PYMES: ¿En qué se parece la automatización de procesos a hacer ejercicio?

La respuesta a esta pregunta es simple: en que ambos son hábitos, uno en el ámbito personal y el otro en el empresarial, y que de no tenerlos todavía deberían de crearse y adoptarse por lo inmensos beneficios que ambos aportan.

Todo lo que hacemos, como persona o como empresa, son hábitos, los hay buenos y malos y todos, sin excepción, son aprendidos de distintas fuentes y tiempos.

Está claro que cuando somos buenos en algo, es por haber creado y practicado ese hábito que nos hace buenos por mucho tiempo. Así mismo, también tenemos malos hábitos que llevamos años practicando y que nos han vuelto muy buenos en hacer algo mal.

La buena noticia es que, así como hemos aprendido los buenos hábitos también podemos desaprender los malos hábitos para sustituirlos por buenos, pero ¿cómo cambiar algo que, en lo personal o como empresa, tenemos toda la vida haciendo? La respuesta: poco a poco.

La creación de un hábito consta básicamente de dos aspectos: fondo y forma. El fondo, se refiere principalmente a la convicción de crear el hábito y la forma, al esfuerzo, métodos, mecanismos, etc. que utilicemos para crearlo y de faltar alguno de los dos, la creación de un hábito es imposible. El resto, es cuestión de tener la constancia para practicar el nuevo hábito lo suficiente para que termine convirtiéndose en algo natural en nosotros o la empresa.

Tengo el hábito de hacer ejercicio regularmente y como anécdota quiero relatar cómo fue que adquirí este hábito. Antes de entrar en la universidad, nunca hice ejercicio, aunque conocía muy bien sus beneficios. Finalmente, cuando entré en la universidad tuve por fin la firme convicción de comenzar a hacer ejercicio y para lograrlo decidí aceptar la invitación de un amigo a unirme al equipo de rugby de la universidad.

El primer día que me presenté a las prácticas de rugby, emocionado y vestido para la ocasión, mi amigo en su afán de ponerme en “forma” rápidamente, me entrenó ese día como si no hubiese un mañana y ¡por poco me mata a punta de ejercicio! Me dio tal paliza que no solo nunca más asistí a una práctica de rugby, sino que quedé tan destruido y desilusionado que solo volvería a retomar el ejercicio en serio 15 años después, cuando realmente sentí las consecuencias de no ejercitarme (ej. sobrepeso).

Fue entonces, con renovada convicción de hacer ejercicio que decidí que iba a ir poco a poco empezando por algo que me motivara, fuera agradable y me permitiera pequeños avances diarios. Con esto en mente, empecé a montar bicicleta paseando a mi hijo mayor, que en aquel entonces tenía 3-4 años, sentado en una de esas sillas para niños que van en la parte de atrás de la bici. Esto me permitió ir aumentando la distancia y la intensidad, mientras disfrutaba de paseos con mi hijo hasta que después de hacerlo todos los días, se convirtió en un hábito que 24 años después sigo practicando y gozando de sus beneficios a diario.

Si traspolamos la anécdota anterior al mundo empresarial, entenderemos por qué un gran número de empresas, sobre todo las pymes, todavía no practican el hábito automatización de procesos a pesar de conocer muy bien sus beneficios y de tener una enorme presión por digitalizarse por parte de su competencia y clientes.

A lo largo de los años he escuchado muchas historias de empresas con experiencias parecidas a mi anécdota del rugby al tratar de automatizar sus procesos, empresas que han intentado a lo bestia, y sin resultado, automatizar todos sus procesos de la noche a la mañana y apoyándose en software para automatizar procesos súper sofisticados, complicados y costosos y pretendiendo que los empleados absorban este hábito de trabajar eficientemente como si toda la vida lo hubiesen practicado. La realidad es que la creación y adopción de un hábito no funciona así ni con las personas ni con las empresas. Se puede tener una fuerte convicción, o presión, de cambio, pero si no se utilizan los métodos y herramientas adecuadas para lograrlo, esta convicción puede terminar en rechazo y miedo hacia el cambio.

Entonces, si una empresa tiene la convicción de automatizar sus procesos para aumentar su eficiencia operativa y rentabilidad ¿cómo hace para crear este hábito de forma exitosa si nunca lo ha hecho antes o si lo ha intentado, la han dejado tan traumatizada como a mí en el primer día de prácticas de rugby? La respuesta: poco a poco y usando los métodos y herramientas ideales que permitan a la empresa un aumento progresivo y constante, sin traumas ni líos, hasta que la automatización de procesos se convierta en un hábito normal de su día a día.

Con todo lo anterior en mente, a continuación, doy algunos consejos para que una empresa comience a crear su hábito de automatización de procesos:

1. No tratar de automatizar todos los procesos a la vez.
2. La mejor manera de vender algo internamente en la empresa es a través de resultados, así que el primer proyecto de automatización de procesos debe ser algo que se pueda hacer rápido, con resultados tangibles y económico.
3. Empezar con un primer proceso:

• De complejidad baja-media.
• Que se entienda y se conozca bien.
• Que sea importante para la empresa, que resuelva un problema específico y que tenga sentido automatizarlo.
• Que permita medir un antes y un después de su automatización para evaluar el impacto en la empresa (retorno de inversión).

1. Explicar bien a los usuarios del proceso lo que se quiere hacer y lograr.
2. No olvidar mantener todo tan simple como sea posible, una vez que el proceso esté en producción y funcionando bien, habrá tiempo para “tunearlo”.
3. En cuanto al software para automatizar procesos, cuidado con tratar de “matar mosquitos a cañonazos”. Lo mejor es buscar una plataforma de automatización que permita empezar con muy poco y de forma simple, rápida y económica pero que en la medida que el hábito de automatización de procesos se vaya afianzando en la empresa, el software permita crecer tanto en volumen de procesos automatizados como en su complejidad.

Mi mensaje final para las pymes, es que la automatización de procesos no debería ser una experiencia traumática ni costosa, sino que si se entiende como un hábito más de empresa que hay que crear y adoptar poco a poco y con las herramientas adecuadas, la automatización de procesos debería ser más bien una experiencia enriquecedora cuyos beneficios comenzarán a manifestarse desde el comienzo.

Seliom, la herramienta ideal para ayudar a las pymes a crear el hábito de tener sus procesos automatizados. Más información info@seliom.com