4 façons de maximiser les données de votre CRM

Nous utilisons plus de 19 CRM différents dans notre entreprise. On peut affirmer sans trop se tromper que les données...ça nous connais! Que ce soit en service à la clientèle ou pour du développement des affaires, un CRM fait partie des outils essentiels.

Pourtant, encore trop d’entreprises négligent d’analyser régulièrement la qualité des données de leur CRM et pourtant c’est à cause de petites erreurs qu’elles se retrouvent à exploiter des informations erronées ou caduques.

La qualité de votre relation client est étroitement liée à la qualité de votre base de données. Il s’agit de l’outil essentiel à vos équipes de ventes et de marketing: il est indispensable que les données qui y sont contenues soient justes, à jour et uniques.

Pour que votre CRM soit utilisable et fonctionnel pour vos équipes, voici quelques trucs à connaître.

Attention aux erreurs de saisies dans votre CRM

Les fautes de frappe ou d’orthographe, les espaces en trop ou manquants, les numéros de téléphones mal enregistrés… L’erreur est humaine, mais si on peut l’éviter, c’est tant mieux pour votre base de données.

Briefez vos équipes en centres d’appels ou sur le plancher pour qu’elles soient particulièrement attentives au moment de la saisie des informations client.

Vérifier avec le consommateur, lui faire répéter et épeler si besoin, relire avec lui ses infos… Tous ces petits réflexes semblent anodins mais feront gagner un temps précieux aux utilisateurs de votre base de données.

Partez à la chasse aux doublons

Il s’agit de l’une des erreurs les plus fréquentes dans les bases de données. Si un doublon peut paraître anodin, sachez pourtant qu’il peut avoir des répercussions importantes sur votre business.

Pourquoi? Parce que contacter un lead potentiel à de trop nombreuses reprises n’aura d’autre effet que de le faire fuir vers la concurrence, certainement!

De la même façon, si un prospect demande à être retiré de votre base de données mais qu’il s’y retrouve plusieurs fois, il est probable qu’il sera à nouveau contacté par votre entreprise: pour le côté professionnel, on peut repasser.

Structurez votre base de données

Nommez les champs de saisie de façon hyper précise. Par exemple, la case «Montant» correspond-elle au montant avant ou après taxes? Un détail, certes, mais qui change pas mal la donne!

Si besoin, rédigez un mode d’emploi de votre base de données à destination de ses utilisateurs.

Effectuez des contrôles réguliers

Comme évoqué plus haut, l’erreur est humaine. Outre le fait de s’assurer de limiter le nombre d’impairs, pensez à opérer des vérifications fréquentes de votre base de données pour l’actualiser autant que possible.

Cela peut se faire de différentes façons, et notamment:

• confirmer les informations client dès que l’occasion se présente;
• «dédoublonnez» régulièrement votre base de données via Excel;
• toujours avec Excel, effectuer une suppression des espaces mal placés;
• supprimer les adresses dormantes;
• au moins une fois par an, remettez en question votre processus de gestion de données pour corriger le tir si besoin.

Vous désirez maximiser votre base de données ? Nous pouvons vous aider.

Micheline Durocher

Présidente, Groupe Marketing Internationale Inc