PMBOK®7 DESDE LA ÓPTICA LEAN CONSTRUCTION. PARTE IV

ADAPTACIÓN

La adaptación consiste en la adecuación deliberada del enfoque, la gobernanza y los procesos de la dirección de proyectos para que resulten más adecuados para el entorno y el trabajo en que debemos desarrollar en un proyecto en particular.

En el entorno de un proyecto, la adaptación toma en cuenta el enfoque de desarrollo, los procesos, el ciclo de vida del proyecto, los entregables y la selección de las personas a involucrar.

La adaptación implica la comprensión del contexto, las metas y el entorno operativo del proyecto. Los proyectos operan en entornos complejos que necesitan equilibrar demandas potencialmente competitivas que incluyen, entre otros:

• Entregar el proyecto los antes posible,
• Reducir los costos del proyecto,
• Optimizar el valor entregado al cliente,
• Crear productos y resultados con una alta calidad,
• Permitir el cumplimiento de las normas y estándares regulatorios,
• Satisfacer las diversas expectativas y necesidades de las partes interesadas, y
• Adaptarse a los cambios que ocurran durante el ciclo de vida del proyecto.

El PMI en la Guía del PMBOK® - Séptima Edición nos recomienda un proceso de adaptación que implica cuatro pasos:

1. Seleccionar el enfoque inicial.
2. Adaptar a la organización.
3. Adaptar al proyecto.
4. Aplicar la mejora continua.

 1. Seleccionar el enfoque de desarrollo inicial: Este paso determina el enfoque de desarrollo que se utilizará para el proyecto y este puede ser un enfoque predictivo, híbrido o adaptativo, lo importante es que se adapte a la necesidad del proyecto, a la cultura organizacional y a los factores que influyen en el proyecto. No todos los proyectos de construcción tienen que ser implementados bajo un marco de trabajo predictivo. Muchas veces, implementar rigurosamente con una metodología, ya sea predictivo, ágil o híbrido, es complejo. Consideremos si lo adecuado es un enfoque metodológico predictivo.

2. Adaptar para la organización: Si bien los equipos de proyecto son propietarios de sus procesos y los mejoran, las organizaciones a menudo requieren cierto nivel de aprobación y supervisión, esto implica que en esta adecuación se tomen en cuenta los objetivos estratégicos y sobre todo las implicaciones de esta adaptación para el negocio, haciendo una distinción entre los proyectos pequeños y aquellos proyectos grandes, críticos y sensibles para el negocio. La forma de vender, negociar, contratar, implementar y entregar un proyecto sencillo y pequeño es muy diferente a la forma de abordar un proyecto complicado y crítico para el negocio. Definitivamente la organización debe atender todos los tipos de proyectos, pero haciendo una distinción de cómo llevar a cabo cada uno, como se relacionan con el macro entorno, los objetivos estratégicos y otras partes del negocio.

3. Adaptar para el proyecto: Muchos atributos influyen en la adaptación para el proyecto. Estos Incluyen: Producto/entregable, Equipo de proyecto, y  Cultura, entre otros. Cada proyecto puede tener atributos y necesidades diferentes con respecto al contrato, los entregables, las herramientas, los requisitos, etc. Podemos tener restricciones o condiciones regulatorias particulares para cada proyecto. En todo caso se refiere a adaptar los tecnicismos de la gestión e implementación del proyecto, y el PMI nos sugiere lo siguiente: Adaptar el ciclo de vida y del enfoque del desarrollo del proyecto según el alcance y los requerimientos particulares de cada proyecto, sea con enfoques ágiles, predictivos o híbridos; Adaptar los procesos, algunos tipos de proyectos necesitarán remover, modificar y/o agregar procesos de dirección de proyectos. No todos los proyectos necesitarán por ejemplo el mismo grado de documentación, de control o seguimiento; Adaptar las herramientas, aunque por lo general su uso es un lineamiento corporativo, se debe considerar si el uso de ciertas herramientas en un proyecto particular es una directriz meramente administrativa que no aporta valor o si en ese proyecto en particular se pudiera considerar el uso de una herramienta avanzada como un exceso de trámite; Adaptar los documentos, plantillas y otros artefactos que se utilizarán en el proyecto, no todos los proyectos necesitan el mismo detalle de documentación; Adaptar el involucramiento de los interesados en el proyecto, determinando el equipo adecuado, seleccionando quién debe participar y en qué porcentaje en función del tipo de proyecto. También es necesario adaptar el marco de gobierno de como son los derechos de toma de decisión según el proyecto y formas adecuadas de escalar ciertas situaciones cuando se presenten.

4. Implementar la Mejora Continua: El proceso de adaptación no es un ejercicio único, a realizarse una sola vez. Durante la elaboración progresiva, los incidentes relativos a la forma en que trabaja el equipo del proyecto, la evolución del producto o del entregable y otras enseñanzas indicarán en qué aspectos una mayor adaptación podría aportar mejoras. Es por esto que el PMI nos recuerda que la adaptación no es un ejercicio aislado, sino que es un ejercicio dinámico. Se trata de una adaptación continua, de tratar de reconocer la capacidad de nuestros equipos de proyectos de ser rápidos y flexibles, no solo para mantener una entrega exitosa consistente en los proyectos, sino para seguir creciendo con diversas formas de trabajar a través de los requisitos cambiantes, adaptándonos a las diversas presiones del entorno.

Adaptar involucra la adecuación considerada del enfoque, la gobernanza y los procesos para que resulten más adecuados para el entorno dado y el proyecto en cuestión. Implica el análisis, el diseño y la modificación deliberada de los recursos humanos, los procesos empleados y las herramientas usadas.

Si bien el proceso de adaptación suele estar a cargo de los interesados en el proyecto, los límites y el enfoque de la adaptación suelen regirse por directrices organizacionales. La gobernanza de la organización ayuda a garantizar que las interfaces externas entre los equipos de proyecto encajen correctamente y proporciona orientación en forma de consideraciones sobre adaptación.