Potenciar el impacto de los datos con ISO

Hay un concepto de la física que puede ser aplicado en otros ámbitos. Es el concepto de Trabajo, que se define como la energía requerida para desplazar un objeto. Haciendo el símil podemos decir que nuestra organización emplea energía para lograr un objetivo. El objetivo puede ir desde fabricar una tuerca hasta entregar un pedido. En el mundo real una parte de esa energía no es utilizada en el desplazamiento requerido, por eso los fabricantes de motores invierten mucho en diseño y en lubricantes para que esa pérdida sea menor y la energía se use para el propósito requerido. Una de las razones de la mejora continua es esa. Disminuir las pérdidas y lograr que podamos cumplir con nuestra misión con menos esfuerzo o que con el mismo esfuerzo podamos llegar un poco más allá.

Creo que todos estamos de acuerdo en que una de las principales razones de adoptar herramientas de analítica de datos es disminuir las pérdidas optimizando procesos, mejorando las decisiones, automatizando tareas, ayudando a prever escenarios, etc. Las herramientas de analítica de datos son sumamente poderosas pero al igual que otros procesos, su mala implementación puede desaprovechar sus beneficios al no estar alineada y amoldada a la organización.

Desde esta humilde tribuna promovemos la necesidad de que las herramientas de análisis de datos estén gestionadas por un sistema de gestión de la calidad como el ISO 9001 porque garantiza el adecuado acople de dichas herramientas a la organización. Así dichas herramientas están al servicio de la misión y potencian las capacidades organizativas.

Uno de los principios que fundamentan el sistema de gestión ISO 9001 es el de “Toma de decisiones basada en la evidencia”. Y es que nos guste o no, el uso de la información es el de servir de soporte para las decisiones. La información falsa que circula en tiempos de guerra y en conflictos es precisamente para que el enemigo tome la decisión equivocada.

Los datos son los hechos, que pueden ser características o eventos de productos, servicios, procesos, personas, sistemas, recursos, etc. Estos datos por sí solos no dicen nada hasta que alguien les da un significado convirtiéndolos en información. De manera que los datos y la información son la evidencia que respalda la existencia o veracidad de algo.

Tener un sistema de datos bien estructurado mejora los procesos de toma de decisiones, así como la evaluación de los procesos y de su capacidad de lograr los objetivos. Permite cuestionar y cambiar opiniones y decisiones si hay nuevas evidencias.

Para lograr esto, los procesos deben determinar, medir y hacer el seguimiento a sus indicadores para evaluar su desempeño. Los datos deben ser precisos, fiables y seguros y deben estar a disposición de las personas indicadas. Los datos deben ser analizados con las herramientas y métodos adecuados. Finalmente el uso de los datos permite equilibrar la experiencia y la intuición de quienes tienen la responsabilidad de tomar decisiones.

La norma ISO 9000:2015 nos dice en el numeral 2.3.6.2. «La toma de decisiones puede ser un proceso complejo, y siempre implica cierta incertidumbre. Con frecuencia implica múltiples tipos y fuentes de entradas, así como su interpretación puede ser subjetiva. Es importante entender las relaciones de causa y efecto y las consecuencias potenciales no previstas. El análisis de los hechos, las evidencias y los datos conduce a una mayor objetividad y confianza en la toma de decisiones».

Cuando diseñamos un sistema de gestión de datos para una organización lo hacemos para dar a los líderes de los procesos el poder de tomar mejores decisiones sin tener que gastar energía y recursos buscando la información. Lo diseñamos pensando en la misión de la organización.

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