¿Qué es Visual Management?

El concepto de Visual Management, o Gestión Visual para los hispanoparlantes, hace referencia a la capacidad que tiene un entorno para comunicarse con las personas y la capacidad de estas personas de decidir sobre la información recibida.

Para entendernos con un ejemplo cotidiano, todos estamos acostumbrados a viajar por estaciones de tren o aeropuertos y a nadie se le ocurre que a la entrada de la estación, un trabajador te coja por el brazo hasta acomodarte en tu asiento, sino que tú mismo buscas por el entorno señales visuales para decidir hacia donde moverte, con el fin de poder llegar al asiento que se te ha asignado.

En este simple ejemplo, la estación de tren ha comunicado al usuario el camino para llegar a su asiento (empleando el concepto “Visual”); mientras que el usuario ha decidido la ruta (empleando el concepto “Management”).

Visual Management como concepto.

El concepto de Visual Management en un entorno de operaciones, tanto si las operaciones son en una planta productiva, en unas oficinas, en un hospital, en un almacén, etc., mantiene el mismo fin; el Visual Management pretende que, mediante información e indicadores visuales, simples y efectivos, los usuarios de los procesos seamos capaces de gestionar un proceso cualquiera de manera eficiente. El objetivo está claro, que el entorno nos comunique el performance de sus procesos, para nosotros ser capaces de decidir qué hacer con ellos con el fin de convertir el proceso en más eficiente, eficaz y rentable.

Después de haber trabajado con multitud de equipos, con el fin de implementar sistemas de Visual Management, la experiencia me dice que una de las mayores dificultades a la hora de implementarlo y consecuentemente, fuente de errores, es la elección de los KPI (Key Performance Indicator) claves para gestionar los procesos.

La naturaleza humana nos dice que cuantos más KPI’s mejor, pero esta afirmación es totalmente incierta. La realidad es que las personas somos capaces de gestionar entre 3 y 5 objetivos, por tanto, hay que establecer y decidir muy bien cuales son los KPI’s clave para no cargarnos de faena innecesaria e incurrir con ello, al despilfarro o Muda.

Gestión Visual – implementación y KPI’s.

Una óptima selección de KPI’s que nos permita implementar un Visual Management eficaz para nuestros equipos, debe contemplar un análisis previo de los procesos y los flujos que coordinan nuestras operaciones. Consiguientemente, el profundo conocimiento de nuestros procesos, nos permitirá determinar aquellas métricas clave que miden su perfomance y, por tanto, sobre las que habrá que volcar el máximo esfuerzo para mejorar los resultados.

Una duda que puede surgir durante la implementación de Visual Management, es el formato de presentación de dicha información. Actualmente se me ocurren 3 maneras, todas ellas útiles, pero algunas con más contras que pros.

Visual Management – presentación de resultados.

En primer lugar, está el uso de pizarras visuales o Visual Boards para la presentación de resultados. Si bien parece un sistema rudimentario y anticuado, a nuestro punto de vista, es el más efectivo, puesto que permite una interacción directa de los usuarios del proceso con las métricas. Además, este sistema de Visual Management, permite que la información esté presente y publicada, echo que facilita que todos tengamos acceso.

En segundo lugar está el uso de tablas de datos, por ejemplo en Excel, para recoger todo un sistema de KPI’s. Estoy de acuerdo que es un sistema más moderno, pero tiene un inconveniente, dicha información está oculta en el sistema, por tanto, es difícil que las desviaciones sobre resultados estén al alcance de todos y podemos olvidar con ello su gestión.

Por último, en tercer lugar, con todo el desarrollo tecnológico de los últimos años, se está empleando el uso de softwares que recogen datos y los presentan en tablas y gráficos configurables a gusto del usuario. Estoy de acuerdo que este sistema es el más automatizado y moderno, pero es precisamente esto lo que, a nuestro punto de vista, lo hace poco operativo. Estos sistemas automáticos no permiten interacción fácil y directa entre los usuarios del proceso y la información y, por otro lado, la información esta oculta en pantallas, de pequeño tamaño, que dificultan que los usuarios tengan acceso rápido.

Visual Boards, una forma sencilla de implementar la Gestión Visual.

Si tuviese que escoger un sistema para implementar Visual Management, sin dudarlo, me decantaría por las Visual Boards, ya que si buscamos que los usuarios del proceso gestionen sus operaciones, éstas les permitirán una interacción directa y les facilitará la comunicación a todo su equipo.

Un error habitual y grave a la vez, es olvidarse de la palabra “Management” que contiene el concepto Visual Management.

La parte fácil de implementar y desarrollar es llevar a cabo el concepto “Visual”, es decir, el despliegue de las métricas que miden la performance de nuestros procesos; pero el día a día, la gestión diaria de estas métricas, es la asignatura pendiente.

Del análisis a la reconducción en la Gestión Visual.

Para implementar debidamente un sistema de Visual Management, es necesario establecer unas rutinas estándar de análisis, seguimiento de las métricas, evaluación de las desviaciones y definición de acciones para reconducirlas. En el caso de no llevar a cabo dichas rutinas, nos convertiremos en unos perfectos acumuladores de datos.

De manera resumida, si arrancáis un proyecto para implementar un sistema de Visual Management, debéis considerar no caer en la tentación de cometer alguno de los siguientes errores:

1. No establecer las métricas clave de los flujos de trabajo.
2. Escoger excesivos KPI’s, eufóricos por querer conocer más, pero con menos calidad.
3. No gestionar y dedicarse únicamente a acumular información y datos.
4. Automatizar excesivamente el sistema y no permitir que los usuarios interacciones con este.

Con las ideas más claras para vuestras operaciones, solo os queda poner en práctica los conocimientos aprendidos.

Y si quieres mas lecturas: La Gestión Visual, priorización y alineación de equipos