Proteja los datos del contribuyente: Cómo empezar

Por ley, los profesionales de impuestos deben proteger los datos de los contribuyentes. Pero protegerlos, también es imprescindible para el éxito del negocio del preparador de impuestos. Proteja a sus clientes y protéjase a sí mismo al tomar algunas acciones de sentido común.

 Puede buscar consejos a través de consultores de seguridad o tal vez de su compañía de seguros. La Publicación 4557, Proteger los datos del contribuyente (en inglés), del IRS también ofrece muchos consejos acerca de cómo empezar.

 Estas acciones incluyen:

• Tomar la responsabilidad usted mismo o asignarle a una o a varias personas la responsabilidad de las protecciones de seguridad.
• Evaluar los riesgos a la información de los contribuyentes en su oficina, inclusive sus operaciones, el entorno físico, sus sistemas de computadoras y sus empleados, si aplica.
• Hacer una lista de los lugares donde almacena la información de los contribuyentes (computadoras, gabinetes de archivos, bolsas y cajas que los contribuyentes podrían traerle).
• Escribir un plan de cómo va a proteger la información de los contribuyentes. Poner en marcha las protecciones apropiadas.
• Use únicamente proveedores de servicios que tienen políticas establecidas para también mantener un nivel adecuado de protección de información, según lo define la Regla de Protecciones.
• Vigilar, evaluar y ajustar su programa de seguridad a medida que su negocio o sus circunstancias cambian.

 Para proteger la información del contribuyente, usted debe determinar las medidas apropiadas de seguridad para su entorno, a base del tamaño, complejidad, naturaleza y alcance de sus actividades. Las medidas de seguridad son las protecciones administrativas, operacionales y técnicas que podría usar para proteger la confidencialidad, integridad, y disponibilidad de la información de sus clientes. 

 Ejemplos de controles de seguridad son:

•  Cerrar las puertas con llave para restringir el acceso a los archivos en papel y electrónicos.
• Requerir contraseñas para restringir acceso a los archivos en su computadora.
• Codificar los datos almacenados electrónicamente.
• Guardar copias de seguridad de los datos electrónicos.
• Triturar papel que contiene la información de los contribuyentes antes de tirarlo a la basura.
• No enviar información confidencial sin antes codificarla.

 Este es uno en una serie de consejos tributarios especiales de seguridad para profesionales de impuestos. La campaña “Proteja a sus clientes, protéjase a sí mismo” (UID 454439) para mejorar el conocimiento entre los profesionales de impuestos es una iniciativa de la Cumbre de Seguridad, un proyecto de colaboración entre el IRS, las agencias tributarias estatales y la comunidad de impuestos, para luchar contra el robo de identidad. Debido a los datos confidenciales de los clientes que almacenan los profesionales de impuestos, cada vez más los criminales dirigen sus esfuerzos a la comunidad de preparación de impuestos.