Au secours, on m’a confié un projet !!!

Ou comment aborder la gestion de projets en 10 questions clés

La gestion de projet : quatre mots à la fois fascinants et effrayants que beaucoup, dans les professions de santé ou non, rencontreront dans leur carrière. Nous vous donnons ici quelques clés afin de vous aider à démarrer vos premiers projets.

1. QU'EST-CE QU'UN PROJET ?

Un projet est une activité temporaire initiée dans le but de fournir un produit, un service ou un résultat unique. Il a un début et une fin déterminés. Un projet obéit à une triple contrainte :

• Répondre à des exigences précises
• Dans un budget limité
• Dans un temps donné

Un projet connaît quatre phases de vie :

Au fil du projet, on plante des jalons (objectifs, réunions intermédiaires, …) afin de savoir concrètement où en est le projet. Chaque jalon clôturera une phase. Cela permettra

• au commanditaire du projet de voir l’avancement du projet et de le réorienter si besoin,
• à l’équipe projet de bien voir les objectifs intermédiaires,
• au chef de projet de mettre à jour l’ensemble des outils de pilotage et de voir où il en est.

2. QU'ATTEND-ON DU CHEF DE PROJET ?

3. QUELS SONT LES INCONTOURNABLES D'UN PROJET RÉUSSI ?

Des objectifs précis : Tout commence par des objectifs clairs et partagés avec tous. Ils vous permettront de garder le cap, face à des arbitrages, tout au long du projet.

Un plan de projet formalisé et partagé : Un projet réussi repose sur un plan bien établi, qui permet à chacun de comprendre son rôle et son impact sur les autres. Il est indispensable pour rassurer et communiquer avec les parties prenantes. En revanche, suivant la méthodologie choisie (ex : Méthode Agile), ce plan peut être focalisé sur des objectifs court-termes plutôt que d’essayer d’anticiper l’intégralité d’un projet dans ses moindres détails.

L’identification et la mobilisation des parties prenantes : Il est indispensable d’avoir identifié en amont les parties prenantes du projet, de les responsabiliser et de les mobiliser au bon moment. Construire un projet autour de personnes motivées est souvent gage de succès.

La communication : La réussite d’un projet repose principalement sur la collaboration entre toutes les personnes qui y prennent part. Il est donc critique de les tenir au courant à chaque étape ou imprévu. Communiquer (y compris les mauvaises nouvelles) impliquer les parties prenantes en amont sont des éléments indispensables au déroulement serein de votre projet. Communiquer plutôt que documenter… !

L’adaptabilité : Il est important que l’équipe projet ne reste pas figée sur un plan précis mais qu’elle sache se remettre en cause face aux changements et aux imprévus.

4. QUE FAIRE AVANT DE SE LANCER ?

La première étape est la phase de définition des objectifs du projet. Quand elle est survolée, cette étape peut provoquer le fameux « effet tunnel » dans lequel on se lance sans avoir réellement compris le but réel de ce projet.

Pendant cette phase, il est essentiel de clarifier :

• les objectifs du projet auprès du commanditaire : la priorité numéro 1 et les objectifs secondaires, la finalité du projet, les effets attendus, positifs et négatifs,
• ce qui est attendu : livrables, temps, délais, budgets, ressources…
• et la souplesse que vous pouvez avoir.

Les objectifs doivent être clairs, partagés et mesurables.

C’est dans cette phase que vous pouvez poser toutes les questions possibles et inimaginables, puisque c’est à partir de là que le projet va se construire. Tout sera retranscrit impérativement dans un document validé par le donneur d’ordres. Cela vous donnera votre légitimité face à vos équipes.

5. COMMENT PRÉPARER LE PROJET AU MIEUX ?

Suivant la méthode que vous adopterez-séquentielle ou agile- la préparation du projet couvrira l’intégralité du projet ou se limitera à un objectif court-terme.

·   Dans un premier temps, lister les tâches à faire, en vous demandant à chaque fois le rôle de chaque tâche dans le projet et ce dont vous avez besoin pour la réaliser. Pour chaque ressource utilisée, définissez ses contraintes (les ressources sont humaines ET matérielles).

·    Par la suite vient l’étape de la hiérarchisation et l’ordonnancement des tâches. Lesquelles sont essentielles pour le bon fonctionnement du projet ? Lesquelles doit-on réaliser en amont ? Simultanément ? Lesquelles doit-on avoir réalisées afin d’en démarrer de nouvelles ? Tout cela va vous permettre de lier les tâches entre elles et de fluidifier votre projet.

·    Une fois la liste faite, c’est le moment de répartir les tâches. Cette répartition des tâches va permettre l’identification des problèmes et l’évaluation des risques. Un logiciel de planification peut vous aider. On conseille généralement d’avancer au maximum les tâches présentant un niveau de risque élevé.

·    Le planning du projet est indispensable. Dans ce planning, on trouvera les échéances du projet, les réunions jalons d’équipe, la disponibilité des ressources. Cette planification du projet n’est en aucun cas figée. Elle évoluera au jour le jour avec le projet mais lui servira de ligne directrice. Ce planning devra être présenté et expliqué aux équipes qui, à leur tour, vous feront un retour avec leurs ajustements.

·    Identifier les parties prenantes et le pilotage du projet : constituer un groupe projet ainsi qu’un (ou des) comité(s) de pilotage. Pour chaque comité : définir sa « raison d’être », son rôle, ses participants et ses modalités de fonctionnement. Chaque partie prenante a un rôle et des responsabilités qui auront été clairement identifiés et explicités. Une partie prenante, interne ou externe, peut

• être concernée par l'un des aspects du projet,
• avoir une influence sur le projet,
• affecter ou être affectée par l'exécution (ou la non-exécution) du projet

·    Dès la phase de préparation, l’équipe projet définit les indicateurs clés qui permettront d’évaluer l’avancement et l’impact du projet (cf question 7).

6. SUR QUOI ÊTRE VIGILANT PENDANT LA CONDUITE DU PROJET ?

La phase d’exécution consiste à mettre en place toutes les choses vues pendant la phase de préparation. C’est pendant cette phase que les ajustements vont se faire. Le chef de projet devra être vigilant afin de régler le plus rapidement possible les désaccords et imprévus et veiller en permanence à ce qui doit être communiqué à qui.

Les réunions prendront ainsi la forme de réunions d’avancement, de conciliation, de résolution de points difficiles, de clôtures de phases. Mais attention à la réunionite ! Parfois les réunions longues sont incontournables mais elles peuvent aussi être très brèves : les points quotidiens rapides (inspirés de la méthode Agile) peuvent être très efficaces pour partager avancées, points durs et sujets transverses; et les réunions debout (« stand-up meetings ») permettent souvent plus d’efficacité.

7. COMMENT ÉVALUER ET CLÔTURER ?

L’avancement et le succès d’un projet nécessitent la mise en place et le suivi d’indicateurs de performance (appelés KPI- Key Performance Indicators en anglais-)

Ces indicateurs sont définis pendant la phase de préparation, ils servent à évaluer une situation et à prendre une décision adaptée. Ils peuvent vous aider à suivre les délais, le budget, la qualité ou encore l’efficacité du projet.

Le suivi se fait de façon synthétique dans un tableau, avec un code couleur (rouge, orange, vert), suivant la valeur de l’indicateur au regard de l’objectif associé. La clôture d’un projet est également importante. C’est à ce moment-là que l’on remercie l’équipe en la valorisant, en insistant sur toutes les choses qui ont fonctionné. Suivant les situations, il peut également être intéressant de faire une réunion « post-mortem », afin d’identifier ce qui a moins bien fonctionné en vue de futurs projets.

8. QUELS OUTILS ?

Plusieurs outils peuvent vous aider à gérer efficacement votre projet, voici ici un avant-goût, maintenant à vous de trouver ceux qui vous conviennent

9. QUELLES SONT LES ERREURS À ÉVITER ?

• Commencer par planifier les tâches sans avoir défini les objectifs et contours du projet
• Impliquer les utilisateurs finaux trop tard
• Refuser de s’adapter
• Ne pas avoir le soutien de la direction
• Passer plus de temps à documenter qu’à communiquer

10. ET LE COACHING DANS TOUT CELA ? ….

CATALYSE est un cabinet de coaching dédié au secteur de la santé.

Nous accompagnons les professionnels de santé en individuel et en collectif sur les thématiques du management, de la communication, du développement personnel et professionnel.

Dans le cadre de la gestion de projet, nous accompagnons le chef de projet afin de l’aider à organiser, communiquer et mobiliser, et/ou l’équipe projet afin d’assurer une bonne cohésion et efficacité d’équipe.

Pour plus d’information : contact@catalyse.pro www.catalyse.pro