PMOaaS: OFICINA DE GESTION DE PROYECTOS COMO SERVICIO

Las Oficinas de Gestión de Proyectos como Servicio (PMOaaS) vienen creciendo tanto en Latinoamérica como a nivel mundial, en los últimos años, expresándose como un modelo para la entrega de valor hacia sus clientes. Este crecimiento ha venido a la par con la nueva situación que estamos atravesando debido al COVID-19, que ha hecho que muchas empresas se replanteen nuevas formas de trabajo y, por supuesto, este cambio también viene acompañado por la Revolución Digital 4.0 que produjo un giro de 180º en el mundo de las tecnologías de información (TI).

Numerosas empresas se han visto en la necesidad de impulsar proyectos de TI para producir nuevos productos y servicios enfocados en entregar valor a los clientes y así situarse en posiciones ventajosas ante sus competidores. Esto ha originado un crecimiento exponencial de los proyectos en las empresas e impulsado también fuertes alianzas entre los proveedores de servicios de gestión de proyectos (PMOaaS) con sus clientes.

Para entender esta manera de llevar la gestión de los proyectos veamos en qué consiste una PMOaaS.

¿Qué es una PMOaaS?

Para comprender que es una PMOaaS revisaremos primero el concepto de PMO según la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK) del Project Management Institute (PMI), en su séptima edición. Aquí se define a la PMO como una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con el proyecto y facilita el intercambio de recursos, herramientas, metodologías y técnicas.

También merece especial atención, el nacimiento de otras estructuras para manejar los proyectos como lo son los Centros de Excelencia Ágil (ACoE) y las Oficinas de Entrega de Valor (VDO). Estas dos figuras están orientadas al servicio, más que a la gestión. Nacen impulsadas por el enfoque LEAN, que se considera el precursor de la filosofía Kanban y Agile, y apuesta por la optimización de los procesos de gestión y productivos, eliminando los desperdicios. Estas filosofías manejan ideas comunes como resiliencia, motivación, incorporación de valor, mejoramiento continuo y la reducción del desperdicio, entre otros. Agile establece en uno de sus principios: “Cuando el equipo de proyecto presta atención y cuidado a los aspectos técnicos y administrativos para aplicar mejora continua, logra mantener la excelencia”.

Si analizamos el concepto de las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO) y de los Centros de Excelencia Ágil (ACoE) y las Oficinas de Entrega de Valor (VDO), por ejemplo, podríamos decir, que una PMOaaS mantiene todas las características claves definidas en una PMO (gobernanza, herramientas, metodologías y técnicas) y toma elementos como el servicio, el valor, el mejoramiento continuo como los ACoE y las VDO. Por supuesto, esta aseveración requiere de estudios más profundos que en muchas PMOaaS se puede cumplir. En la siguiente imagen se representa como podría darse esta relación:

¿Por qué apostamos por las PMOaaS como el mejor camino?

Se señala a las PMOaaS como el mejor camino dada las siguientes consideraciones:

• Muchas empresas no tienen una PMO y no se encuentran preparadas para asumir a lo interno la gestión de los proyectos que requieren poner en marcha para asumir a galope la Revolución Digital 4.0, y tampoco tienen porque estarlo. El negocio de estas empresas no es gestionar proyectos, cada una tiene un fin para la cual fue creada y allí debe estar puesta su atención en ser las mejores dentro de su campo de acción.
• Otras empresas tienen una PMO para la gestión de sus proyectos, pero en muchos casos no están actualizados sus procesos internos para asumir la gestión de los mismos con la celeridad requerida y continua entrega de valor.
• Para la gestión de cada proyecto se debe considerar sus características, su naturaleza, su entorno, los riesgos y las incertidumbres que lo acompañan, la cultura y valores de la organización, entre otros puntos. Al analizar todos estos aspectos, se determinará que algunos proyectos requerirán usar enfoques tradicionales, otros enfoques ágiles y en otros casos enfoques híbridos.

No es una tarea simple, dadas las consideraciones anteriores, para una empresa que no cuente con estructuras de PMO o la PMO no tenga actualizados sus procesos, gestionar con excelencia varios proyectos con diferentes enfoques. Requerirá constituir varios equipos de proyectos con líderes especialistas en las metodologías a utilizar en cada proyecto, esto generará costos adicionales sin asegurar el éxito de los proyectos.

Las PMOaaS en su proceso de crecimiento y transformación han apostado por establecer procesos inteligentes de entrega de valor, de mejora continua y resiliencia, también invirtiendo en talento y capacidad, por lo que muchas PMOaaS ofrecen un excelente servicio en la gestión de proyectos a la medida para sus clientes convirtiéndose en el mejor camino.

PMOaaS es el mejor camino para gestionar Proyectos de TI

Actualmente, en el mercado existe una gama amplia de empresas que están creciendo en torno a la Gestión de Proyectos como Servicios, es decir prestando sus servicios como PMOaaS. Las empresas PyME (SMB) pueden contratar una PMOaaS que le brinde un servicio único y adaptado para la gestión de sus proyectos.

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