Storytelling. El arte de contar historias

Tan esencial es la forma en la que se cuenta como lo que se cuenta en sí. El dato por sí mismo no es nada, sin una forma adecuada resulta tan frío como inútil, necesita ser representado y contar una historia por medio de la visualización, que supone la meta final de un camino que comienza en el modelado y culmina cuando el mensaje es transmitido de forma correcta.

El storytelling en la representación de datos no es un arte, pero debería. Encontrar el equilibrio entre usabilidad y visibilidad es realmente complicado cuando el objetivo es impactar. Una visualización que cuente con infinidad de campos y kpis puede no ser todo lo contrario de lo que pretendía su creador.

“La persona más poderosa del mundo es el narrador. El narrador establece la visión, los valores y la agenda de toda una generación que está por venir “. Steve Jobs

Es la correcta interpretación lo que genera valor y es aquí donde contar con una visión realmente cercana con el negocio tratado es esencial. Un tipo de gráfico, una escala errónea o elegir el KPI equivocado puede dar lugar a una toma de decisiones incorrecta, dando al traste con una gran cantidad de trabajo de modelado, medidas, tablas calculadas y diseño previo, la parte del iceberg que no se ve y que supone el 90% del tiempo empleado.

Cuando menos es más

Resulta sumamente sencillo caer en la tentación del relleno y la ostentación en PowerBI. Un claro ejemplo es la representación de ArcGIS Maps, una herramienta de análisis espacial tremendamente efectista pero claramente inútil cuando el conjunto de datos es muy homogéneo. En ese caso resulta contraproducente en cuanto al binomio usabilidad/recursos usados.

Soy un tremendo defensor de que en lo que se refiere a la visualización de datos lo importante es resaltar sólo lo importante y hacer el lienzo lo más claro y legible posible. Algo que requiere muchas veces mucho más tiempo que encontrar como calcular ese KPI que se nos resiste con Calculate. De hecho, para mis paneles primero realizo un primer boceto en Photoshop para luego pasar a PowerBI desktop.

No hay que olvidar que PowerBI no es PowerPoint. Es una herramienta que además de visualizar permite realizar cambios en los datos visualizados

Tuve la tremenda suerte, cuando empecé a diseñar informes en PowerBI, de encontrar el canal de Youtube de Reid Havens, que recomiendo encarecidamente visitar. En él, entre otros muchos contenidos, resume de forma sencilla lo que llama el método C.R.A.P., una metodología de representación que debe ser el punto de partida para un correcto diseño de paneles.

El sistema ESCUDO

El método de Havens se resume en dos palabras: sentido común. Y es algo que muchas veces obviamos. Mantener la atención del usuario final es sencillo usando unas pocas directrices. Vamos a ver lo que yo llamo el sistema E.S.C.U.D.O.

• Estudio. Prepara un estudio previo pensando a qué tipo de público va dirigido el panel y qué KPIs y nivel de detalle quieres obtener.
• Simplificación. Lo más habitual es que quieras representar más de lo necesario. Céntrate en lo esencial y resalta lo que quieres destacar. Usa colores complementarios, crea contraste y mantén una paleta de colores adecuada. Un informe monocromo necesita de más esfuerzo para encontrar los indicadores claves.
• Conocimiento. Hay diferentes paneles o dashboard para diferentes usuarios finales. El conocimiento y las necesidades de información serán tremendamente diferentes entre un Director Financiero, de Plataforma o un Auditor de calidad, por poner un ejemplo. Adapta el lenguaje usado y los KPIs al usuario.
• Usabilidad. No hay que olvidar que PowerBI no es PowerPoint. Es una herramienta que además de visualizar permite realizar cambios en los datos visualizados, realizar diferentes filtros y exportar las tablas que necesitemos. Hay que diferenciar entre paneles de análisis y paneles de "trabajo diario".
• Documentación. Es muy buena idea crear un glosario con los términos, fórmulas dax y columnas calculadas usados. Servirá para no empezar de cero en nuevos paneles y como repositorio de ideas.
• Orden. Preparar informes con las mismas tipografías, encabezados y colores ayudan a mantener la atención y no distraen. Además es importante que los elementos visuales afines deben estar cerca, no podemos poner un resumen de estados de gestión cartera con un gráfico de contactación por franjas horarias. No tendría sentido y distraería al usuario.

Realizar un panel ligero en términos de recursos y centrado en lo que queremos transmitir es sencillo si se sigue esta pequeña guía. Por ejemplo si quisiéramos preparar un panel sobre el estado de actividad telefónica de las diferentes cuentas gestionadas para un Director de Operaciones, por ejemplo. El nivel de detalle, en este sentido ha de ser más básico, porque lo prioritario es ver, de un vistazo dónde están las posibles desviaciones.

Una historia contada en 1600x900px

Saber cuánto se marca, la cobertura de cartera, cual es el ratio de marcaciones vs descuelgues y observar diferencias entre gestores serían los indicadores esenciales y la información debería ser clara, de un vistazo y sin paginaciones. Siguiendo las instrucciones que hemos comentado, éste podría ser uno de los resultados finales:

Se mantienen dos líneas de filtrado por campaña, año, mes, gestor y tramos de deuda en la parte superior, alejados de la zona central dedicada únicamente a gráficas. El orden de lectura es de izquierda a derecha, comenzando con el número, duración y cobertura de marcaciones, siguiendo con la intensidad, marcaciones por día, hora y gestor y terminando con un KPI de marcaciones vs descuelgues por franja horaria.

En resumen, en un único panel hemos logrado dar a un responsable información sobre si la cartera tiene el porcentaje de penetración idóneo, cuantas marcaciones han sido necesarias (que pueden ser comparadas con las del mes anterior mediante el filtro de fecha), se ha observado en qué franjas se llama y contacta más y se ha comprobado si hay alguna desviación importante respecto a los gestores de la cartera.

Así como el director de cine, debemos conocer a nuestro público y saber ofrecer un producto que tenga un impacto directo y que ayude de forma directa en una correcta toma de decisiones y hacer que luzca algo más que la punta del proverbial iceberg que supone la creación de un dashboard funcional.