¿Te lías con los códigos de artículos?
En muchas empresas existe la costumbre de crear códigos de artículos nuevos para todo lo que entra en sus almacenes. De esta manera pretenden tener sus propias codificaciones que aporten información, por ejemplo todo lo que empieza por 5 es textil, 4 calzado, etc. Sin embargo esta práctica puede no ser tan buena idea.
Por una parte el reetiquetar todo lo que entra en nuestro almacén es una tarea engorrosa y manual que requiere tiempo y personal, y que ya hizo el fabricante, que nos lo habrá cobrado dentro del precio del artículo.
Por otra parte, y más importante, al cambiar el código asignado por el fabricante, y que puede venir impreso en el producto, por uno nuestro, estamos obligándonos a nosotros mismo y a nuestros clientes a usar un "diccionario de códigos" para convertir códigos del fabricante en nuestros y viceversa.
Un ejemplo real que me pasó en una tienda de electrodomésticos. De los productos en exposición elijo un horno. La chica que me atendía, para saber si lo tenían en stock, tuvo que buscar su código en catálogo en papel, usar un sistema para ver el código del proveedor (fabricante), para luego introducirlo en otro sistema donde consultaba el stock en el distribuidor local.
Otro caso es el de las administraciones públicas, dónde tenemos DNI, número de la Seguridad Social, número de la tarjeta sanitaria, pasaporte... un ejemplo de la falta de integración de sistemas en el que cada administración buscó su forma de identificar a una misma persona.
¿Entonces qué ventajas aporta en estos casos tener nuestra propia codificación? Ninguna. Si ya otro ha hecho el trabajo por nosotros, ¿Porqué rehacerlo? Si queremos agrupar de alguna manera nuestros artículos, todos los ERP admiten en la ficha de artículos campos tipo "familia" o "grupo" para estos fines.
Sólo en el caso de que la mercancía no venga codificada de nuestros proveedores, cosa rara a día de hoy, deberíamos plantearnos codificarla nosotros.
¿Qué pasa si tengo un código de artículo y lo compro a varios proveedores con códigos distintos? Pues que tu ERP debería dejarte crear la asociación pertinente entre los distintos códigos, usaría el más frecuente y el otro sería una equivalencia.
No se compliquen, el respetar los códigos de los fabricantes ayuda a qué toda la cadena de suministro hable en el mismo idioma, lo que agiliza las cosas y minimiza los errores.
No obstante, si en tu empresa se crean artículos, ya sea porque son fabricantes o porque generan por ejemplo packs promocionales, hay que establecer un estándar de codificación, para evitar dejarlo a criterio de cada persona. De hecho la creación de artículos debería centrarse en un único departamento, que además de seguir dicho criterio, se asegure de completar todos los datos de la ficha del artículo. De este modo nuestro maestro estará lo más saneado posible y bien parametrizado.
Ya saben, no se líen con sus códigos de artículos. ¡Como se suele decir, menos es más!