Éliminer, déléguer, automatiser ou mourir !

La pression de faire plus avec moins est constante pour tous, que ce soit en tant que leader, collaborateur ou entreprise.

Et Franchement, nous ne pouvons pas continuer à faire les choses de la même manière, nous devons innover et changer pour réussir.

Jusqu'à maintenant, nous avons essayé de réussir en travaillant simplement plus longtemps, même jusqu'à l'épuisement, ou en embauchant du personnel pour augmenter la capacité de travail avec les coûts associés.

Nous savons tous que cette stratégie a une limite, et malheureusement, nous avons dépassé cette limite il y a déjà un certain temps en sacrifiant notre santé et celle de nos collaborateurs et de notre entreprise.

De nos jours, un employé consacre en moyenne 60% de son temps à des tâches administratives pour pouvoir effectuer son travail réel. Ce temps est consacré à des réunions, à la gestion des emails, à des tâches pour d'autres groupes, etc.

Bien que ces 60% ne soient pas totalement inutiles, ils représentent une part excessive de temps consacré à des tâches administratives.

Changement de perspectives

Bien que mon ami Xavier Riou 💠 d'Emergence propose un excellent atelier intitulé: “Comment bien réussir son burn-out”, un atelier que je recommande à tous de le suivre, il serait préférable de ne pas arriver à ce stade.

Bref, pour faire face à la pression de faire plus avec moins, nous devons changer notre approche. Nous devons adopter une nouvelle perspective pour résoudre le problème. Il est temps de prendre un nouveau chemin pour atteindre nos objectifs sans sacrifier notre santé ou notre entreprise.

Et cette fois je vous propose un mix. Comme pour un bon cocktail, il faut de bons ingrédients et un équilibre subtil. Je vous propose une approche innovante en combinant la matrice d'Eisenhower, la théorie des zones de performance de Gay Hendricks et l'utilisation judicieuse de la technologie pour trouver l'équilibre parfait.

Matrice d’Eisenhower

C'est une approche bien connue et éprouvée, mais toujours efficace. Pour rappel, la matrice d'Eisenhower est structurée comme suit:

L'idée clé ici est de distinguer les tâches non-essentielles qui doivent être éliminées ou déléguées dans la mesure du possible. Nous aborderons plus tard le sujet de la délégation, mais concentrons-nous pour le moment sur la notion d'élimination.

Eliminer

Nous ne pouvons plus nous permettre de gaspiller notre temps sur des activités sans valeur ajoutée ou qui ne nous rapprochent pas de nos objectifs, à la fois personnellement et au sein de nos organisations. Il est donc crucial d'éliminer les éléments inutiles ou sans valeur dans nos activités et nos structures d'entreprise.

Imaginons que nous adoptions l'exemple d'un de mes ami en affichant le coût d'une réunion à la fin de chaque séance, en utilisant le calcul des salaires présents et de la durée de la réunion.

Et que nous posions la question simple: "Cette réunion a coûté X francs, est-ce que cela en valu la peine?”. Ne pensez-vous pas que nous ferions instinctivement moins de réunions et que nos agendas seraient plus allégés?

Des systèmes complexes sont souvent mis en place dans une entreprise sans être réellement utilisés, causant un gaspillage de temps et d'argent. Par exemple, un système d'évaluation complexe des employés peut ne pas être consulté et des processus comme la validation des notes de frais peuvent être longs et coûteux sans apporter de réelle valeur. Il est crucial de réévaluer ces processus pour voir s’ils font du sens et les éliminer si besoin afin d’éviter une perte de temps et d'argent précieux.

La loi de Parkinson démontre que les départements d'une entreprise ont une certaine tendance à créer du travail pour justifier leur existence. Les tâches insignifiantes accumulées peuvent entraîner un chaos administratif et rendre les processus compliqués.

Nous devons simplifier nos entreprises pour améliorer l'efficacité opérationnelle en éliminant les éléments superflus qui n'apportent pas de valeur réelle. La simplification signifie élimination.

Il est vrai que diriger une entreprise de 200 personnes est différent de diriger une start-up, cependant il est important de conserver cette flexibilité dans les départements tout en adoptant une approche plus traditionnelle de la gestion de ces départements.

Déléguer

Dans son livre "The Big Leap", Gay Hendricks a théorisé sa notion de niveau de compétence. Pour simplifier, on peut dire que nous devons nous concentrer sur les tâches pour lesquelles nous avons une compétence supérieure à celle des autres.

Cela signifie également que nous ne devons pas nous consacrer à des tâches pour lesquelles d'autres personnes sont meilleures ou tout aussi compétentes que nous. Dans ce cas, nous n'apportons pas une valeur ajoutée significative.

Exemple personnel: J'emploie une femme de ménage pour nettoyer chez moi. Je pourrais le faire, j'en suis capable, et je ne suis pas plus dommage que quiconque. Par contre, je crée plus de valeur en produisant du contenu pendant ces 2 heures et demie que je devrais consacrer à nettoyer, ce que ma femme de ménage fait aussi bien que moi.

Je ne suis pas très doué pour repasser mes chemises, cela me prend un temps fou, m’énerve à un niveau record et le résultat final est plus que décevant. Mais heureusement, ma femme de ménage est une pro en la matière, alors je lui ai délégué cette tâche et j'utilise mon temps pour faire des choses où je peux apporter plus de valeur plutôt que de me mettre en colère devant ma planche à repasser.

Encore une fois, arrêtez de faire vous-même ce que d’autres font mieux !

Donc, n’exécutez pas personnellement les tâches où vous n’apportez pas de réelle valeur ajoutée dans votre entreprise. Déléguez-les à des collaborateurs compétents et, dans certains cas, externalisez même certaines tâches à des sous-traitants pour vous concentrer sur ce qui apporte une véritable valeur à votre entreprise et au final à vos clients !

Automatiser

Automatiser, c'est simplement la délégation moderne. Si vous pouvez rationaliser certaines tâches, surtout celles associées au système qualité de votre entreprise, vous pourrez les déléguer aisément. L'objectif des processus administratifs est que n'importe qui, ou plutôt un large éventail de personnes, puisse les exécuter.

Ces tâches sont conçues pour être déléguées et encore mieux, pour être automatisées. L'intervention humaine n'apporte plus vraiment de valeur à leur exécution, les robots virtuels sont plus performants pour ces processus.

En automatisant des tâches administratives, vous pouvez consacrer plus de temps à des activités qui apportent de la valeur, comme la résolution de problèmes pour vos clients. Ou simplement passer un bon moment avec eux au téléphone en les traitant en personnes, et non en simples numéros.

Sérieusement, si une tâche peut être automatisée, il n'y a aucune raison pour laquelle un humain devrait en être chargé, même un apprenti. Gardez vos employés concentrés sur ce qui compte vraiment et laissez les tâches répétitives aux robots.

Ou mourir …

Si nous négligeons d'automatiser les tâches administratives, nous nous dirigeons vers un mur - sous forme d'épuisement professionnel, de perte de compétitivité ou même de faillite.

Les autres sociétés sont déjà en train de s'engager dans ce processus, selon les résultats de l'enquête de l'ICT journal, 85% des entreprises ont l'automatisation au minimum sur le sur leur radar.

Voulez-vous être laissé derrière parmi les 15% de sociétés qui n'ont pas encore adopté l'automatisation ? En réfléchissant, il n'y a pas vraiment de choix, non ?

Encore plus …

Aller voir mon site marcberthold.ch qui regroupe tout ce que je publie. Vous trouverez encore bien d’autres choses sur la RPA, comme tous mes articles, des présentations courtes, toutes mes vidéos et les tout nouveaux podcasts !

Bonne journée ! Automatiser bien ! 😄

Marc