Procrastinar. El mal que prevalece en las organizaciones.

"En cierta ocasión, un supervisor requería una información detallada de los resultados específicos de una gestión que yo manejaba , solicitando, vía correo los números definitivos. Realicé y envié el mismo día los resultados del análisis solicitado. Al otro día, escribo un nuevo correo informando que la información que diariamente enviaba normalmente, la enviaría con un retraso de dos horas, puesto que estaba realizando una diligencia personal; el supervisor me responde el correo, algo molesto, llamándome la atención porque la información que me había solicitado (en primer lugar) era de suma importancia. a lo que a su vez le respondí, "Esa información la envié el mismo día en que fue solicitada, la debe tener desde hace dos días en su buzón de correos... Era él quien no le había dado la prioritaria importancia, simplemente por procrastinar la lectura de los otros correos".

Aunque suena, de alguna manera, hilarante, esta situación es mucho mas común de lo que usted se imagina. Procrastinar, la Real Academia Española lo define como "Diferir, aplazar". ¿Les suena?. Generalmente suele suceder cuando a un empleado le es solicitado realizar un informe cuyo análisis es exigente; pospone su inicio, diluyendo su tiempo en tareas menos complejas a fin de "agarrar fuerzas" para comenzar a realizar la tarea asignada. Pero, ojo, imaginemos que sea el líder quien tenga esta costumbre de dejar "para último momento" algún trabajo importante, sin dudas, se crea un mal precedente, y pierde toda autoridad para poder exigir a su equipo que cumplan con lapsos exigidos en la planificación de actividades; por ende, los procesos de retrasan y hasta en el peor de los casos, se detienen.

• Considero de suma importancia que toda practica o acción que conlleve a procrastinar sea erradicada en la organización. Pero, ¿Cómo?. Existen algunos métodos que nos permiten eliminar esta práctica, según el Blog www.vivus.es/blog/procrastinar ; pero hay uno citado que particularmente me gusta; y no es otro que la Matriz Eisenhower:
• Si una tarea es urgente e importante, hazla ya.
• Si es urgente pero no es importante, delégala a otra persona.
• En el caso de las tareas no urgentes pero sí importantes, planifícalas.
• Si no es urgente ni tampoco es importante, postérgala o elimínela.

Cierro con una frase, para aquellos líderes que tengan como costumbre, esta práctica, que le evitarán pasar la vergüenza de "llamarle la atención" a algún supervisado por no cumplir con los plazos de entrega de una información, cuando la realidad dice que el que falló no fue, precisamente, el trabajador:

“Recuerda que no basta con decir una cosa correcta en el lugar correcto; es mejor todavía pensar en no decir algo incorrecto en un momento tentador”. Benjamin Franklin