Retrospectiva: Una excelente forma de descubrir y aprender en equipo.

 Inicio: Agendé una sesión para el viernes a las 11:30 con duración de 1:30 hrs con la participación de todo el equipo, con el título de: Sesión de Retrospectiva.

Mi equipo está conformado por 6 personas en la Cd de México y 5 en otras partes del país, por lo que la sesión la hicimos presencial para quienes se encuentran en la oficina sede y en línea con los que se encuentran en otra ciudad.

Paso 1. Explicar la práctica: El nombre les generó curiosidad, lo que aproveché para indagar un poco sobre sus expectativas sobre la reunión y finalmente les expliqué que se trata de una sesión que estaremos haciendo periódicamente, con el fin de identificar oportunidades de mejora en nuestro trabajo como equipo.

A. Logística: La 1:30 hrs la acordamos repartir en 10 min iniciales para la explicación inicial de la sesión y acuerdos comunes, 15 min para una dinámica de ice-breaker, 45 min para la Dinámica principal y 20 min para el cierre y acuerdos finales.

Acuerdos:

1) Atención completa - no contestar llamadas a menos que fueran realmente urgentes, informando al grupo porqué se debía atender en ese momento, designamos a una persona para tomar el tiempo de cada fase y otra persona más se ofreció a registrar los acuerdos.

2) Mente abierta - Aportar a la sesión sin atacar ni sentirse atacados por los comentarios de otros miembros del equipo, no estar a la defensiva, escuchar e identificar la situación a mejorar, sin tomar posiciones personales.

B. Dinámica de ice-breaker: Acordamos que cada quien contaría 2 o 3 cosas que hace fuera del trabajo, pero 1 de ellas no era real y el resto del equipo debía adivinar cuál era la falsa. Apliqué esta dinámica porque es algo que permite que los miembros del equipo conozcan más sobre los intereses de los compañeros, mostrando inclusive rasgos de la personalidad que en el trabajo diario no siempre se ven (espíritu colaborativo, intereses artísticos, amor por los animales, etc.)

C. Dinámica principal.

Con el objetivo planteado, decidí utilizar la Dinámica "FOCUS" - estableciendo un cuadro con 4 cuadrantes con los siguientes puntos:

1) ¿Dónde queremos estar como equipo en 6 meses?

2) ¿Qué obstáculos tenemos para lograrlo?

3) Lluvia de ideas para resolverlo y

4) Seleccionar una solución.

Les di 3 min para pensar cada respuesta y después que cada quien colocara sus respuestas por escrito en un post it para los primeros 2 puntos.

Cada uno leyó sus respuestas, incluyendo a los de vía remota y agrupamos las respuestas semejantes para ver cuáles se repetían más. De los 3 puntos que se repitieron más, les pedí que en 5 minutos escribieran sus ideas de solución, para hacer la lluvia de ideas.

Terminado ese tiempo, leímos todas las propuestas de solución, se abrió un espacio de discusión y terminamos identificando que el que más se repetía era que necesitamos hacer más visible nuestros resultados en la Alta Dirección, pues ha ocurrido que las sesiones acordadas con el Director General Adjunto para revisar avances, se han cancelado en 3 ocasiones y por lo tanto, no está al tanto de los avances que tenemos en diferentes proyectos, ni nos puede ayudar a destrabar temas con otros stakeholders cuando es necesario escalarlos.

Como resultado de la lluvia de ideas, determinamos que estaremos enviando un Resumen semanal muy ejecutivo a la Alta Dirección, de 1 sola hoja con los indicadores principales y notas en rojo para destacar los puntos en los que necesitamos su apoyo. Adicionalmente, buscaré tener una sesión muy breve (de 15 min cada semana) cuando se tenga un tema álgido que requiera la intervención del Director General Adjunto.

D) Cierre. Establecimos un plan de acción con fechas y responsables para asegurar el cumplimiento de estas acciones y acordamos dar seguimiento en sesiones semanales hasta llegar a la versión final que queremos enviar (máximo en 1 mes) conteniendo la información más relevante del área.

REFLEXIONES COMO FACILITADORA.

Me parece que ahora cuento con más herramientas para poder realizar una adecuada retrospectiva con el equipo, pues, aunque es algo que ya trataba de hacer, no contaba con la información y la estructura que ahora pude poner en práctica. Son muy útiles las diferentes Dinámicas que revisamos y siento que tienen un gran potencial para hacer que el equipo se desarrolle en corto tiempo.

Destaco como grandes beneficios: La seguridad psicológica que el equipo percibe al hablar de "fallos" y no de equivocaciones y al poder hablar en un ambiente amigable y sin buscar culpables.

La dinámica de ice-breaker resultó excelente para que todos se abrieran con el resto de sus compañeros e incluso hizo que personas que no hablan habitualmente en las reuniones, lo

hicieran desde el principio, creando un ambiente de cercanía y confianza.

El tiempo asignado para cada actividad hace que la reunión sea muy dinámica y evita que haya distracciones, por lo que hace que todos se involucren en lo que está ocurriendo en el momento.

Finalmente, identificamos un tema que a todos nos preocupa, pero sobre todo con ideas muy buenas y aplicables en el corto plazo.

Como áreas de oportunidad, tenemos aún que acortar los tiempos para poder llegar a la versión final que queremos entregar, pero me parece que fue un excelente ejercicio y con el plan de acción que se generó, podemos avanzar muy bien.