Un soporte para la Gestión de Recursos Humanos: Sistema de Planillas

Cuando pensamos en el cálculo de la planilla para pagar a nuestros trabajadores, tendemos a pensar en grandes sistemas que existen en el mercado a costos inaccesibles. Sin embargo, existen varias alternativas que se ajustan a las necesidades de cada empresa y no necesariamente demanda una gran inversión. 

Entre las consideraciones que debemos tener en cuenta al momento de elegir un sistema de planillas es el tamaño de la empresa. Por ejemplo, las necesidades de una multinacional o de una MYPE, son completamente diferentes por la cantidad de información que manejan.

Entonces, ¿Qué debe tener en cuenta el equipo de Recursos Humanos para la elección de un adecuado sistema? Es importante tener en cuenta el número de trabajadores, el índice de rotación, formas de almacenamiento de la información, complejidad y frecuencia de los pagos, documentos a emitir a los trabajadores, entre otros.

Otro punto a tener en cuenta es la interacción con otras áreas, por ejemplo, las coordinaciones permanentes que se deben realizar con Contabilidad, un aspecto importante a tener en cuenta es la forma de presentar la información para que facilite el proceso contable de la planilla entre otros. Con Tesorería o Finanzas, para la entrega de los montos de las obligaciones de pago, planilla, impuestos, pagos a las AFPs, beneficios sociales, etc. Todos estos pasos se deben realizar considerando un cronograma previamente establecido entre todas las áreas. El área de TI se convierte en un aliado estratégico para el área, pues son los responsables de que esta información de carácter confidencial se encuentre a buen recaudo, ya sea mediante servidores físicos o en la nube.

Un tema que reviste gran importancia es la información que se proporciona al CEO y las Gerencias de las diferentes áreas, ya que ésta es utilizada para la gestión de la organización.

En resumen, la elección de un sistema adecuado va a depender exclusivamente de la realidad de cada organización, existen softwares bastante amigables, fáciles de operar, otros cuya operatividad es más compleja. Algunos aún utilizan servidores físicos, otros ya alojan la información en la nube, pero también hay algunos que se amoldan al tipo de servidor que utilice la empresa. Hoy en día estos sistemas no se limitan al cálculo de planillas y beneficios sociales, también se convierten en una herramienta muy potente para gestionar todas las actividades de gestión de personas, tales como Selección, Administración de Personal, Nómina, Compensaciones, Bienestar y Desempeño. Por otro lado, existen sistemas más grandes o ERP que además del módulo de Recursos Humanos, también ofrecen módulos para otras áreas como Contabilidad, Tesorería, Finanzas, Logística, y de alguna manera ayudan a la empresa a interconectar todos sus procesos.

Finalmente, es importante resaltar que muchos de los sistemas actuales ya ofrecen plataformas web para que los trabajadores puedan acceder, en tiempo real, desde sus computadoras o dispositivos móviles a sus boletas de pago, certificados, vacaciones pendientes, entre otros.

Magaly Leiva

Especialista en Compensaciones / Alquimia Consultores.