Primero lo primero: Cómo ordenar el trabajo y aumentar tu productividad con el método Kanban. Por Daniel Colombo

Si para ti organizarte es un problema y ya no sabes qué hacer, esta sencilla metodología te va a ayudar.

Kanban es un método probado que puedes aplicar en tu vida personal y profesional, y forma parte de las llamadas metodologías ágiles. Te permitirá aprender a gestionar las tareas en todo su recorrido.

De tan simple que es, considero que su efectividad se da justamente por eso y porque permite que estés siempre viendo el nivel de avance de cada proyecto, por lo cual tu mente visual se representa el flujo del trabajo de una forma concreta.

De hecho, muchas aplicaciones de organización del tiempo utilizan Kanban como base de su estructura. Aquí estaremos revisando Kanban en formato físico para que captes su esencia.

·        Qué es Kanban y cómo funciona

“Kanban” es una palabra japonesa, conformada por “Kan”, que significa ‘visual’, y “Ban”, ‘tarjeta’. Es decir que utilizarás ‘tarjetas visuales’ para organizarte y producir mejor.

Empezarás por disponer de un tablero, que puede ser una pizarra, un ventanal de vidrio, una pared, o cualquier otro lugar donde puedas marcar una serie de columnas, que utilizarás para pegar notas adhesivas y secuenciar el proceso de las tareas.

La sencillez radica en que, de un solo vistazo, vas a apreciar el estado de cada proyecto que realizas, y de esta forma, según el grado de avance, sabrás cuándo podrás sumar nuevas responsabilidades.

La intención es crear un flujo de tareas permanente en el cual enfocarte cada día, ordenado en forma clara y concisa.

·        Ventajas al utilizar Kanban

El implementar esta metodología, entre otros aspectos:

. Ayuda a tener más transparencia,

. Medir tiempos de entrega y optimizarlos para hacerlos más cortos,

. Visualizar rápidamente todo lo conquistado en forma individual y en equipo,

. Descartar tareas ineficientes,

. Evitar superposiciones o responsabilidades duplicadas,

. Tener un mayor control del flujo del proyecto,

. Flexibilidad para moverse dentro del tablero, agregando información, marcando hitos, y determinando qué hace falta en cada estadío simplemente agregando notas adhesivas adicionales con los detalles, fechas y responsables.

·        5 pasos para utilizar Kanban en la productividad diaria y que te funcione

Para empezar a usar la metodología Kanban, cuando ya tienes el espacio del tablero, ten en cuenta estos pasos. Ejemplificaré con mi propia experiencia sólo como referencia; hay mucho más para explorar respecto a sus beneficios y prestaciones.

Lo que busco aquí es simplificar al máximo para que comprendas el concepto y lo adaptes a tu necesidad.

1 – Marca en el tablero las columnas adecuadas al flujo de los proyectos.

En el Kanban que tengo en mi oficina utilizo sólo tres columnas: pendiente, en proceso y finalizado.

Según la complejidad de las tareas, puedes agregar algunas columnas más: la intención es que tenga reflejado en ellas todo el proceso paso a paso, hasta su finalización. Pero ten cuidado de no colocar columnas en exceso, que sólo van a restar agilidad.

Esto es lo que se llama “fases del ciclo de producción”, un desarrollo incremental, dividiendo los proyectos en distintos pasos.

2 – Definir el proyecto y los flujos de trabajo

En la primera columna colocarás una nota adhesiva con el nombre del proyecto, y luego, adheridas a ella, otras con los distintos pasos a seguir para avanzar en ese proceso.

Trabaja con distintos colores para diferenciar los proyectos, ya que pueden convivir varios en el mismo tablero.

Veamos este ejemplo: podrías registrar allí “Corregir el libro para la editorial”. Si la tarea aún no está comenzada, este adhesivo permanece en la columna de Pendientes. Luego, pasará a “En proceso”, y una vez terminado, a “Finalizado”.

Conviene agregar en las notas todos los detalles, como la fecha límite y cualquier otro aspecto relevante de información necesaria para que tú, y un equipo -si trabajas junto a otras personas- estén al tanto y todos manejen la misma información.

3 – Una vez iniciado el proceso

Cada vez que el proceso se inicia, pasas esa nota adhesiva a la segunda columna, “en proceso”, donde sabrás que esa tarea está avanzando.

Siguiendo con el ejemplo, agregar detalles allí (por ejemplo, “delegado a Silvana la corrección de textos del libro” y la fecha) y otros adhesivos de ese mismo color con lo que necesitas completar en esa fase.

En mi caso, que tengo 3 columnas, sólo pasaré las notas a “finalizado” una vez que haya efectivamente terminado todo el proceso y ya esté cerrado el proyecto.

3 - Stop starting, start finishing (Deja de empezar, empieza a terminar)

Este paso conceptual indica que necesitas priorizar las tareas en curso antes de agregar nuevas, porque de lo contrario tendrás una enorme cantidad de pendientes desordenados.

Recuerda que la prioridad de relevancia es lo que te permitirá sostener el acuerdo de ejecución y finalización.

No es posible asumir una interminable lista de tareas; es necesario enfocarte en lo importante en cada etapa, y, una vez finalizado el proceso, o en ciertas fases de avance (por ejemplo, cuando ya has delegado tareas en otras personas) incorporarás nuevos proyectos para iniciar.

4 – Gestionar el flujo

En el tablero de la metodología Kanban pueden convivir distintos proyectos y tareas; por eso sugiero que utilices colores distintos para identificarlos claramente.

5 – El efecto en tu mente subconsciente

Nuestra mente subconsciente guarda las emociones y sentimientos; de esa forma damos sentido a todo lo que vivimos.

Si observamos el tablero Kanban con días y días de tareas estancadas en “Pendiente”, que es lo que suele suceder con personas improductivas, la sensación será de desazón y pereza para comenzar.

En cambio, al utilizar la forma de colores moviéndose en el tablero, de un simple vistazo sabrás cuánto has avanzado. Y al llegar a la columna de “Finalizado”, tu subconsciente te premiará dándote sensaciones de satisfacción por el logro y energía adicional para encarar nuevas tareas.

No es lo mismo imaginar que has terminado las tareas, que verlo plasmado visualmente. Es el mismo efecto que logras al tachar una lista de pendientes: hay una satisfacción interior que se produce y que habilita más entusiasmo para encarar otras cosas nuevas.

Te invito a incorporarlo para mejorar tu productividad, claridad y gestión de cualquier tipo de proyectos personales y profesionales, individuales y en equipo.

Daniel Colombo

Facilitador y Máster Coach Ejecutivo especializado en alta gerencia, profesionales y equipos; mentor y comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 31 libros. LinkedIn Top Voice América Latina. Coach certificado Miembro de John Maxwell Team.

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