Reuniones de trabajo efectivas y a distancia
Habitualmente para llevar a cabo una junta de trabajo se requería de un espacio laboral físico, pero ahora con la indicación de quedarnos en casa nos dimos cuenta que puede ser virtual.
Si bien la dinámica no puede ser exactamente la misma, presencial y virtual, el objetivo es el mismo: un espacio en el que los colaboradores interactúan para exponer, proponer, solucionar y aplicar sus capacidades en el desarrollo de un plan o proyecto, para conseguir una meta en común.
Durante la emergencia sanitaria, las organizaciones recurrieron a diferentes plataformas digitales para poder sostener reuniones laborales con sus colaboradores desde casa. La preocupación inicial fue técnica, sin embargo, se dieron cuenta de que no basta con tener buena conexión a internet, se requiere de mucho trabajo previo.
Llevar a cabo una planeación y seguir una estructura nos ayuda a que el tiempo empleado en nuestras juntas sea efectivo, brinde claridad a todos los participantes y dicte el rumbo correcto de las acciones que se deben realizar posterior a la reunión.
Dado que al parecer seguiremos recurriendo a reuniones de trabajo virtuales, te compartimos algunos pasos que te ayudarán a sacarles el mejor provecho:
- Planea con anticipación cada reunión
- Indica con claridad los temas a tratar
- Da un estimado corto de duración y apégate a él
- Establece cuáles son los objetivos y metas
- Se puntual al comenzar
- Verifica el buen funcionamiento de la plataforma antes de iniciar
- Realiza antes los ajustes que desees para los participantes
- Da un par de minutos para que el resto del equipo se conecte
- Deja claras las reglas que seguirán durante la reunión
- Repasa la agenda cuando la mayoría estén conectados
- Invita a que todos participen con opiniones y aportaciones
- Modera la reunión y guarda la equidad al dar la palabra
- Solicita que permanezcan todos conectados hasta que concluya la reunión
- Asigna a un colaborador para que registre por escrito la junta
- Entrega la minuta de la junta a todos con los puntos tratados, acuerdos, plazos y responsabilidades