Bougez-vous ! La réforme de la facture électronique arrive vite. Et vous savez quoi ? C’est une bonne nouvelle pour les TPE.

Lundi 1er juillet 2024. Si vous ne l’avez pas encore fait, c’est le moment d’entourer en rouge cette date sur votre agenda. Pourquoi ?

Parce qu’à cette date débutera un bouleversement d’ampleur pour l’ensemble des entreprises françaises, et surtout pour les TPE : je veux évidemment parler de la généralisation de la facturation électronique.  

Pourquoi s’agit-il d’une excellente nouvelle pour votre entreprise ?

 Avant de répondre, rappelons quelques points clés de cette réforme à venir. Sans rentrer dans le détail technique, précisons au moins qu’elle implique deux changements d’ampleur : des formats de factures standardisés et l’obligation de les transmettre par le moyen de plateformes digitales.

Pour l’Etat, la généralisation de la facturation électronique doit permettre à la fois de renforcer la lutte contre la fraude à la TVA, de préparer le pré-remplissage de certaines déclarations fiscales, et d’améliorer la connaissance de la conjoncture économique par des remontées d’informations automatisées aux pouvoirs publics. Pour les entreprises, cela doit permettre de réduire le coût de traitement administratif et de réduire les délais de paiement. 

Alors concrètement, que signifient tous ces changements pour vous ? Reprenons ensemble les principales étapes du traitement d’une facture, qu’il s’agisse d’une facture d’achat ou d’une facture de vente.

Recevoir une facture fournisseur

Dès le 1er juillet 2024, les grandes entreprises seront tenues d’envoyer leurs factures à leurs clients professionnels sous format électronique, via des plateformes dédiées. Un enjeu essentiel pour les TPE est donc d’être capable de les récupérer dès cette date. L’obligation d’émission pour toutes les entreprises françaises, TPE/PME comprises, interviendra le 1er janvier 2026. 

Pendant 18 mois, les flux de factures électroniques cohabiteront avec les flux traditionnels (papier, pdf,...); durant cette période, la facturation électronique constituera donc un canal supplémentaire, apportant une complexité nouvelle en matière de gestion, car les TPE devront être en mesure de les récupérer à travers des plateformes ou des solutions de gestion compatibles.

Lorsque l’émission de factures électroniques sera généralisée, la gestion des factures d’achat se trouvera simplifiée étant donné que toutes les factures passeront par ces plateformes (à l’exception des opérations hors champ de la TVA ou des factures émises par des fournisseurs étrangers). L’ensemble des factures d’achat parviendront à votre entreprise par un canal unique, dans un format standard. Finie la course à la pièce manquante.

Régler vos factures ou les contester

Le fait de recevoir l’ensemble de vos factures d’achat en un point unique permettra d’optimiser leur traitement. Les solutions de gestion en ligne proposent des tableaux de bord qui vous donnent une visibilité sur votre trésorerie et sur l’ensemble de vos factures à régler et leurs échéances, pour que vous puissiez les régler en un clic au meilleur moment.

Émettre une facture de vente

L’obligation d’envoi de factures électroniques passera par l’établissement d’une facture selon un format de données structurées normé. Bientôt, lorsque votre entreprise sera tenue d’émettre des factures dans ce format (au 1er juillet 2026 pour les TPE et les PME), il ne sera donc plus possible de les générer sur Word ou Excel o PDF et de les transmettre directement, ou du moins sans passer par une étape préalable de conversion avant envoi à la plateforme retenue.

Il faudra forcément utiliser une solution spécifique, Cegid Devis Factures par exemple ;), qui produira une facture dans un format spécifique (le plus communément utilisé sera vraisemblablement le format « Factur-X »). Sans rentrer dans le détail technique de ce format, précisons que le passage à la facture électronique s’accompagne d’une obligation faite à chacun de disposer d’un lisible. Alors même qu’une facture électronique contiendra des données interprétables par une machine, un lisible sera toujours disponible, et cela quel que soit le format choisi par les acteurs, pour être compréhensible par un être humain.

La facturation électronique représente-t-elle une contrainte pour l’émetteur de la facture ? Non, bien sûr !

Premièrement, le recours à une solution de facturation dédiée permettra de sécuriser l'émission de vos factures tout en s’assurant de la conformité avec les règles fiscales. Ensuite, vous gagnerez tout simplement du temps, en automatisant la reprise d’éléments de facturation récurrents ou en programmant à l’avance l’émission de factures récurrentes par exemple.

À compter du 1er juillet 2024, les factures électroniques ne se transmettront plus par e-mail, mais par un réseau de plateformes dédiées qui serviront d’intermédiaire entre vous et votre client. En quoi est-ce une bonne nouvelle ?

Grâce à un annuaire central, partagé, et mis à jour constamment à partir des données INSEE et des informations transmises par les plateformes elles-mêmes, vous aurez la garantie que votre facture parviendra bien à son destinataire. Finie l’excuse du « je n’ai pas reçu votre facture » pour gagner du temps et ne pas payer, la réception sera tracée par le système lui-même. Si votre facture est refusée par votre client, vous récupérerez cette information directement dans votre logiciel de gestion.

Rappel des 3 excuses les plus utilisées pour justifier un retard de paiement : 1/ le paiement est en cours, 2/ je n’ai pas reçu votre facture, renvoyez-la svp, 3/ la personne qui signe les chèques est absente…

Se faire payer

La facturation électronique permettra de connecter les flux de factures et les flux bancaires à votre solution de gestion commerciale, voire de souscrire à une solution qui fait automatiquement le rapprochement entre les factures en attente et les règlements.

Mieux encore, l’intégration automatique des factures de vente permet de bénéficier d’une analyse immédiate et d’un financement rapide. Une solution que nous connaissons bien avec notre solution de financement de facture, Cegid Click & Finance. Nous utilisons le machine learning et l’intelligence artificielle pour améliorer l'algorithme et analyser le risque lié à une créance et son débiteur, afin de délivrer de manière instantanée une décision de financement, et le versement dans les 48h du montant de la facture sur le compte de l’entreprise.

Vous noterez au passage que ces fonctionnalités existent déjà, et qu’il est donc possible d’anticiper les avantages de la facturation électronique.

En résumé, la gestion de vos créances est simplifiée, les délais d’encaissement raccourcis, la traçabilité accrue et votre trésorerie s’améliore, le tout en vous permettant de dégager le temps auparavant consacré à ces tâches administratives.

Alors, prêts pour la facturation électronique ?

L’échéance du 1er juillet 2024 arrive à grand pas, et il ne vous reste que très peu de temps pour vous y conformer. C’est un enjeu stratégique pour votre entreprise, car ceux qui ne seront pas prêts à cette date seront « coupés » des canaux de transmission de factures. C’est aussi une problématique très concrète : comment récupérerez-vous votre facture de téléphone de juillet 2024 ? Sur quelle plateforme ? Avec quel outil ? La question mérite que l’on s’y penche et Cegid a les réponses.

J’espère que ces quelques lignes auront convaincu les gérants de TPE, ils ont tout à gagner à dématérialiser leurs flux de facturation au plus tôt : gain de temps, réduction des délais de paiement, sécurisation des relations commerciales...

D’autant qu’il n’est pas nécessaire d’attendre l’entrée en vigueur de ces obligations pour profiter des avantages de la dématérialisation des flux. Les éditeurs sérieux du marché ont réalisé les investissements nécessaires pour vous proposer dès aujourd’hui les avantages de la dématérialisation des flux : il n’y a aucune raison d’attendre !

Aviez-vous conscience de ces changements ? De ces échéances ? Avez-vous déjà mis en place des actions pour dématérialiser votre facturation, vos encaissements, la gestion de vos échéances ? Partageons ici nos meilleures pratiques !