Un lago, el agua y las plantas o como una buena gestión del inventario puede mejorar el flujo de caja de nuestra empresa.

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Como responsables de departamento, nos hemos acostumbrado a prestar atención a la cuenta de resultados de nuestra división y cuando logramos el objetivo de beneficio presupuestado nos falta tiempo para sacar el pastelito de celebración y festejarlo con el equipo. Aunque ya que hablamos de pasteles, el beneficio representa solo una parte de la torta. Como bien dice Alan Mitz “Revenue is vanity, Profit is sanity, Cash is king” (facturación es estética, beneficio es cordura y cash es el rey”). De hecho, una situación de falta de flujo positivo de caja puede causar la quiebra de una empresa a pesar de tener resultados económicos positivos.

Una de las palancas que como jefe de departamento podemos utilizar para ayudar al flujo de caja de nuestra empresa es una buena gestión del inventario.

Recuerdo al abuelo de un amigo que tenía un huerto cerca de un lago. El abuelo solía lamentarse diciendo que si pudiese canalizar una pequeña parte de esa agua y llevarla a su huerto podría plantar deliciosos tomates y vigorosas verduras en lugar de cereal seco.

Podríamos comparar una empresa con una planta que necesita agua. El agua en nuestro caso se llama “cash”. Nuestros inventarios representan un lago, que como lo del abuelo de mi amigo, pierde su potencial si no dispone de un canal al que llamaremos facturación, que haga llegar el agua a la planta. El lago sin canal no supone de utilidad para nuestros compañeros de finanzas, para pagar las facturas.

En este artículo, partiendo del concepto que un resultado económico positivo no siempre representa el estado de salud de una empresa, se resaltarán tres acciones que hemos puesto en marcha para reducir un 25% nuestro valor de inventario.

Establecer el par stock por cada almacén

Las estructuras hosteleras de grandes dimensiones se encuentran con el reto de tener diferentes almacenes que estén más cercanos al punto de operativa, reduciendo el coste de personal que sería necesario para transportar los insumos al lugar de servicio antes del evento y la posterior devolución del sobrante a la finalización del mismo. En contrapartida más almacenes suele comportar una mayor cantidad de producto almacenado debido a la duplicación de stocks.

En nuestro proceso la primera etapa supuso la reducción de puntos de almacenes y la dotación al equipo de metodología de transporte más rápida del material.

Los siguientes pasos fueron revisar el par stock de cada almacén, analizando:

• Rotación de los productos
• Rapidez del proveedor en la entrega de eventuales pedidos
• Determinación del stock de seguridad
• Tiempo entre la emisión de una orden de servicio de banquetes y la fecha de realización del evento.

Teniendo en cuenta estos aspectos y contando con el feedback de los empleados de primera línea, establecimos para cada punto de venta el par stock y lo compartimos con el equipo.

La implementación y constancia en la aplicación de este punto puede ser costosa, especialmente en hoteles que durante muchos años han seguido practicas diferentes y gozado de par stock más cuantiosos. Por eso es recomendable ejercer controles periódicos de los almacenes para comprobar el correcto seguimiento del procedimiento.

Cálculo de los pedidos

Mientras para puntos de venta como restaurantes, minibares y room service, el pedido podría automatizarse con los resultados de los terminales de venta, la situación se torna más compleja con los pedidos de eventos y banquetes. Estos, además pueden causar, si no están bien gestionados, un cuantioso incremento del valor del inventario debido al volumen de los.

En la operativa tendemos muchas veces a pedir unas botellas de más para “estar seguros”. Para grandes hoteles multiplicar “estas botellas de más” por todos los eventos que se pueden tener en un día o fin de semana genera un cúmulo importante de botellas sobrantes con su consecuente impacto económico. Además, cabe destacar que el umbral de seguridad es diferente en cada compañero y dependiendo de la personalidad y/o experiencia de cada cual, la cantidad de “botellas de más” puede verse incrementado considerablemente.

En este sentido creamos unas tablas de Excel para automatizar el proceso de pedido y minimizar los sobrantes aún y respetando un stock de seguridad. La única cosa que el responsable del pedido de bebidas debía hacer, era seleccionar de un desplegable la tipología del evento e introducir el número de comensales, así como la duración prevista del evento. La hoja calculaba el número de botellas prestablecidas para el evento. De esta manera se evita un proceso arbitrario del pedido con la posible sobrecarga del inventario.

Trabajo de equipo

Como siempre la importancia de sensibilizar al equipo sobre el tema del inventario y el flujo de caja es muy importante para que cada uno pueda aportar su granito de arena. En nuestro caso la aportación individual se concretó en formas diferentes:

• Gestión dinámica de las cartas: el equipo podía cambiar arbitrariamente, pero con planificación las referencias de vinos para dar salida a artículos con baja rotación, reduciendo cuando no eliminando además los costes por mermas de los mismos;
• Compartir los datos de los inventarios de almacenes diferentes: de esta manera el equipo podía proveerse de las referencias existentes en otros departamentos sin necesidad de proceder a una compra o reduciendo la cuantía de la misma. Aquí es muy importante concienciar al equipo en la elaboración de los “transfers” entre departamentos para tener una correcta y veraz cuenta de resultados de cada punto de venta
• Sensibilización a usar referencias de mayor coste, pero con baja rotación, para eventos especiales como amenidades en las habitaciones o simplemente comidas/cenas de VIPs. A pesar de aumentar el beverage cost en primera instancia, poder usar unos vinos que de otro modo acabarían estropeándose por falta de rotación acaba mejorando el coste de bebida, además al hacer “líquido” un stock mejora como comentábamos las tensiones de tesorería.

Conclusión

La importancia de tener un bajo valor de inventario pasa por una mejoría del uso de los espacios, menor creación de desperdicio y como hemos comentado en una mejoría del flujo de caja de la empresa.

Como responsables de alimentos y bebidas tenemos que ser buenos “agricultores”: por una parte mediante un sistema de canalización, “facturación”, fuerte, empujando las ventas, para que el agua del lago, “inventario”, llegue a la planta, y por otra parte, con una buena gestión del stock, que proporcione que nuestro director financiero duerma tranquilamente con “una regadera llena de agua”.