Una reunión de trabajo no debería ser una emboscada

El fin de tener reuniones debe ser el avanzar hacia la visión de la organización (el objetivo estratégico por defecto), a través de los objetivos específicos de cada una de esas reuniones, sin embargo la forma en que las organizamos y conducimos podría semejarse a una emboscada..

¿Qué sucede cuando vamos a reuniones que carecen de tema, objetivos y agenda?

1. Es muy fácil asistir sin tener los datos importantes a la mano

2. Los asistentes suelen desviarse hacia temas no relevantes

3. Las opiniones y argumentos no serán sólidos por no haber tenido tiempo de preparación y análisis

Esto sumado al hecho de que no ir preparados puede producir ansiedad y temor, lo que impacta negativamente en el rendimiento de la reunión.

Quienes asisten a una reunión bajo esas condiciones podrían sentir que se les TENDIÓ UNA EMBOSCADA.

Si buscamos el término de emboscada encontraremos que es un ataque sorpresivo que usualmente ocurre después de acechar por un período de tiempo.

Cuando la organización de reuniones de trabajo no es la adecuada, pareciera que no vemos que el enemigo no está dentro de la empresa, el enemigo es nuestra competencia.

Para minimizar esta percepción, los participantes deben tener claro qué se espera de ellos antes, durante y después de la reunión. Al proporcionar anticipadamente el tema, los objetivos y la agenda, será responsabilidad de cada uno el preparar la información o datos pertinentes; si es una reunión en la que se requiere tomar decisiones podrán definir sus no negociables y las áreas en que están dispuestos a ceder; así mismo podrán identificar las dudas que pudieran surgir y prepararse para responder.

Durante la reunión cada participante debe tener claro qué información es la que se le va a solicitar, cual se espera que sea su aporte y en que momento debe intervenir; por supuesto que el moderador debe limitar el tiempo asignado a cada uno.

Se debe finalizar cada reunión estableciendo las acciones concretas que se deben realizar, cuando y quienes son los responsables.

Después de la reunión se envía la minuta y el moderador asignado da seguimiento, para asegurar que se cumplan los acuerdos y el objetivo.

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