4 fois plus de précisions pour les 4 ans de Qualiopi !

8 juin 2019 : nous apprenions au Journal Officiel la naissance du référentiel national qualité (baptisé plus tard Qualiopi) à travers quatre textes fondateurs, dont un portant sur les modalités d'audit des organismes candidats à la certification et un définissant les exigences applicables aux organismes certificateurs candidats à leur accréditation par le Cofrac.

8 juin 2023 : quatre ans plus tard, et après plus de 40 000 certificats Qualiopi délivrés ainsi que 36 certificateurs et 7 labellisateurs autorisés à délivrer ces certificats, la DGEFP apporte un nombre conséquent de nouvelles précisions à ces deux mêmes textes à travers l'arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation.

Je vous propose une synthèse des principaux enseignements à retenir de la réécriture de ces deux arrêtés, qui entrera en application entre le 10 juin et le 1er septembre 2023 (distinction des deux calendriers d'application énumérée dans l'article 4 du nouvel arrêté).

1. Sécuriser la préparation de l'audit

• Nous l'attendions depuis longtemps (la preuve dans ce vieil article de votre serviteur), la voici enfin : une définition explicite d'un nouvel entrant !

Il s'agit d'un organisme prestataire d'actions concourant au développement des compétences (OPAC) dans sa première année d’activité OU qui débute une activité sur une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie. On peut donc être nouvel entrant pour une catégorie d'action, et un candidat expérimenté pour d'autres catégories d'actions tout en préparant un même audit de certification. Par ailleurs, le prestataire doit disposer d'un historique minimal d'activité : au moins une action mise en oeuvre pour chaque catégorie d'action demandée.

• La description de son activité désormais demandée à tout OPAC inclut notamment le recours à la sous-traitance, soit pour les prestations proposées par l'organisme et/ou comme sous-traitant lui-même. Cela n'est pas sans rappeler la déclaration obligatoire à venir (décret en attente de parution) par un donneur d'ordres de ses sous-traitants sur la plateforme EDOF instaurée par le vote de la loi visant à lutter contre la fraude au CPF.
• La prévention d'une éventuelle stratégie de mise en concurrence de plusieurs organismes certificateurs en demandant aux OPAC candidats d'attester sur l'honneur l'absence de tout contrat de certification avec un autre organisme certificateur pour les catégories d’actions sollicitées : ni pour maximiser leurs chances d'obtenir ou de renouveler leur certificat, ni pour contourner le délai minimal de trois mois de carence en cas de retrait de leur certificat.
• Des contrôles encore plus stricts des éléments permettant de calculer la durée de l'audit pour chaque catégorie d'action que l'organisme souhaite faire certifier :

- le chiffre d'affaires réalisé, en réclamant le dernier bilan pédagogique et financier (BPF) disponible par principe et en intégrant les justificatifs réclamés en cas d'absence de BPF ;

- le nombre de sites concernés, notamment pour les différentes règles d'échantillonnage des sites à auditer (exemple : en cas de demande d'intégration d'un ou de plusieurs nouveaux sites à un certificat initial d'un organisme multi-sites).

N.B. : l'arrêté du 31 mai 2023 a supprimé le principe selon lequel "tous les sites concernés ont un lien juridique ou contractuel avec la fonction centrale de l'organisme" (pour le cas d'un organisme multi-sites).

• La possibilité de réévaluer la durée de l'audit compte tenu des éléments présentés à l'auditeur le jour J s'ils font varier au moins l'un des paramètres de calcul de la durée d'audit. On peut imaginer que cette situation pourrait également entraîner le refus de délivrer la certification, le prestataire candidat s'engageant par son attestation sur l'honneur à fournir des informations sincères à l'OC.
• Tout OC s'étant vu refuser sa demande d'accréditation ou retirer son accréditation se voit appliquer un délai de carence de six mois avant de pouvoir déposer une nouvelle demande, ce qui laisse un temps conséquent pour revoir et améliorer son mode de fonctionnement (et donc faire gagner en qualité ses futurs audits de certification si le Cofrac lui accorde finalement une réponse favorable). Le Ministère sera par ailleurs désormais informé des décisions d'accréditation du Cofrac et de leur date d'application, mais aussi des refus et des retraits d'accréditation, dont il pourra part aux OPAC concernés le cas échéant (pas de caractère obligatoire sur ce dernier point).

2. Le processus de décision de délivrance éventuelle du certificat

• Désormais, l'arrêté relatif aux modalités d'audit rappelle que la délivrance d'une certification peut aussi être refusée, outre sa possible suspension ou son éventuel retrait.
• Les OC non accrédités par le Cofrac au titre du RNQ ont un quota limité de délivrance de certificats : 50 s'ils sont accrédités pour un autre référentiel, 25 s'ils ne disposent d'aucune accréditation. Ils peuvent également bénéficier d'un délai supplémentaire de 3 mois pour obtenir leur accréditation sur accord du Ministère (à condition d'avoir obtenu leur décision de recevabilité favorable à compter du 8 juin 2023). Quant aux OC bénéficiant d'une nouvelle autorisation administrative provisoire après un refus ou un retrait d'accréditation, ils ne peuvent émettre que 5 certificats dans l'attente de la décision finale du Cofrac (à condition d'avoir obtenu leur décision de recevabilité favorable avant le 8 juin 2023).
• La durée d'audit de surveillance tient enfin compte de l'obligation de passer en revue tous les indicateurs applicables à un nouvel entrant - qui ne l'est plus 14 à 22 mois plus tard, par définition. C'est donc une demi-journée d'audit supplémentaire qui sera prévue, le cas échéant.
• L'audit de surveillance peut être réalisé sur site à la demande de l'OPAC.
• Les exigences de complétude du rapport d'audit se renforcent d'un point de vue réglementaire - ce qui signifie qu'il s'agira désormais du standard minimal à appliquer par tous les OC.

Le support d'enregistrement d'audit transmis par l'auditeur à l'organisme certificateur mentionne l'échantillonnage des actions réalisé par l'auditeur par catégorie d'actions concourant au développement des compétences auditée et la justification de l'échantillonnage, ainsi que les éléments de preuve apportés par l'organisme candidat et consultés lors de l'audit.

• Le délai de vérification par l'organisme certificateur de la mise en œuvre des actions correctives de toute non-conformité majeure identifiée est désormais clarifié : il ne peut excéder un mois à compter de l'expiration du délai de 3 mois.
• En cas de transfert de certification, la décision de l'OC récepteur (= le "nouveau" certificateur) porte sur l'ensemble du périmètre de certification actuel (on ne peut donc pas transférer une partie de son certificat chez un autre OC). Par ailleurs, un OC non accrédité par le Cofrac ne peut accepter une demande de transfert de certification. Enfin, si l'OC récepteur accepte le transfert du certificat, il doit en informer l'OC originel et émettre un nouveau certificat, qui rend l'ancien certificat immédiatement caduc.

N.B. : Désormais, si l'OC actuel refuse de transmettre le dossier d'un OPAC souhaitant faire transférer son certificat, l'OC récepteur constatant ce refus doit le signaler au Cofrac (ce qui était laissé auparavant à son libre-arbitre).

3. Conserver son certificat Qualiopi

• La DGEFP énonce l'obligation d'afficher son certificat Qualiopi dans les locaux de l'organisme et sur son site web, et d'en transmettre une copie à tout candidat, stagiaire, apprenti ou financeur mentionné à l'article L. 6316-1 du code du travail qui en fait la demande (en cas d'absence de site internet). Dans le cas contraire, l'OC prononcera une non-conformité majeure entraînant la suspension voire le retrait de la certification. Jusqu'ici, seule une disposition énoncée par le certificateur pouvait contraindre l'OPAC en ce sens.
• Les indicateurs pouvant être observés par l'auditeur lors de l'audit de surveillance sont plus longuement détaillés dans l'arrêté du 31 mai 2023 :

- les indicateurs ayant fait l'objet de non-conformités à l'audit initial. Une attention particulière est alors prêtée à l'efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d'action mises en place ;

- les indicateurs ne pouvant donner lieu qu'à des non-conformités majeures mentionnés à l'article 5, applicables à l'organisme audité ;

- les indicateurs 1, 17, 19, et, pour les organismes concernés, l'indicateur 3 ;

- pour les organismes ayant bénéficié des conditions de durée aménagées à l'audit initial, les indicateurs n'ayant pas été vérifiés à l'audit initial, applicables à l'organisme audité.

• La liste des indicateurs pouvant donner lieu à une non-conformité mineure ou majeure, ou bien uniquement à une non-conformité majeure, est indiquée dans le nouvel article 5 de l'arrêté relatif aux modalités d'audit (elle figure également dans le guide de lecture).
• L'arrêté du 31 mai 2023 souligne que la réalisation d'un audit de renouvellement doit avoir lieu dans des délais compatibles avec la levée des non-conformités majeures éventuelles, et ce avant l'échéance du certificat (trois mois supplémentaires à intégrer à votre rétro-planning, donc !).
• Un nouvel article (5bis) portant sur le traitement des signalements est porté par ce nouvel arrêté. L'OC peut décider d'un audit complémentaire à distance ou sur site en fonction de la gravité des éléments portés à sa connaissance, qu'il doit obligatoirement enregistrer et traiter. La préservation de l'anonymat de la personne à l'origine de ce signalement doit être garantie par l'OC. Ces signalements ne peuvent porter que sur une non-conformité aux indicateurs du RNQ ; inutile donc de se référer à un organisme certificateur si un prestataire auquel vous faites appel ne respecte pas le RGPD ou fraude le fisc, vous ne sonnerez pas à la bonne adresse !
• La durée de validité d'un certificat émis par un OC auquel le Cofrac refuse sa demande d'accréditation ou retire son accréditation au titre du RNQ est de 6 mois à compter de la date du refus ou du retrait d'accréditation ou, en l'absence de décision de refus, à compter de l'échéance du délai fixé pour l'obtention de l'accréditation. La date de la cessation d'activité de l'OC est prise en compte pour le calcul du délai de validité des certificats émis par cet OC. Tout OC concerné par l'une ou l'autre de ces situations a l'obligation d'en informer sous 15 jours les organismes qu'il a précédemment certifiés, et doit justifier de la réalisation de son obligation vis-à-vis du Ministère.
• Les financeurs peuvent désormais se renseigner auprès du Ministère au sujet du nom du certificateur ou du labellisateur d'un OPAC et des dates de validité de son certificat.

Question subsidiaire

• Les explications apportées à la préparation de l'échantillonnage des actions me laissent sur ma faim : il doit être représentatif (mais que cela signifie-t-il, au juste ?) et l'échantillon retenu ne doit pas être communiqué par l'auditeur avant la réunion d'ouverture de l'audit (mais comment l'auditeur peut-il définir cet échantillon sans connaître l'historique d'activité du candidat ?). L'arrêté évoque également une période de référence sans indiquer explicitement jusqu'à quand l'auditeur peut remonter dans cet historique pour constituer cet échantillon.
• La temporalité de l'application de cet arrêté n'est pas claire non plus :

- le système de comptage des alinéas est assez obscur (j'ai personnellement mis un moment à le comprendre via un tableur Excel, et je ne garantis pas avec la bonne méthode pour ce faire) ;

- rien n'est précisé quant au périmètre d'application de la disposition de cette demi-journée d'audit de surveillance supplémentaire : cela concerne-t-il les prestataires certifiés après le 01/09/23 ? audités après le 01/09/23 ? ayant leur audit de surveillance légalement prévu après le 01/09/23 ?

En voyez-vous d'autres ?

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