Tips para realizar reuniones efectivas

Oscar López, director del área de Desarrollo Digital

En las compañías, las reuniones de trabajo son un factor importante y persistente, por eso una inadecuada planificación y organización sobre el esquema de la misma, tiende a afectar el tiempo de su desarrollo e igualmente a sus integrantes. Por lo anterior, se deben priorizar los puntos a tratar, es decir, definir los objetivos por los cuales se convoca el espacio. 

El primer aspecto a tener en cuenta, determina cuáles van a ser los motivos principales de su ejecución, por ejemplo, brindar información, resolver conflictos, buscar soluciones, tomar decisiones para así definir los objetivos que se pretenden alcanzar, entre otros.

Reunión presencial vs reunión virtual

Gracias a las nuevas tecnologías, variedad de posibilidades han venido llegando a la cotidianidad. Lo que hace un tiempo solo era posible de frente, actualmente es factible digitalmente. En relación con las juntas laborales y su eficacia, te brindamos información sobre su desarrollo presencial y virtual, para que determines cuál te ayudará a cumplir tus objetivos. 

Es importante mantener conectado a tus colaboradores, para favorecer el clima laboral y la productividad o fluidez en encuentros laborales.

Recuerda que en cualquier caso, es importante mantener conectado a tus colaboradores, para favorecer el clima laboral y la productividad o fluidez en encuentros laborales.  

Reuniones presenciales: La comunicación es clara, debido a que es posible observar el lenguaje corporal de los partícipes: expresiones faciales, contacto visual, gestos o movimientos con las manos u otros. Hay mayor fluidez, son menos probables las interrupciones y se garantiza la participación de todos.

La presencialidad es recomendable cuando se está entablando una relación laboral o de negocio, se establece un nivel básico de confianza entre dos o más personas, aumentando las posibilidades de éxito por su cercanía, y la comprensión de las ideas propuestas se desarrollan óptimamente.

Este tipo de modalidad es ideal para grupos grandes, es decir, cuando se requiere la asistencia de más de 15 personas. De esta forma no se generan distracciones, se mantiene la atención de los asistentes y su proceso resulta exitoso. 

La presencialidad es recomendable cuando se está entablando una relación laboral o de negocio, se establece un nivel básico de confianza.

Reuniones virtuales: En este caso no se requiere de un espacio físico concreto, permite mayor accesibilidad e inmediatez. Las videoconferencias ofrecen experiencias completamente distintas a las presenciales, dicho de otra manera, reduce gastos como la movilización, suma flexibilidad a los proyectos y reduce los tiempos de reacción al presentarse imprevistos.

Una de las ventajas del mundo online, son los software que permiten grabar las juntas, posibilitando la revisión de lo conversado más adelante, o compartiendo con aquellos que no asistieron. Este tipo de reunión es perfecto para aquellas personas que permanecen viajando o cuentan con un horario que complica se lleve a cabo cara a cara.

Es aconsejable que se haga uso de la virtualidad cuando los grupos son inferiores a 15 personas, excederlo supondría complicaciones en la comunicación y atención de todo el equipo. 

A la hora de agendar encuentros con tus colaboradores, se debe asegurar la apropiación de la cultura corporativa.

A la hora de agendar encuentros con tus colaboradores, se debe asegurar la apropiación de la cultura corporativa, si estos conocen los valores y conceptos de la compañía, asegurará una participación que aporte a cumplir con la finalidad del evento, por eso, el seguimiento y los indicadores de monitoreo de la comunicación interna debe darse a partir de las necesidades y objetivos de cada compañía. 

Aspectos que debo tener en cuenta para las reuniones

A continuación te damos unos tips para preparar reuniones efectivas:

• Prepararla con tiempo suficiente.
• Seleccionar adecuadamente a las personas que participarán y definir roles.
• Crear un planning de la reunión e informar con antelación.
• Preparar el espacio y materiales necesarios.
• Revisa la duración del evento.

 A la hora de empezar con la reunión ten en cuenta:

• Comenzar a tiempo, la puntualidad es un aspecto fundamental. ¡El tiempo es oro!
• Dedicar los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales.
• Seguir el desarrollo previsto en el plan.
• Realizar síntesis en cada etapa.
• El director o coordinador de la reunión debe centrarse en dirigir el proceso de los debates, pero no su contenido.
• Establecer un estándar de tiempo para cada tema.
• Realizar un adecuado manejo por si alguien se impone y evitar que abarque la reunión.

 Cuando la reunión finalice:

• Dejar un tiempo al final para que los participantes expongan dudas, sugerencias y comentarios.
• Sintetizar las conclusiones esenciales.
• Resumir las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y acuerdos adoptados.
• Agradecer la participación de los asistentes.
• Documenta resumidamente y comparte los datos.

Por lo anterior concluimos, que las reuniones de trabajo están encaminadas a ser efectivas si sus asistentes son puntuales, con pautas fijadas y temas limitados. Solo así se podrá llegar a los objetivos propuestos en el encuentro y sus asistentes no tendrán ansias de que las horas pasen rápidamente.