7 SIGNAUX QUI DOIVENT VOUS ALERTER SUR LA GESTION DE VOTRE ENTREPRISE

Etre entrepreneur, ce n’est pas seulement faire ce que l’on aime, et exercer dans un cœur de métier que l’on maîtrise parfaitement. C’est aussi analyser et contrôler son activité pour en tirer des conclusions et prendre les décisions adéquates.

La mauvaise gestion d’une entreprise est l’une des causes les plus importantes de la défaillance des entreprises. Et plus que profitabilité de l’entreprise et sa capacité à créer des recettes, la performance dans le pilotage d’activité fait la différence entre les entreprises organisées et celle qui ne le sont pas.

7 signaux qui doivent vous interpeller. Je vais ici vous présenter des axes de réflexion que vous devez prendre en compte si vous souhaitez développer plus efficacement votre entreprise.

1er SIGNAL : POURQUOI DES OBJECTIFS/POURQUOI PAS DES OBJECTIFS ?

Nommer et établir des objectifs permet d’avoir une vision à plus long terme et de savoir quelle direction vous souhaitez prendre.

S’il est important de pouvoir fonctionner par opportunité, selon les commandes et les prestations, ce modèle d’organisation peut très vite atteindre ses limites :

• Votre activité est en dent de scie car une fois que vous avez terminé votre mission il faut recommencer à trouver des clients.
• Il n’y a pas d’ordre et de priorité dans les actions que vous accomplissez pour développer votre entreprise. Vous pouvez donc facilement mettre de côté des actions essentielles à votre business.
• Les actions qui pourraient vous permettre de faire croître votre entreprise sont à chaque fois remises à plus tard (vue qu’elles sont pas inscrites dans votre agenda).
• Vous êtes le nez dans le guidon et ne prenez en considération que la gestion quotidienne et les urgences de votre activité.

Etablir des objectifs pour votre entreprise est tout simplement essentiel mais encore faut-il connaître la méthodologie à appliquer. Il serait dommage que les objectifs, une fois définis, restent tout au fond d’un tiroir.

2ème SIGNAL : PAS DE PAIEMENT, PAS D’ARGENT

Si l’un des critères principaux au niveau commercial reste le nombre de devis signés dans le mois, il faut le relier à un autre critère qui est cette fois-ci comptable, et qui est rattaché au décalage de paiement de chaque facture. Beaucoup d’entreprises rencontrent des difficultés de trésorerie à cause d’impayés ou de retards de paiement, la conséquence est que les charges ne sont pas compensées par les recettes et qu’il y a donc un risque pour régler certaines charges et pour se rémunérer en tant qu’exploitant.

La réactivité face aux impayés est donc cruciale car sinon votre argent est dans la nature et si vous ne relancez pas rapidement les factures établies, il risque de le rester…

3ème SIGNAL : CONDUIRE ... SANS INDICATEURS

Lorsque vous conduisez, vous avez en face de vous un tableau de bord qui vous donne les indications essentielles dont vous avez besoin pour prendre rapidement et intuitivement vos décisions en tant que conducteur : niveau d’essence, vitesse, tour moteur, alertes.

En tant que chef d’entreprise, c’est la même chose : pour piloter votre entreprise vous avez besoins d’indicateurs simples et efficaces.

Ainsi, il est nécessaire pour vous (et j’insiste bien, quelle que soit la taille de votre activité !) d’avoir en votre possession les chiffres clés de votre activité qui vous permettent de comprendre où vous en êtes et vous aider grandement dans vos prises de décision futures.

Parmi les chiffres clés qui peuvent vous être utiles, nous avons :

• La performance commerciale : ratio résultat/chiffre d’affaires
• La Performance en vente : ratio nombre de factures/nombre de devis établis
• La marge commerciale par type de produit ou de prestation
• La décomposition des charges et leur écart mensuel
• Le nombre de factures impayées
• Le niveau de trésorerie mois après mois

Cette liste n’est pas exhaustive et les indicateurs d’activité sont infinis car ils dépendent de votre type d’activité. Il est donc essentiel qu’à chaque fin de mois vous soyez en situation d’établir une analyse de votre activité et de prendre les décisions en conséquence.

4ème SIGNAL : QUEL SYSTEME D’INFORMATION UTILISEZ-VOUS ?

• Comment faites-vous pour gérer votre fichier client ?
• Avez-vous un logiciel de gestion qui possède une partie comptabilité analytique ?
• Avez-vous un programme qui vous permet de savoir quels sont vos cinq clients les plus importants ?
• De quelle façon envoyez-vous des emails à vos prospects ?
• Comment savez-vous que vous allez atteindre vos objectifs de chiffre d’affaires ?

Il existe aujourd’hui une palette très large de logiciels qui peuvent vous aider à piloter votre activité. La difficulté est de comprendre de quoi vous avez besoin et quel type d’objectif vous souhaitez concrétiser. Si le choix est judicieux, les bons logiciels peuvent véritablement vous épargner beaucoup de temps et d’argent. Il s’agit donc d’investir, mais en optant pour le ou les programmes adéquats.

Il existe des logiciels de comptabilité, de gestion financière, des CRM pour gérer votre activité commerciale, des logiciels d’emailing ou d’autres programmes plus en lien avec votre cœur de métier.

L’erreur est de penser que vous n’en avez pas besoin ou de faire un choix précipité. Vous devez ainsi établir de façon rigoureuse vos critères de choix pour trouver le programme presque parfait (en effet, le programme parfait n’existe pas mais sans rapproche…). Ce genre d’investissement dans des outils de pilotage d’entreprise peut paraître à première vue onéreux mais peut vraiment faciliter votre vie d’entrepreneur.

5ème SIGNAL : POINT DE SALUT SANS ANTICIPATION

S’il est important de pouvoir analyser sa situation présente, il est encore plus indispensable de pouvoir établir un prévisionnel de son activité.

Beaucoup d’entrepreneurs attendent leur bilan de fin d’année pour découvrir avec surprise (et stupeur) les chiffres de leur année déjà terminée. A ce moment-là, selon certaines situations, il est déjà difficile de « réparer » certaines erreurs de gestion.

Le réflexe de pouvoir effectuer une analyse à la fin de chaque mois est déjà un bon réflexe pour piloter son activité mais ce n’est pas suffisant.

Le prévisionnel financier comprend la partie en relation avec l’exploitation de l’entreprise (chiffre d’affaires, charges, résultats) et la partie trésorerie. Pourquoi un prévisionnel peut vous être d’une grande aide ?

1. En définissant des objectifs, vous allez tout faire pour les atteindre et même les dépasser. Cet esprit de compétitivité est très stimulant pour vous et incontournable lorsque l’on a à gérer des équipes.
2. Comparer le prévu et le réalisé permet de se focaliser sur les écarts afin de comprendre ce qui vous a manqué pour atteindre ses objectifs.

Les entreprises les plus performantes sont celles qui planifient dans le temps leurs objectifs et mettent en place des outils de contrôle pour les réaliser.

6ème SIGNAL : C’EST QUOI ÊTRE RENTABLE ?

L’erreur pour définir la rentabilité de son entreprise est de penser que plus le chiffre d’affaires est important, plus les affaires sont florissantes. En fait, le volume de chiffre d’affaires pris comme seul indicateur n’est pas l’indicateur le plus significatif d’une activité rentable.

SELON VOUS, QUELLE EST L’ENTREPRISE LA PLUS RENTABLE ?

Dans notre exemple, si l’entreprise X possède un chiffre d’affaires plus élevé que l’entreprise Y, cette dernière a obtenu un résultat d’exploitation plus élevé (+1500). Cela signifie que l’entreprise Y avec des moyens de productivité bien inférieurs possède une capacité et une organisation interne plus performante que l’entreprise X.

Une activité profitable n’est donc pas toujours une activité rentable, et la mise en place d’indicateurs d’activité permettra d’augmenter (quelquefois significativement !) la rentabilité de l’entreprise.

La rentabilité est également en lien avec la marge commerciale. Plus la marge commerciale est élevée, plus il sera facile d’atteindre ses objectifs en termes de chiffre d’affaires. L’outil essentiel de contrôle de sa marge est le devis. Avec des questions à se poser comme :

• Est-ce que votre devis est rentable ?
• Quelle est votre marge par affaires ?
• Quel est le temps travaillé par mission ?

La rentabilité est donc liée à la marge sur ses fournitures mais aussi au taux horaire pour mener à bien une mission une affaire.

7ème SIGNAL : VOULOIR TOUT FAIRE TOUT SEUL

L’expression « mieux vaut être seul que mal accompagné » ne fonctionne pas dans le cas de l’entrepreneuriat. Cela ne veut pas dire que tout type d’accompagnement ou d’expertise font l’affaire, mais que l’équation de l’entrepreneur entouré et accompagné est TOUJOURS meilleure que celle de l’entrepreneur qui reste seul.

L’objectif de tout entrepreneur devrait être de passer du statut d’homme-orchestre à chef d’orchestre. D’entrepreneur multi-casquette polyvalent sur toutes les missions de l’entreprise à chef d’entreprise se focalisant sur les activités les plus stratégiques de son business et déléguant ce qui n’est pas son cœur de métier à des experts.

QUEL EST L’ENTREPRENEUR QUI A LE PLUS DE CHANCE D’ÊTRE PERFORMANT ?

Vous allez me dire : « évidemment que l’entrepreneur Y a plus de chance de développer les performances de son entreprise, mais pour cela, encore faut-il avoir le budget ». Ce à quoi je vous répondrai « oui et non »

OUI, pour développer son entreprise il faut investir dans du conseil pour aller plus vite et plus efficacement. Car ce que va faire l’entrepreneur X, l’entrepreneur Y va y accéder en 2x moins de temps (pour être pessimiste…)

NON, être entrepreneur, c’est être entrepreneur avec. Vous ne vivez pas en vase clos, vous vivez en réseau. Et au sein de votre communauté, il y a vos clients et ceux qui vous aident à développer votre entreprise. Il y a ceux qui achètent votre service et ceux qui le renforcent.

A vous de savoir de quelle façon investir dans un appui au développement de votre entreprise.

Beaucoup d’entrepreneurs ont beaucoup de mal à demander de l’aide et le font lorsque la situation financière de leur entreprise devient plus compliquée. Pourtant, le réflexe le plus sain devrait être de prévenir au lieu de guérir d’une maladie. Les « maladies » de l’entreprise peut être d’origine très variées et leur impact sur la santé globale plus ou moins impactantes. Mais anticiper les dysfonctionnements de son entreprise permet de pouvoir ancrer sa pérennité et sa rentabilité dans le temps.

Laurent Guyonvarch - autrement Conseil. www.autrementconseil.com