Prioridades y salud mental en la gestión de proyectos
Hoy tengo un problema... No sé por dónde seguir.
Me gustaría compartir tantos temas, tanta información y tantas experiencias que me estoy poniendo nerviosa.
¿Qué me está pasando?
Diría que me está costando priorizar.
Qué significa priorizar?
Priorizar es la acción de ordenar tareas las unas después de las otras según unos criterios variables.
El ser humano está priorizando en cada momento una acción sobre otra.
Es un punto clave del presente, en el que se toman decisiones que afectan el futuro próximo y lejano.
¿Cómo se prioriza en la gestión de proyectos?
Saber cómo priorizar tareas es algo básico para cualquier Project Manager, dado que la dirección de proyectos genera un alto volumen de trabajo y tareas, que pueden acumularse y ser priorizadas en búsqueda de la mayor eficiencia y productividad.
Un Project Manager tiene una cantidad de información y conocimientos que le ayudan a ordenar sus ideas. Tiene también un equipo con el que puede compartir sus inquietudes, completar la información que tiene y pensar en los diferentes escenarios posibles.
Durante la planificación inicial, se priorizan las tareas según factores de duración, dificultad, orden de las tareas, disponibilidad de los equipos materiales o técnicos …
Cuando surge un imprevisto, se revisa esta planificación y se prioriza de nuevo las actividades en función de estas nuevas informaciones.
Guardar el foco
Lo importante en este proceso es que el foco o el propósito de los trabajos este claro. Gracias a ello, las decisiones que se toman por parte del Project Manager y del equipo irán siempre enfocadas a llegar al objetivo común del proyecto. Es un punto primordial.
Sin propósito común, avanzamos como pollos sin cabeza.
Es triste decir que suele ser habitual dado que construir un propósito común es más complejo de lo que pensamos y poco vivido en las organizaciones.
¿Por qué nos ponemos nerviosos a la hora de priorizar?
Las emociones son necesarias para alertarnos sobre nuestras necesidades. Si nos ponemos nerviosos es que tenemos una necesidad que no está cubierta y queda en nosotros mismos descubrir esta necesidad para tomar una acción que nos ayude a cubrirla.
Acoger la emoción y aceptarla forma parte del proceso.
¿Cómo podemos remediar a este momento de nerviosismo a la hora de priorizar?
Parar y Respirar: Lo primero es calmar la mente y centrarse en el momento presente, llamar nuestro cuerpo a ralentizar unos segundos para que nuestro cerebro pueda activarse al máximo y ayudarnos a priorizar de la mejor manera posible.
Silencio: Cuando paramos y centramos nuestra atención en la respiración o en un punto fijo, creamos un espacio de silencio. Es reparador, es como dar un paso atrás y observar los pensamientos pasar con distancia. Una vez el cuerpo calmado y a cierta distancia de los pensamientos, nuestra energía se puede dedicar a clarificar.
Consulta antes de decidir: Estamos interconectados. Tus decisiones afectan a otros y viceversa. Las decisiones sencillas que solo te afecta a ti se puede tomarse de forma individual, pero una decisión que afecta a otro se consulta con el fin de buscar la mejor propuesta, de involucrar a los afectados y de seguir juntos hacia el propósito. Si hay dudas, si lo necesitas, pide ayuda. Para eso están los equipos.
Comparte tus inquietudes: Es normal dudar y preocuparse por tomar la mejor decisión a la hora de priorizar tareas. Es parte de la vida decidir, ver que pasa y reajustar. Viene bien compartir estas inquietudes para recibir feedback e información complementaria de personas cercanas.
Revísalo con el propósito general: Confirma que la decisión o la prioridad responde al propósito general.
Moción: Busca acciones concretas que te ayuden a llegar al objetivo fijado. Ponte en marcha! Una pequeña acción ayuda a desbloquear las incertidumbres a la hora de priorizar. Después de este paso vendrá otro.
Relativiza: La situación es menos compleja que te lo estás pintando. Desde el estado de calma, da unos pasos para atrás, observa y relativiza. El que no hace, no se equivoca, por lo tanto, quédate con la intención de hacerlo lo mejor que puedas.
Sonríe: Sonreír sienta bien, cambia tus pensamientos con el mínimo esfuerzo. ¡Inténtalo!
La vida es corta y vale la pena vivirla desde la alegría superando estos momentos de frustración.
¡Espero que te sirva!
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