Gestion de projet – une question de (bon) sens

Quelques pistes de réflexion pour ne pas se perdre dans les outils, le formalisme, et conserver le sens des étapes… A destination des chefs de projet, et des mandataires. Pour partager un peu d'expérience, en toute modestie, et progresser.

Le « portefeuille » de projets et la stratégie de l’entreprise :

Arbitrage, priorisation sélectivité, critères de décision, sont propres à chaque entreprise en fonction du contexte, de la stratégie…cela vous paraît évident ? dans ce cas prenez 5 minutes et lister d’un côté de votre feuille les projets menés dans votre entreprise, et de l’autre écrivez les enjeux de votre entreprise, sa stratégie

Si vous avez un doute ou si vous n’avez pas une adéquation évidente entre vos projets et vos axes stratégiques, un bon conseil, prenez le temps d’améliorer (de définir ?) votre système de gestion de portefeuille projet, ce ne sera pas du temps perdu.

 Le sens – la finalité du projet :

Etape grandement facilitée lorsque l’entreprise dispose de critères de décision clairs et objectifs ; mais quoi qu’il en soit si vous voulez mobiliser des forces vives c’est toujours mieux de le faire en leur expliquant dans quel but et comment le projet s’inscrit dans la stratégie de l’entreprise, et quels sont les enjeux.

Bien définir le périmètre du projet

Evident, mais encore faut-il le faire, …et surtout ne rien oublier. Combien de projets dérivent car il manque un élément dans sa définition : règlementation, compétences locales, matière première, ingrédients, énergie, produits chimiques, …un petit tour d’horizon s’impose.

En parallèle (cela pourra toujours servir), définir quelques règles de gestion des aléas et des changements ; mise en place d’une « réserve » budgétaire pour faire face aux imprévus (en % du projet et selon sa complexité), partage de la décision (selon son impact : dans l’équipe projet, avec le sponsor, avec le comité de pilotage, …ou cas extrême au-delà ce qui équivaut d’ailleurs à remettre en cause le projet), timing…

La gouvernance et le choix du chef de projet :

Là encore cela paraît évident, mais un projet a besoin d’un sponsor, d’un comité de pilotage (COPIL) et …d’un chef de projet.

Pas de règle établie mais ma conviction est qu’au plus tôt le chef de projet est nommé, au plus il participe à la définition du projet, et au mieux ce sera.

Chacun son rôle. A partir du moment où les règles sont claires (par exemple de quel mandat dispose le chef de projet, …) il est important de s’y tenir. Le comité de pilotage ne s’occupe pas de la gestion opérationnelle du projet :

·        Puisqu’il l’a confié à quelqu’un de compétent,

·        Puisque celui-ci va leur fournir de manière régulière un reporting clair et concis selon les critères et sous un format défini (tous les mois par exemple au cours d’une réunion de préférence et en ayant pris soin d’envoyer son rapport quelques jours à l’avance) ?

 Constituer l’équipe et Identifier les parties prenantes :

Et ne pas en oublier… l’équipe projet c’est généralement assez facile, et pas trop de problème pour rendre disponible les bonnes personnes étant donné que le projet est clairement identifié comme prioritaire dans les premières étapes (portefeuille projet et stratégie),

Les parties prenantes par contre cela mérite généralement un peu de réflexion, et mieux vaut ne pas trop en oublier, car c’est toujours plus facile d’impliquer quelqu’un au début d’un projet, …personne n’apprécie d’être informé tardivement, sollicité dans l’urgence pour un dossier dont personne ne nous a jamais parlé …Mon avis sur le sujet est qu’un minimum de communication auprès des administrations et institutionnels, des partenaires sociaux (en plus c’est légal…), de notre assureur, des clients concernés… sera toujours bénéfique.

 Identifier les risques et définir les plans d’action permettant de les minimiser :

Etape clef car des risques il y en a toujours, et notre actionnariat, nos dirigeants, nos clients, … n’aiment pas les surprises ! Un projet se réalise dans le timing, dans le budget, et avec le niveau de performance attendu.

S’il y a un risque important pour le projet, il doit être identifié en amont de la décision, et pas après…

 Identifier les facteurs de succès, les critères de réussite, et les prioriser entre eux :

Le projet sera réussi si ….

Gérer le projet :

Facile puisque le projet est clair, son périmètre, ses enjeux, ses facteurs de succès, ses risques et sa gouvernance sont connues ; vous avez choisis un chef de projet compétent et au leadership reconnu, et il dispose d’une équipe avec les compétences identifiées pour mener à bien le projet

A lui (à eux) de définir les étapes, les tâches à effectuer, les WBS, …de choisir les partenaires, les équipements, les technologies, le process, ...chacun a sa place et surtout le moins d’interférence possible,

Par contre

·        Pour le chef de projet, veillez à être le plus clair et transparent possible, expliquez les principaux choix (et pourquoi celui-ci et pas un autre), communiquez et faites partager les arbitrages et les décisions, …bref surtout ne pas s’isoler !

·        Pour les membres du COPIL, prenez le temps de lire les présentations avant les comités de pilotage, d’écouter les signaux, de poser des questions (n’oubliez pas, ce qui se conçoit bien s’énonce clairement),

Et pour tous, un point à ne pas oublier, après la définition du projet ce sont les premiers choix, les premières décisions qui sont les plus impactantes, et c’est là qu’il faut veiller à avoir les avis des parties prenantes, c’est là qu’il faut tout faire pour trouver les consensus possibles, faire partager et expliquer les arbitrages. Après, c’est plus compliqué de faire des retours en arrière, de gérer les frustrations, la courbe du deuil…

 La réception :

Encore une étape clef, elle sera facilitée si la définition du projet a été bien menée, si les choix ont été partagés,

Surtout prendre le temps nécessaire pour cette étape, gérer une réception provisoire, les réserves (bloquantes ou non bloquantes), prendre le temps de faire les choses dans un ordre qu’on aura défini au préalable et de manière exhaustive. Pour un proiet « industriel », vérifier les installations unitaires, faire les tests électriques, mécaniques, tester les programmes, tester les sécurités, former les futurs utilisateurs, …et passer en production, produit après produit, définir les paramètres de conduite, … Avant de livrer vos clients, de prononcer la réception définitive et avant la clôture du budget.

Pour ceux que le formalisme rassure n’hésitez pas à vous inspirer de ce que l’industrie pharmaceutique appelle la qualification d’une installation, des notions de QI, QO, et QP (j’oublie volontairement QC ici car vous l’avez déjà réalisé lors de la conception de vos installations) ; je dis bien vous en inspirer. Ce sont les principes qui sont importants, mais surtout ne vous perdez pas dans les détails …là encore c’est le sens des étapes qui est important.

Et encore une fois faire partager la réception aux opérationnels bien sûrs puisque ce sont eux qui pilotent maintenant, les clients, les assureurs, les institutions si vous avez des certificats à obtenir…

 Le bilan :

Une fois l’installation en fonctionnement, et pas avant, et avec le recul nécessaire. N'hésitez pas à le faire en deux étapes, une à relatif court terme (3 mois après la mise en service par exemple) et une autre à moyen terme (au minimum 1 à 2 ans après puisque c’est assez rare dans l’industrie d’avoir des projets avec des temps de retour, TRI, ROI, ou autres inférieurs, et assez rare que ce critère ne soit pas dans les critères de succès).

Important de mesurer, chacun des facteurs de succès, le coût du projet, le retour sur investissement, le délai, les rendements obtenus, ….

Ce ne sera pas le dernier projet, il est important de capitaliser au sein de l’équipe sur ce qui a fonctionné, ce qui peut être améliorer, de proposer d’écrire des standards, c’est la courbe d’expérience de votre entreprise qui se constitue et s’enrichit car c’est en faisant qu’on apprend vraiment.

Voilà, en quelques mots, quelques pistes de réflexion pour je l’espère vous aider dans vos projets respectifs, en vous invitant à chaque étape à conserver le sens de vos actions.

J’ai essayé au maximum de ne pas utiliser un jargon "technique" inutile, et je fais le pari que les quelques termes spécifiques vous sont déjà familiers, ou qu’ils ne sont pas bloquants pour la compréhension générale.

Merci de me donner votre feedback si vous êtes allés au bout de cette lecture cela m’intéresse de connaître votre avis, d’échanger sur vos expériences …j’avais envie de partager un peu de la mienne, encore une fois en toute modestie.