Voici comment vous pouvez rationaliser votre communication pour gagner du temps et gagner en efficacité.

1 Clarifier les objectifs

Avant de vous lancer dans toute forme de communication, qu’il s’agisse d’un e-mail, d’une réunion ou d’un appel téléphonique, prenez un moment pour clarifier vos objectifs. Quel est le résultat souhaité de cette interaction ? En fixant un objectif clair, vous vous assurez que la conversation reste sur la bonne voie et que chaque mot conduit à cet objectif final. Cette orientation permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’éviter la nécessité de communications de suivi pour résoudre les problèmes non résolus ou les mauvaises interprétations qui auraient pu être évités dès le départ.

4 Le bon moment

Le timing peut être aussi crucial que le message lui-même lorsqu’il s’agit d’une communication efficace. Comprenez vos propres périodes de productivité maximale et celles de votre équipe ou de vos clients. Planifiez les conversations importantes et envoyez des communications au moment où elles sont le plus susceptibles d’être lues et répondues rapidement. Cette synchronisation garantit que vous n’attendez pas de réponses ou de décisions, ce qui vous permet de maintenir l’élan de vos projets et de vos tâches.

5 Suivi intelligent

Le suivi est une partie nécessaire de la communication, mais cela ne doit pas nécessairement être une perte de temps. Fixez-vous des rappels pour faire le suivi des points importants qui nécessitent une réponse. Lorsque vous faites un suivi, faites référence aux communications précédentes pour fournir un contexte et permettre à l’autre partie de reprendre facilement là où vous vous étiez arrêté. Les suivis intelligents sont ciblés et rappellent aux destinataires les actions en attente sans avoir à recommencer la conversation à zéro.

6 Écoutez activement

L’écoute active est un outil puissant pour une communication efficace. Lorsque vous écoutez activement, vous êtes pleinement engagé et traitez chaque mot, ce qui signifie que vous êtes moins susceptible de manquer des détails critiques qui pourraient conduire à des malentendus ou à des échanges répétés. En montrant que vous appréciez ce que les autres ont à dire, vous encouragez l’ouverture et l’efficacité de la communication, favorisant un environnement où l’information circule librement et de manière productive.