Un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP: ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) está conformado por un grupo de aplicaciones modulares y escalables tendientes a la automatización de los procesos de las diferentes áreas del negocio tanto operativas como productivas de una empresa con el fin de integrar y centralizar los datos para evitar la duplicidad que puede generarse por los diferentes sistemas aislados presentes en la organización. Las áreas del negocio que pueden formar parte de un ERP pueden ser: Recursos Humanos, Administración, Finanzas, Compras, Atención al Cliente, Logística, Producción, Marketing, entre otras.
Entre los proveedores de ERP podemos mencionar a SAP, ORACLE, TOTVS, SOFTLAND, entre muchas otras opciones.
Beneficios de un Sistema de planificación de Recursos Empresariales (ERP)
Optimiza los procesos para la de toma de decisiones: A partir de la información integrada, centralizada y la generación de KPIs se facilitan los procesos para la toma de decisión en todos los niveles.
Adaptación y personalización según las necesidades particulares: los ERPs permiten la adaptación de sus módulos y funciones según los procesos de las áreas de negocio y en algunos casos los procesos de negocio deben adaptarse a los módulos del ERP.
Perfecciona los procesos de gestión: un ERP permite optimizar los procesos de gestión de las diferentes unidades del negocio a través de flujos de información más claros.
Brinda seguridad de datos e información: los ERPs están dotados de herramientas probadas que permiten el manejo de los datos y de la información de forma segura.
Proporciona Modularidad: un ERP está compuesto por diferentes tipos de módulos que son escalables. Los módulos obligatorios que son los básicos, los módulos opcionales que se seleccionan según la necesidad de la empresa y los módulos diseñados a la medida de un requerimiento particular de la empresa.
Business Case: Como realizar la selección de un Sistema de planificación de Recursos Empresariales (ERP)
Señalaremos algunos pasos de un Anteproyecto que son necesarios para seleccionar con éxito un ERP:
Evaluación y Análisis de las áreas de Negocio. Para determinar en una empresa qué áreas funcionales deben ser incorporadas al ERP y cuáles módulos deben componer el ERP, es necesario realizar una evaluación exhaustiva a través de una consultoría con el proveedor del software de gestión o con una Oficina de Proyecto como Servicio (PMOaaS) especialista en ERP, con el fin de estudiar el modelo de negocio de la empresa, su estructura organizacional, los sistemas que lo componen y el flujo de información entre las diferentes áreas.
La idea no es automatizar los procesos actuales, sino revisar y mejorar los procesos que formaran parte del ERP y determinar los módulos del ERP a implantar.
Evaluación de los diferentes ERPs disponibles en el mercado. En la actualidad existe una amplia gama de ERP probados y con éxito en muchas organizaciones y que dependiendo de las características de la empresa pueden adaptarse para cumplir con los requerimientos del negocio, por lo cual será necesario evaluar que los módulos y funciones presentes en los diferentes ERP hagan match con los procesos de la organización o que sus procesos de adaptación no sean traumáticos.
Para seleccionar un ERP se debe considerar: el presupuesto, el tamaño de la empresa u organización, industria o mercado vertical, las necesidades de las áreas del negocio, las facilidades de uso, las diferentes opciones de implementación, entre otros.
Definir si el ERP estará instalado en la nube o en los servidores de la empresa: con un ERP Cloud (ERP en la nube) la instalación se realiza en equipos externos a la empresa u organización, lo que genera una reducción significativa en costos por adquisición de hardware, la nube permite trabajar sin problemas de forma remota e incorporar con facilidad nuevas funcionalidades. También se puede optar por una opción híbrida.
Otras consideraciones para seleccionar el ERP. Debe definirse si se requiere un ERP con varios niveles de funcionalidad, si se van a integrar otras tecnologías con el ERP por ejemplo: internet de las cosas (IoT), plataformas low-code, inteligencia artificial (IA), entre otras.
Gestión de Cambios. Este apartado es crucial para poder introducir y manejar de manera exitosa los cambios que se generan a partir de la introducción de un ERP en una empresa. El manejo correcto de la gestión de cambios, las expectativas y las comunicaciones para todos los sectores de la empresa que estarán involucrados permitirá que el proyecto tenga éxito. La incorporación de un ERP genera desde su inicio cambios organizacionales que tienen que ser debidamente gestionados.
Metodología a usar en la implementación de un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP)
Una vez definido el ERP que será incorporado a la empresa se requiere determinar la metodología de gestión de proyectos que se utilizará para su implementación. Indicar el tipo de metodología a usar entre ágil y waterfall dependerá de las características del negocio, de la naturaleza del proyecto, de los niveles de incertidumbre y riesgos que se manejen, etc.
Waterfall: Conocida también como cascada. Normalmente, para implementar un ERP existen pasos previos y probados, y fases establecidas que puede ir bien con una metodología en cascada y si se conocen los requerimientos a detalle los niveles de incertidumbre y riesgos son bajos, lo que hace que esta metodología este acorde con el proyecto. En este caso, se hace entrega del producto al terminar una fase o el proyecto.
Ágil: También se puede llevar a cabo la implementación de un ERP con metodologías ágiles, aquí se centra más el proceso en entregas frecuentes y por iteraciones, la planificación es menos exhaustiva, se planifica por cada iteración. Se utiliza en caso de que no se tengan claros los requerimientos para el ERP, por lo que los niveles de riesgos e incertidumbre son altos. La ventaja es que el cliente ve resultados tempranos, sin esperar que finalicé el proyecto.
Metodología combinada en cascada (waterfall) con componentes ágiles. Se puede seleccionar una metodología waterfall para la implantación del ERP en general y los nuevos módulos a desarrollar realizarlos con una metodología ágil.
Metodología combinada ágil con componentes en cascada. Si hay más incertidumbre con respecto a los requerimientos del proyecto se puede usar esta metodología hibrida donde la mayor parte se ejecuta con ágil y aquellos componentes como los módulos básicos u obligatorios donde la incertidumbre es menor con una metodología en cascada o waterfall.
Pasos para la implementación de un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP)
Señalaremos algunos pasos necesarios para implementar un ERP, muchos de estos podrán ser adaptados dependiendo de la metodología de Gestión de Proyectos seleccionada.
Planificación: Se debe efectuar una planificación completa del proyecto conjuntamente con el proveedor, el partner o la empresa consultora donde se definan fechas de inicio y finalización estimadas, los diferentes hitos, y las diferentes entregas. Si la metodología es waterfall la planificación debe ser bien detallada, ya que la gestión del proyecto se regirá por este plan con sus diferentes líneas bases de tiempo, costo y alcance y si es ágil deberá realizarse la planificación por cada interacción o sprint en el caso de utilizar SCRUM.
Análisis y diseño de los procesos, módulos y funcionalidades. En un paso previo comentamos acerca de la realización de un anteproyecto o business case que incluyó el análisis de los procesos del negocio y determinó cuáles formarían parte del ERP. Estos procesos seleccionados se deben analizar y evaluar a detalle para determinar que funcionalidades van a ser requeridas para ajustar el ERP y proceder adecuar su diseño para obtener el desempeño óptimo.
Configuración y Parametrización. Se ejecuta la configuración y parametrización del ERP de acuerdo con el diseño efectuado para adaptarlo a las necesidades y requerimientos particulares de la empresa, en este se definen todas las peculiaridades como las reglas del negocio, contabilidad bimonetaria, los usuarios y sus perfiles, los niveles de seguridad, entre otros.
Migración de Datos. Este paso es sumamente importante porque se unificarán los datos existentes en los diferentes sistemas que tenía la empresa para tener un dato único. Fundamental considerar la calidad del dato.
Capacitación. Es imprescindible que este paso sea transversal durante todo el proceso de implementación del ERP para que exista una debida apropiación del ERP por parte de todos los usuarios involucrados. La capacitación debe ser continua tanto para los usuarios funcionales como para los usuarios del área de tecnologías de información (TI) de la empresa.
Puesta en marcha – Go Live. Una vez realizadas las pruebas de aceptación del usuario (UAT) del ERP en el ambiente de pruebas, se da inicio a la operación del mismo en el ambiente de producción, bien sea, en los servidores del cliente o del proveedor. Durante esta etapa se requiere el acompañamiento del personal de TI y del proveedor del ERP.
Monitoreo y Soporte post Go Live. Durante esta etapa se pueden hacer las adecuaciones del ERP, resolver fallas y/o actualizar el sistema con nuevos releases.
La implementación de un ERP no es una tarea fácil y de bajo costo, sin embargo, brindará muchos beneficios a largo plazo a la organización, por lo cual es importante que la selección del proveedor se haga con sumo cuidado, considerando la confianza, la experticia y experiencia en la implementación de ERPs; tampocoes un tema menor la Gestión del Proyecto de Implementación de un ERP, que bien puede ser realizada por personal interno a la empresa o bien puede realizarse a través de la contratación de una Oficina de Gestión de Proyectos como Servicio (PMOaaS) con especialización en este tipo de proyectos.
