¿Que es un sistema de gestión?

En mis talleres frecuentemente me preguntan si es lo mismo administrar que gestionar. En sentido corto, administrar es programar los recursos disponibles de acuerdo al uso estimado. Un ejemplo muy conocido por la mayoría de nosotros es la dosificación del sueldo, debemos calcular los gastos diarios para alcanzar el nuevo pago. Gestionar es la serie de acciones y decisiones necesarias para lograr el objetivo programado, es superar en nuestro gasto diario las tentaciones, imprevistos, oportunidades, contratiempos, sin perder el control y la motivación.

Las normas ISO 9000 son un sistema de gestión de calidad, conocido como Sistema de Aseguramiento de Calidad, define una serie de procedimientos que garantizan el cumplimiento de las tareas establecidas en el manual de calidad aprobado.

Balanced Scorecard es un sistema de gestión estratégica, mantiene alineados el avance de proyectos, iniciativas y actividades. Gestiona con indicadores integrales del negocio y establece reuniones de seguimiento del propio sistema, ademas revisiones de avance esperado.

El Sistema de Gestión, es un sistema de aseguramiento de la productividad. Orienta las acciones a la utilización optima de recursos, determina los estándares de eficiencia alcanzables, mide los alcances en periodos cortos y mantiene al dueño del proceso informado constantemente. La tendencia medida es comunicada al operador de inmediato.

Los indicadores de desempeño del sistema gestión son la tareas o actividades requeridas para lograr los resultados. Planificar, ejecutar/controlar, reportar, evaluar son elementos de uso diario, debe existir evidencia de manejo en cada nivel, operario, supervisor, gerente, director. No es suficiente hacerlo de memoria. Las reuniones diarias y semanales son parte indispensable del sistema.

En términos de gestión, supervisor es cualquier persona que tiene personal a cargo, aunque su titulo en el organigrama enuncie, gerente, coordinador, jefe, director. Todo supervisor debe saber cada hora, donde esta, que esta haciendo, cual es la tendencia del resultado esperado, cuantos recursos se han consumido, cual es el ambiente, el estado de animo de cada una de las personas que le reportan directamente. La naturaleza de cada proceso determina si una hora es mucho o es poco tiempo para corregir las desviaciones.

El proceso de apropiación del sistema es simultaneo con el diseño, la implementación de un nuevo sistema no inicia al terminar los manuales, inicia desde le primer contacto con los dueños y usuarios de proceso intervenido. La gestión del cambio inicia con las reuniones de sensibilización, la comunicación debe ser por los medios formales e informales. El consejo, presidencia y dirección son los lideres evidentes del sistema de gestión. El proyecto de cambio es temporal, el uso debe ser permanente, continuo.

El sistema de gestión es un cambio de cultura gerencial, requiere tiempo dedicado a tareas que inicialmente les parece innecesarias, "Para que hago reuniones diarias de 10 minutos al inicio del turno, si los voy a ver todo el día". "Para que les digo la tendencia de la mañana si ellos saben lo que han hecho". "Para que procesar datos si lo tengo en línea y lo puedo sacar cuando quiera".

No es un proyecto de 6 meses que termina cuando han sido agotadas las semanas del cronograma de trabajo.

guillermo.bravo.pacheco@gmail.com