Sobrevivir a Diciembre: Claves para Gestionar el Tiempo y Priorizar con tu Equipo

Diciembre, el Mes de cierre de proyectos y Retos

Diciembre es conocido por ser uno de los meses más desafiantes para los equipos financieros y contables. Entre cierres de año, auditorías y preparación temprana de los reportes, la presión puede ser abrumadora en especial en entornos que casi siempre sucede algo especial, significativo o algún cambio los últimos días del año.

En mi etapa como auditor, buscamos poder cerrar todos los temas críticos antes de esta fecha para en enero solo enfocarnos en conexiones y evitar las “sorpresas” como filosofía de la gestión de las auditorias, pero siempre nos llegaban sorpresas el último mes que movían la planificación de un cierre tranquilo.

Sin embargo, ya desde hace un poco más de 5 años en mi rol, al otro lado de la mesa, me toca poner esas sorpresas a los auditores para que pasen un verano divertido. Si bien la premisa de evitar las sorpresas se mantiene, la realidad es que siempre surge alguna nueva transacción, evaluación y/o cambio las ultimas semanas que deben ser reflejada de manera adecuada en la información financiera que aprieta la agenda de por si complicada de diciembre por las fiestas, reuniones, ambiente distendido y vacaciones en bloque de muchas áreas que aunque no lo crean afectan el proceso contable dado que este proceso no solo es de los equipos financieros y contables sino de toda la Organización (seguro algún día lo entenderán).

Algunas recomendaciones que me han servido mucho cuando se tienen estos meses tope son:

1. Prioriza con Inteligencia: Lo Urgente vs. Lo Importante

Haz una lista maestra: Reúne todas las tareas pendientes del mes y clasifícalas por su impacto y urgencia. Coordinar el calendario de entregables, hitos y rituales es clave.

La matriz Eisenhower: Divide las tareas en cuatro categorías:

• Importante y urgente: Hazlo ya.
• Importante pero no urgente: Planifícalo.
• Urgente pero no importante: Delega.
• Ni urgente ni importante: Elimínalo.

Consejo: No todo puede ser prioritario. Sé honesto sobre qué tareas realmente generan valor para el equipo y la organización. Seguramente tendrán cosas que deberán des priorizar y postergar o mejor aún eliminarlo.

2. Divide y Conquista: Asignación Eficiente de Roles

• Define responsables: Cada tarea debe tener un dueño claro. Esto evita confusiones y duplicación de esfuerzos. Aquí es relevante ir construyendo equipo, el delegar estas responsabilidades ayuda a empoderar al equipo, a desarrollar potenciando sus fortalezas y maximizando el impacto.
• Coordina puntos de control: Establece reuniones breves para revisar avances (por ejemplo, lunes y jueves de 15 minutos). Estos espacios pueden quedar ya establecidos separándolos como timeboxing que suele ser super una estrategia potente para organizar tus tiempos y horarios.
• Consejo práctico: Usa herramientas simples como planner de teams, Excel compartido, Trello o Asana para dar visibilidad al progreso.

3. Gestión del Tiempo: Maximiza las Horas Clave

• Trabaja en bloques de tiempo: Divide el día en periodos de enfoque profundo (sin interrupciones) y periodos para tareas menores. Abajo un ejemplo de los bloques y de timeboxing para separación espacio para un break, una conversación social y/o atender los emails.

• Elimina distracciones: Silencia notificaciones durante periodos críticos y fomenta una cultura de respeto al tiempo.
• Aprovecha las horas de mayor energía: Anima a tu equipo a identificar sus momentos más productivos y asignar tareas importantes en esos horarios.
• Cómanse el sapo primero: Identificar cual es esa tarea complicada y enfocarse en resolverla primero ayuda, luego lo demás de la lista se hace super sencillo. Abajo un ejemplo de un TO-DO list personalizado con la identificación del SAPO a comer cada día (tarea más complicada)

4. Cuida del Equipo: El Valor del Balance

• Promueve pausas conscientes: Breves descansos cada 90 minutos pueden mejorar el enfoque y la productividad. Los pueden separar como timeboxing.
• Espacio de familia y amigos: Diciembre suele ser un mes lleno de eventos, de reencuentro y clausuras, por lo que debe generarse la apertura para que todos puedan participar de las actividades personales y familiares sin afectar el trabajo y viceversa. Que nadie se pierda una clausura por el trabajo, siempre se puede organizar para lograr un equilibrio.
• Reconoce el esfuerzo: Un simple "gracias" o celebrar un pequeño avance puede marcar la diferencia en un mes complicado.

Yo suelo usar pequeños reconocimientos teams o wa. También en alguna llamada y claro mejor cuando es cara a cara. Abajo un ejemplo por una felicitación que recibimos en el Comité de Auditoría que fue trasladado al equipo que genero el impacto.

• Motiva con recompensas simbólicas: Desde un almuerzo en la oficina hasta un mensaje destacando los logros semanales.

5. Reflexiona y Aprende: Construyendo el Éxito para el Próximo Año

• Evalúa al finalizar: Reúne al equipo en enero para identificar qué funcionó bien y qué se puede mejorar para el próximo cierre, aplicándolo desde el siguiente año para una mejora constante.
• Deja una base sólida: Documenta los aprendizajes y ajustes que puedan simplificar procesos en el futuro. Todo proceso se puede mejorar y no debe abandonarse la cultura de la mejora continua.

Diciembre puede ser desafiante, pero con un plan claro, priorización y trabajo en equipo, puedes convertirlo en una oportunidad para brillar. ¡Tú y tu equipo están más que listos para lograrlo!

¿Qué otras estrategias aplicas con tu equipo para gestionar meses complicados? ¡Compártelas en los comentarios y aprendamos juntos!"

Sobre Oscar Bravo Peche

Founder de Finance Brain, especialista en Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), Consultoría Financiera y Sostenibilidad, y facilitador nacional e internacional con más de 17 años liderando y formando equipos de alto rendimiento, transformando procesos con mejora continua en Aenza, Alicorp, Deloitte y facilitador en la PUCP y Thomson Reuters. Mi misión es multiplicar el conocimiento con un lenguaje sencillo para potenciar y desarrollar el talento a nivel regional.