanzada, disponibles muchas veces en equipos que tienen una gran experiencia y dominio de su mercado objetivo. 

• Evaluaciones cuantitativas,  cualitativas, tangibles,  desinteresadas y transparentes. 

 Esta etapa, no deja de ser tan importante como las otras, digamos que aquí nos jugamos el futuro de las capacidades de crecimiento, nuestros planes de innovar en el mercado,  mejorar operatividades complejas con el uso de la tecnología para hacer considerablemente más eficientes a nuestros colaboradores, y algo extremadamente importante hoy, donde la mayoría de las artillerias corporativas apuntan directamente, y son el enfoque de UX USER EXPERIENCE, que con el uso de la tecnología podemos aplicar herramientas innovadoras y disruptivas.

Estas decisiones deben estar en manos de personas,de alta confianza y conocedores del teje y manejo de las áreas y  los procesos del negocio. Altamente recomendable que la alta gerencia esté directamente involucrada en estas evaluaciones, en conjunto preferentemente con un directorio ejecutivo. En los procesos donde existe este tipo de involucramiento y conceptos, regularmente el porcentaje de éxito es bastante más alto, que en los procesos, donde estas decisiones aterrizan en mandos medios.

Cuando las empresas no cuentan con un departamento de sistemas robusto o de amplia experiencia, se recomienda seleccionar consultores externos en tecnologías o procesos empresariales que pueden fortalecer las evaluaciones y la toma de decisiones. 

En la decisión final será vital, evaluar no solo el  costo final de proyectos, que regularmente, implica licenciamientos, implementaciones, hardware de equipos, uso de cloud, comunicaciones, etc. mucho cuidado con los costos ocultos, servicios post venta, etc.

Además de estas variables, debe ser vital, evaluar, experiencia de mercado,  dominio de la vertical de negocio, referencias reales y concretas de clientes en  proyectos similares, es decir, un análisis FODA de los finalistas del proceso.

Una vez que estos conceptos hayan sido mapeados y estructurados, seguro estaremos mucho más cercanos a un proyecto adecuadamente manejado, evaluado y decidido.

• Estructuren un contrato claro, conciso y enfocado en resultados.

Es muy importante una vez decidido el operador final y aclarados todos los terminos de la negociación y conceptos finales, plasmar en blanco y negro, los terminos y condiciones concretos, talescomo…

Definir cronogramas

Valores unitarios y totales.

Fechas hitos y entregables para cada fase.

Recomendable definir fases, costos por fases y entregables

Cada operación deberá tener sus particularidades, más, es vital, que los puntos críticos necesarios en el negocio, desembolsos de flujos, tiempos previstos , costos adicionales generales post implementación,  multas  por default, etc. estén totalmente claros y aterrizados para ambas partes. Nunca descarten un asesor legal  especializado, donde cada párrafo es orientado a puntualizar y satisfacer los derechos y obligaciones de cada parte.

• Equipo operativo,  implementación y control del más alto nivel.

Un avez que inicie el proyecto, estructurado el cronograma, fases, responsables tanto del lado de los prestadores / Implementadores, como del lado de la empresa, es vital, tener un enfoque prioritario en el proyecto, facilitar las gestiones dentro de la empresas, interactuar entre departamentos, preparación de mapas de procesos, funcionalidades, ajustes, y controles con ejecutivos experimentados y conocedores.

En esta fase la participación de la alta gerencia también es recomendable y vital que ciertas evaluaciones y controles tengan la participación de la Gerencia General.

Normalmente el personal que participa en estas implementaciones , maneja su dia a dia ademas del nuevo proyecto de transformación, por lo que es importante, determinar las posiciones más sensibles que necesitan apoyos adicionales, o  en su defecto, reubicar o contratar personal eventual para no  desajustar el dia a dia del  negocio.

Importante planificar evaluaciones y mediciones de avances, cumplimiento de cronogramas y fases operativas.

Una vez definidos todos estos conceptos, tabuladas las fases y gestiones básicas como las mencionadas en puntos anteriores, y en base a nuestra experiencia en este tipo de proyectos, estamos seguros que las probabilidades de fallas serán muy escasas, y con las correctas evaluaciones y controles, el éxito de iniciar un proceso transformador, innovador, redefinido, y con bases sólidas en nuestra operatividad e infraestructura tecnológica y operativa, definitivamente, estaremos preparados para los especiales retos que nos desafía el mercado actual y competitividad corporativa, donde contar con estas artillerias corporativas, nos exponencian a un liderazgo con nuestros productos y servicios.

Si deseas conocer más de estos conceptos o compartir experiencias afines , no dejes de contactarnos, nos encanta ser un punto de apoyo a empresarios, emprendedores, profesionales y empresas que necesitan innovar y exponenciarse tecnológicamente. 

Omer Huet S.

Consultor en tecnologías de la información

omer.huet@gmail.com