5 astuces qui permettent à votre entreprise de tenir face aux crises les plus violentes (et même, de mieux rebondir ensuite)

S'il y a une caractéristique que j'ai acquise ces dernières années en dirigeant les entreprises que j'ai créées, c'est la force de l'expérience (dans le business, bien entendu). Plus le temps passe, plus je comprends la citation d'Albert Einstein qui dit : "La connaissance s'acquiert avec de l'expérience. Tout le reste n'est que de l'information". En effet, je crois profondément aujourd'hui que les crises sont une bonne opportunité économique pour les entrepreneurs qui s'inscrivent sur la durée. Pour aller plus loin, elles permettent de déceler les insuffisances des organisations, réaliser que certains mécanismes ne fonctionnent pas le mieux possible, et donnent l'occasion non seulement aux managers mais également à toutes les équipes de chaque organisation de se réinventer.

Sur les 2 dernières années dans le secteur agroalimentaire, nous sommes passés par une succession de crises qui nous ont finalement permis à mes collaborateurs et à moi-même de trouver la meilleure structuration d'entreprise possible pour des performances optimales. Dès le début de l'année 2020, il y a eu la pandémie de la COVID-19 qui a redéfini les mouvements économiques sur toute la planète, obligeant les entreprises de toutes tailles et de tous les continents à repenser leur processus logistique particulièrement. Puis vers la fin de l'année 2021, il y a eu une nouvelle épidémie de grippe aviaire (H5N1) qui n'a particulièrement touché que les élevage pour ne pas dire le secteur avicole, mais avec un impact sur des filières voisines et davantage de difficultés dans une de nos entreprises dont les fonds levés avaient été bloqués pendant presqu'un an et demi suite à une mise en garde par les autorités de la réglementation financière régionale. Enfin, le conflit russo-ukrainien un peu plus récent a ouvert les yeux de tout être vivant sur la fragilité de nos systèmes alimentaires. Certains viendraient à se demander comment font les entreprises pour tenir face à des charges parfois incompressibles et une clientèle exigeante malgré des challenges ponctuels.

En réalité, ces crises sont passées mais nous sommes encore là encore plus ambitieux qu'avant elles. Je suis extrêmement fier d'avoir trouvé la bonne formule pour traverser ces périodes de turbulence. C'est pour cette raison que j'ai entrepris de vous partager mes 5 conseils et astuces, dans le cas où vous êtes un chef d'entreprise ou un manager qui ressent le besoin d'améliorer les performances de son entreprise malgré une ou plusieurs crises.

1. Montrez à vos collaborateurs qu'ils comptent pour vous, vous ferez d'eux de redoutables alliés.

Bien qu'on ait souvent plus de facilité à considérer leur engagement lorsque les choses se passent comme nous le souhaitons, vous aurez vite fait de remarquer que le capital humain est la ressource la plus efficace quand vient le moment de sauver votre entreprise d'une mauvaise passe. Avant de parler de pandémie ou de crise au sens plus large, vous devez régulièrement vous demander si les collaborateurs de votre entreprise sont également de bons ambassadeurs de votre marque ou de nos produits et services. Puisqu'ils passent la majeure partie de leur temps dans un environnement expressément créé pour donner vie à la mission de l'entreprise, ils sont les mieux placés pour comprendre et apprécier l'écosystème qu'elle crée. À cet effet, appuyez-vous sur eux et montrez-leur que malgré les challenges, leur santé, leur bien-être et leurs emplois comptent à vos yeux. Si vous avez mis en place des pratiques exemplaires pour assurer leur sécurité par exemple, dites-le leur. Accélérez si vous le pouvez le traitement de documents administratifs afin qu'ils ne soient pas en difficulté financière. Sinon, dites-leur clairement que vous ne pouvez pas faire mieux mais que vous restez disponible pour les accompagner dans toute autre démarche qui concourt à leur épanouissement. Ce n'est que de cette manière qu'ils trouvent la motivation de vous le rendre en retour. Pratiquement, n'hésitez pas à leur adresser des emails ou des messages personnalisés encourageants qui mettent en avant le côté positif des situations par lesquelles vous passez. Aussitôt que vous obtiendrez leur attachement à votre projet, vous aurez moins de mal à faire face aux perturbations extérieures.

2. Communiquez efficacement, pour rallier la totalité de votre réseau d'acteurs.

De la même façon que vous devez garder une communication transparente et structurée avec vos collaborateurs, vous devez tout aussi vous rapprocher de vos clients, de vos fournisseurs et partenaires, de vos investisseurs, de tous les acteurs qui peuvent avoir un impact sur la vie de votre entreprise. Car chaque événement qui change votre façon de faire ou vos méthodes, aura un impact sur la trésorerie en fin de compte. Afin d'éviter qu'ils se posent trop de questions, dites-leur ce qui va bien, mais aussi ce qui ne va pas et surtout les moyens que vous avez planifié pour y remédier.

Avec vos clients : Vous pouvez commencer par les appeler ou leur envoyer des messages, dans le but de leur confirmer par exemple que les commandes en cours seront effectivement gérées comme prévues. Vous pouvez les informer d'un report de la production ou de l'assouplissement des modalités de remboursement. Ou encore, appelez les clients qui vous doivent de l'argent et discutez de manière courtoise avec eux pour savoir s'ils ont la capacité de régler une partie de leur facture. S'ils vous donnent une nouvelle date de paiement, faites leur un petit message amical de rappel une semaine avant et invitez-les à faire preuve d'ouverture avec vous s'ils éprouveront de nouveau des difficultés à respecter le planning annoncé. Une dernière chose qui justifie la nécessité de communiquer avec les clients en période de crise, c'est qu'il est fort probable qu'ils aient été lâchés par d'autres entreprises moins bien organisées. Soyez audacieux et demandez à vos clients s'ils ont besoin d'un autre produit ou service que vous êtes en capacité de fournir. Vous êtes là pour leur faciliter la vie, ne l'oubliez pas !

Avec vos fournisseurs : Tout d'abord, dites-leur que la crise n'aura pas raison de vous. Cela les rassurera de savoir que c'est un client qui reste en portefeuille. Confirmez bien avec eux, que les commandes en cours ne souffriront pas d'un éventuel retard. Par ailleurs, si vous avez déjà une bonne relation professionnelle et que les effets de la crise sont visibles à une échelle importante, profitez de l'occasion pour renégocier les moyens de paiement. Demandez un règlement différé, proposez-leur une dégustation ou le test de leur produit dans votre enseigne par le client final. Cela vous met en avant sans que vous n'ayez besoin de dépenser grand chose.

Avec vos investisseurs : Ils ne vous le diront peut-être pas si la confiance n'est pas encore pleinement établie entre vous, mais ils se poseront tous la question de savoir si leur investissement pourra traverser la tempête. Respectez vos fréquences de communication, faites exceptionnellement appel à eux en cas de besoin. Permettez-leur de faire partie intégrante de la vie de l'entreprise. S'ils ont investi chez vous, c'est probablement parce qu'ils croient en vous et qu'en plus, ils veulent avoir une action qui crée de l'impact, par le biais une initiative collective. Le message ci-dessous est la réponse d'un de nos investisseurs suite à l'envoi d'un rapport d'activités. Cela illustre parfaitement le type de communication dont je parle.

"When you communicate that way, we all feel part of the success or failures of the company and we are not just waiting. Now, I know my place among investors and I want to keep that place. More, I’m ready to put more capital if needed. Let’s me know anything you guys need from my side. 

3. Recrutez stratégiquement, l'heure est à l'optimisation de la performance.

Les anciens collaborateurs : Dans toutes les entreprises, la main d'oeuvre constitue une charge fixe souvent difficile à compresser. Dans notre environnement Africain où il n'y a pas suffisamment d'aides de l'Etat ou de la sécurité sociale, faites une analyse froide des capacités de votre entreprise et classez votre main d'oeuvre dans plusieurs catégories (de l'indispensable à la moins utile en fonction du stade de développement de l'entreprise). Car à force de vouloir absolument conserver toute la main d'oeuvre employée, vous risquez de vous retrouver avec un bateau qui coule entièrement. Au mois de Mai 2020, j'avais convoqué un certain nombre de collaborateurs (majoritairement des administratifs) à qui nous avions donné la possibilité de faire du télétravail, et nous leur avions également proposé une réduction de l'ordre de 30% de leur salaire afin que l'entreprise puisse faire face à cette période tendue. Ça a tenu une dizaine de mois, mais cette information préalable a été relativement bien prise de manière générale.

Les nouveaux collaborateurs : En temps de crise, ne recrutez surtout pas avant de vous être posé la question de savoir "Est-ce que la ressource actuelle ne peut pas être organisée pour s'occuper de cette nouvelle tâche?". Ne vaut-il pas mieux de partir sur un profil de stagiaire, qui vous permettra de tester l'apport d'une performance qualitative à ce poste avant de valider l'augmentation de charge à long terme? Mon conseil ultime, ne recrutez qu'à des postes dont l'apport dans la trésorerie de l'entreprise est visible à très court terme. Gardez à l'esprit que chaque collaborateur d'une entreprise doit lui rapporter 3 fois son salaire. Si cette analyse sur la performance d'un collaborateur en particulier s'avère mitigée, calez un rendez-vous avec ce collaborateur et discutez-en de manière sincère.

4. Pensez votre trésorerie, vous devez pouvoir tirer le maximum de vos dépenses effectives.

Comme vous l'avez probablement compris, toutes les actions mentionnées ci-dessus permettent d'éviter que l'entreprise se retrouve à court de ressources financières pendant une période déjà psychologiquement difficile. Ayez une bonne visibilité sur vos charges. Révisez-les en permanence et faites des réaffectations en cas de besoin. Également, réduisez vos dépenses d'exploitation récurrentes. À la fin de l'année 2021, je m'étais rendu compte que nous faisions ponctuellement appel à de la main d'oeuvre temporaire pour le plumage des volailles. Mais au bout de 6 mois, cette main d'oeuvre nous valait avec l'augmentation de production, 3 fois le salaire moyen qu'aurait pris des employés à temps plein. Nous avons donc entrepris de changer les méthodes de travail en faisant recours à 2 collaborateurs à temps plein avec résidence sur place, plutôt qu'à 4 temporaires. Donc pour conclure sur ce point, dressez un bilan de votre trésorerie que vous révisez à fréquence hebdomadaire, et réfléchissez à la nécessité de chaque facture que vous recevez. Si possible, ajournez la dépense pour davantage libérer de la trésorerie.

5. Ayez un solide plan de relance, car toute crise a une fin.

Parfois, le fait de traverser la crise nous fait perdre de vue qu'il viendra un moment où nous devrons en sortir. Et si vous faites partie des entreprises qui n'ont pas forcément une importante trésorerie, vous devez absolument prévoir ces actions qui devront avoir lieu à un moment ou à un autre, notamment la relance de vos commandes ou l'achat de matériaux supplémentaires, le rappel de vos anciens employés, des charges supplémentaires de communication pour raviver l'intérêt de vos clients ou l'accélération de vos opérations. Planifiez soigneusement votre trésorerie pour cette phase de reprise. Lorsque les choses reviendront à la normale, vous devrez dépenser de l'argent pour en gagner. Il serait vraiment dommage de tomber dans les pommes pendant la crise et de ne pas vous relever parce que vous n'avez pas su amorcer votre reprise.