Reglas de buena educación… virtual

Para quienes crecimos con Internet y aprendimos a usarla en el ámbito de trabajo, el correo electrónico fue la herramienta de trabajo que nos permitió cambiar nuestra manera de trabajar. Gracias al e-mail, reemplazamos el fax como uno de los medios de contacto con clientes y otras personas. También comenzamos a usar la mensajería instantánea como otras de las opciones, pero siempre con reservas, sabiendo que la información empresarial debía transitar por los canales oficiales para evitar filtraciones y todo de información. Por otro lado, la falta de dispositivos móviles hacía que el trabajo se quede en la PC de escritorio y algunos pocos, los que tenían una notebook, se llevaban tarea para el hogar, siempre y cuando la encendieran. 

En estos orígenes de cambio y disrupción tecnológica, muchos vieron los problemas que podían surgir y por eso pensaron en reglas de comportamiento o “netiquettes”. En Wikipedia puede profundizarse más sobre el tema. El auge y masividad de los smart phones, las nuevas herramientas de comunicación en tiempo real, como las redes sociales o el WhatsApp, y las nuevas generaciones que nacieron digitales, sin tener tiempo y capacidad de asimilar las transformaciones, hicieron que muchas de las estas reglas quedaran en el olvido. 

La pandemia de Covid-19 puso en evidencia la importancia que tiene la tecnología. Gracias a ella pudimos estudiar, trabajar, relacionarnos, comprar, pero también llegamos al agotamiento y el hartazgo. Que en los últimos meses temas como el burnout, la gran renuncia y la renuncia silenciosa sean noticia, es consecuencia del cansancio que vivimos durante este período. 

El libro Netiquette de Virginia Shea publicado en 1994 contiene 10 reglas básicas de comportamiento en la red:

1. Nunca olvide que la persona que lee el mensaje es otro ser humano con sentimientos que pueden ser lastimados.
2. Adhiérase a los mismos estándares de comportamiento en línea que usted sigue en la vida real.
3. Escribir todo en mayúsculas se considera como gritar y, además, dificulta la lectura.
4. Respete el tiempo y el ancho de banda de otras personas.
5. Muestre el lado bueno de sí mismo mientras se mantenga en línea.
6. Comparta sus conocimientos con la comunidad.
7. Ayude a mantener los debates en un ambiente sano y educativo.
8. Respete la privacidad de terceras personas.
9. No abuse de su poder o de las ventajas que pueda usted tener.
10. Excuse los errores de otros. Comprenda los errores de los demás igual que usted espera que los demás comprendan los suyos.

Teniendo como base estas reglas me gustaría rescatar algunas y actualizarla a los tiempos que vivimos y compartir buenas prácticas que pueden ayudarnos a que nuestra convivencia digital sea más humana. 

1. Si cuando contacta a alguien piensa que molesta, quizás está eligiendo el canal de comunicación equivocado. Evalué cuál es la mejor manera para hacerlo. 
2. Sea claro y preciso. Un correo electrónico bien escrito permite expresar las ideas y obtener una respuesta más precisa. Incluso se pueden evitar reuniones innecesarias. 
3. Cuando contacta a alguien por mensajería instantánea, sea educado: preséntese y plantee el motivo del contacto. Piense si esa consulta podría haberla hecho por e-mail para que su interlocutor tenga posibilidad de responder como corresponde.
4. Comience a desarrollar criterios de urgencia e importancia. Lo urgente puede requerir un contacto por WhatsApp, mientras que lo importante, es bueno que se siga por correo electrónico. 
5. Evite los mensajes de audio por temas laborales. La búsqueda de información en ese formato es imposible y se pierde conocimiento que puede ser de utilidad. 
6. Si agenda una reunión, pregunte la disponibilidad por más que tenga visibilidad del calendario. En el pedido de reunión haga un resumen de los motivos por los cuales la convoca, comparta enlaces y documentos con información relevante y piense cuidadosamente si los asistentes son los indicados para participar. Pero sobre todo, antes de convocar piense si eso se podría haber resuelto con un correo o por otro medio. 
7. Póngase en el lugar del otro. Piense en la cantidad de reuniones que tiene la otra persona, en su la posición y responsabilidades para evitar sobrecargarlo con temas. 
8. Si existen otras herramientas corporativas de comunicación instantánea, úselas. Evite el WhatsApp ya que en la mayoría de los casos ella información que se comparte es de uso privado.
9. Evite llamar por teléfono de manera directa, sin antes preguntar si la persona esta disponible para atender. 
10. No espere una respuesta inmediata. 

Espero que estos consejos ayuden a mejorar la comunicación y ayudar a ser más productivos y más respetuosos con nuestros colegas.