Recuperación de proyectos
Cuántas veces hemos tenido proyectos que no suceden como esperamos o que debemos retormarlos cuanto el barco se está hundiendo.
Para 2018 se estaba desperdiciando el 9.9% de cada dólar invertido debido a un pobre desempeño en proyectos (Fuente: 2018 Pulse of the Profession, PMI). Cifra que a algunos les parecerá conservadora en función de las dolorosas experiencias que han tenido.
Entonces, ¿es posible recuperar un proyecto o es mejor dejarlo morir? La mayoría de los proyectos llegan a su conclusión, pero la diferencia entre los proyectos exitosos y los que no lo son radica en la alineación de las espectativas de los interesados en función del alcance logrado, así como el costo y tiempo invertidos.
Además hay siempre un costo oculto de esas noches en las oficinas de proyecto o todos los fines de semana perdidos, por parte del equipo del proyecto; y generalmente también del cliente. Así que, si de todas formas el proyecto se va a concluir, es mejor hacerlo de la mejor forma para todas las partes y cumplir con los compromisos pactados en un inicio.
Un proyecto debe entrar en fase de recuperación cuando el cumplimiento del alcance en las fechas comprometidas no se ha logrado continuamente, el presupuesto se ha excedido con respecto al alcance logrado, no se percibe avance, o no se logra cerrar el avance.
Siempre es posible recuperar un proyecto y el principio básico radica en la realineación de las expectativas del patrocinador del proyecto y los interesados con el alcance, tiempos y costos, en forma realista.
El primer paso entonces es regresar a lo básico y determinar dónde está el proyecto, es decir, de acuerdo con el SOW (Statement of Work), qué se ha realizado y que falta por hacer. Es muy importante que el trabajo identificado como realizado, de inicio en la recuperación, sea aprobado por la persona asignada por el patrocinador del proyecto. Este prerrequisito nos permite sentar una base de trabajo y concentrarnos en lo que falta por hacer.
En ocasiones el SOW (que debería estar aprobado y firmado) no existe. En este caso es necesario documentarlo y obtener aprobación. Lo mismo aplica para cualquier documento o herramienta básica de administración de proyectos que falte. En implementaciones ágiles, muchas veces la documentación es completamente inexistente y en estos casos se debe de buscar un mecanismo de documentación mínima que permita tener autorizado un mutuo entendimiento de la forma de trabajar y los resultados esperados. Aunque sea en WhatsApp o una foto del post-it.
Una vez que se ha identificado el trabajo realizado, se debe obtener aprobación de éste por parte del cliente. Y de lo que que falta por hacer, se debe realinear la expectativa del cliente con respecto al alcance documentado en un inicio, generalmente se encuentran solicitudes que implican trabajo adicional, que nunca se documentaron, analizaron, ni se plasmaron en un control de cambios. Y lo más interesante del tema es que algunas veces hasta terminadas las tenemos.
Pero, calma, calma. Es muy importante, y lo digo en serio, aprender a respirar. La respiración profunda nos oxigena el cerebro y nos permite recuperarnos un poco.
Para todo alcance que se incorporó posterior al acuerdo con el cliente y que nunca formó parte en un inicio se deberá negociar, en función de lo que implica en términos de tiempo y costo. Cabe resaltar que si a estas alturas del juego está ahí ese requerimiento, es porque se necesita y debe hacerse. Una vez cerrado y aprobado el alcance, podemos seguir.
A continuación se debe revisar el plan de trabajo y un error común es que las actividades ya realizadas siguen aparaciendo ahí; claro, no queremos que parezca que no hemos hecho nada. Lo mejor es que no nos roben oxígeno y poner únicamente lo que falta por realizar.
Un error común es tratar de acomodar todas las actividades intentando llegar la la fecha compromiso que sistemáticamente se ha incumplido. Aquí el analisis de lo que ha pasado nos ayudará a definir los tiempos. Es fundamental que sea realista, recordemos que de todas formas no se cumplió. Y aunque los milagros sí existen, algunos no rezamos tan fuerte como para ser escuchados, así que es mejor ser realista.
Trabajar en objetivos SMART (Doran, 1981) y negociar el plan de trabajo, fechas y costos, con el cliente es definitivo para lograr una recuperación exitosa; y ahora sí, a cumplir con lo que decimos.
De aquí en adelante depende nuevamente de las habilidades del gerente de proyecto y de su equipo para ejecutar y lo que es clave es ir monitoreando cada semana el trabajo de esa semana, controlar el alcance y negociar controles de cambio en caso necesario, e ir cerrando montos de trabajo manejables al obtener la aprobación del cliente, no esperar hasta el final para que de un día a otro el cliente nos apruebe el trabajo de meses; porque eso sí, después de haber trabajado meses y dejado el sufrimiento en el escritorio, nos preguntamos cómo es posible que nuestro amado cliente no nos apruebe todos los entregables de manera mágica e instantánea.
La administración de proyectos es un arte y como tal es algo que se debe disfrutar, en nuestras manos está la forma en que queremos vivir nuestros proyectos. Y si llegaste hasta aquí te deseo el mayor de los éxitos y que puedas compartir tus aprendizajes de la práctica.
Créditos de imágenes: | Gerald (2011). Ayuda. Pixabay. | Lucasbieri (2017). Desesperado. Pixabay. | Gerald (2018). Business Woman. Pixabay.