Comment garder le contrôle et la visibilité tout en externalisant la gestion des fournisseurs ?

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L’externalisation de la gestion des fournisseurs peut vous aider à réduire les coûts, à accéder à des compétences spécialisées et à vous concentrer sur votre cœur de métier. Cependant, cela s’accompagne également de certains défis, tels que le maintien du contrôle et de la visibilité sur les performances, la qualité et la conformité de vos fournisseurs. Comment vous assurez-vous d’obtenir la meilleure valeur de vos partenaires d’externalisation sans compromettre vos normes et vos attentes? Voici quelques conseils pour vous aider à garder le contrôle et la visibilité tout en externalisant la gestion des fournisseurs.

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Tom Lazenby

Founder @ Mayet Innovating clinical research with purpose built vendor management software.

1 Définissez vos objectifs et vos attentes

Avant d’externaliser la gestion des fournisseurs, vous devez avoir une vision claire de ce que vous voulez réaliser et de la façon dont vous allez le mesurer. Vous devez définir des valeurs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinentes et limitées dans le temps. (INTELLIGENT) les objectifs de votre processus de gestion des fournisseurs, tels que les économies de coûts, les niveaux de service, les indicateurs de qualité, l’atténuation des risques et l’innovation. Vous devez également communiquer vos attentes à votre partenaire d’externalisation et les aligner sur ses capacités et ses incitations. Cela vous aidera à établir un terrain d’entente et à éviter les malentendus et les conflits.

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Andréa Kohalmi Summers

Human. ~ Bringing heart and soul to individuals and businesses
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I've worked on both sides of the table when it comes to outsourcing. The biggest success factors are partnership, transparency, communicating, and integrity. The best partnerships are transparent. A company will answer easy and hard questions alike and will engage an outsourced vendor as if they're a member of their leadership or management team. This ensures that the outsourced vendor can adjust plans and activities to stay aligned with company changes. Clear communications and regular updates across projects are important for building trust and effective delivery. Integrity is important on both sides: are both companies delivering on their agreements so mutual success can be achieved?

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Tom Lazenby

Founder @ Mayet Innovating clinical research with purpose built vendor management software.
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Expectations are not simply about setting objectives or tracking the delivery contractual requirements. When defining expectations it is important that your outsourcing framework allows you to set and track KPI metrics that enable greater visibility and insight into the quality and timeliness of delivery. Your partner should be aware of how their delivery is being tracked so that they can be partners in the delivery process by hitting or exceeding these KPIs. This can only happen if you include these metrics for delivery during the defining of goals and objectives.

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2 Choisissez le bon partenaire d’externalisation

Tous les partenaires d’externalisation ne sont pas créés égaux. Vous devez en trouver un qui possède l’expertise, l’expérience et les ressources nécessaires pour répondre à vos besoins en matière de gestion des fournisseurs. Vous devez effectuer une diligence raisonnable et une évaluation approfondies des partenaires d’externalisation potentiels, en tenant compte de facteurs tels que leur réputation, leurs antécédents, leurs références, leurs certifications, leur culture et leurs valeurs. Vous devriez également rechercher un partenaire qui partage votre vision et vos objectifs, et qui peut s’adapter à vos besoins et exigences changeants. Un bon partenaire d’externalisation agira comme une extension de votre équipe et collaborera avec vous pour atteindre vos objectifs.

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3 Établir un cadre de gouvernance

Un cadre de gouvernance est un ensemble de politiques, de procédures, de rôles et de responsabilités qui définissent la façon dont vous et votre partenaire d’externalisation gérerez vos relations avec les fournisseurs. Il devrait couvrir des aspects tels que la communication, l’escalade, la production de rapports, l’examen du rendement, la rétroaction, l’amélioration et le règlement des différends. Un cadre de gouvernance vous aidera à surveiller et à contrôler les activités de votre partenaire d’externalisation et à vous assurer qu’elles sont conformes à vos normes et réglementations. Il vous aidera également à identifier et à résoudre les problèmes ou les lacunes qui pourraient survenir et à améliorer votre processus de gestion des fournisseurs au fil du temps.

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Tom Lazenby

Founder @ Mayet Innovating clinical research with purpose built vendor management software.
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The Governance Framework has 2 levels. Level One - Organisation Strategy: - How to we manage our Outsourcing Governance Structure in a way that enables the capability to ensure quality and timely delivery of the services we expect? - What prioritisation do we give within this structure to specific suppliers on a case by case risk based approach? Level Two - Project: Ensuring that we meet out objective for good governance through - Robust Selection and Procurement - Tracking Deliverables and Associated KPIs - Meeting regular communication - Responding to escalated risks and issues - Change management for amended projects - Quality event management - Project Close out The above should be aligned with the key steps in the project life cycle.

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4 Utiliser la technologie et les outils

La technologie et les outils peuvent vous aider à améliorer votre contrôle et votre visibilité sur votre partenaire d’externalisation et vos fournisseurs. Vous devez utiliser un système de gestion des fournisseurs (VMS) Cela vous permet de suivre et de gérer les contrats, les factures, les paiements, les performances, la qualité, la conformité et les risques de vos fournisseurs. Un VMS peut également vous aider à automatiser et à rationaliser vos tâches de gestion des fournisseurs, telles que l’approvisionnement, la sélection, l’intégration, l’offboarding et l’évaluation. Vous devez également utiliser des outils tels que des tableaux de bord, des rapports, des analyses et des alertes qui vous fournissent des informations exploitables en temps réel sur le processus et les performances de gestion de vos fournisseurs.

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5 Renforcer la confiance et la transparence

La confiance et la transparence sont essentielles à la réussite d’un partenariat d’externalisation. Vous devez établir la confiance et la transparence avec votre partenaire d’externalisation en partageant des informations, des commentaires et des meilleures pratiques, et en les impliquant dans votre prise de décision et votre planification. Vous devez également encourager votre partenaire d’externalisation à établir la confiance et la transparence avec vos fournisseurs en favorisant une culture de collaboration, de respect et de responsabilité. La confiance et la transparence vous aideront à créer une situation gagnant-gagnant pour toutes les parties impliquées et à vous assurer que votre partenaire d’externalisation tient ses promesses et répond à vos attentes.

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6 Voici ce qu’il faut prendre en compte

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre?

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1 Définissez vos objectifs et vos attentes

2 Choisissez le bon partenaire d’externalisation

3 Établir un cadre de gouvernance

4 Utiliser la technologie et les outils

5 Renforcer la confiance et la transparence

6 Voici ce qu’il faut prendre en compte

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