Cette salle de réunion vous coûte plus cher en productivité que les cotisations salariales...

"Un salarié qui répond à ses mails pendant une réunion a le même Q.I. qu'après une nuit blanche"

Un ouvrage écrit par deux Experts du cabinet de conseil : Time, Talent, Energy Michael Mankins et Eric Garton (aux éditions Havard Business Review Press) dresse le constat de la différence de productivité entre les entreprises les plus performantes et les autres...

Le temps c'est de l'argent, surtout quand il est mal employé !

Dans leur livre, les deux experts insistent sur la nécessité de ne plus se concentrer sur la rentabilité du capital, mais d'élargir la réflexion à d'autres ressources rares que les entreprises n'évaluent pas toujours. 

Leur point de départ est de constater que le capital financier est désormais abondant et très bon marché. A l'inverse, le capital humain est plus rare et il peut faire la différence. Les entreprises qui réussissent sont celles qui innovent, ont des idées originales, que ce soit à l'échelle de l'individu ou des équipes. L'enthousiasme des uns et des autres, leur créativité devient un facteur essentiel et différenciant. Or, tout cela dépend des personnes.

Il est donc plus que temps de s'intéresser à ce qui fait que certaines entreprises sont plus productives que d'autres. Pour cela, ils ont étudié plus de 300 entreprises dans douze secteurs en voulant expliquer ce qui faisait la différence entre les 25 % les plus productives et les autres. Ils ont montré de cette façon que l'écart de productivité peut atteindre +40 % entre les unes et les autres.

Pour prendre une image très concrète, les entreprises les plus productives ont produit le jeudi à 10 heures ce que les autres mettent une semaine entière à réaliser.

Pour expliquer ces résultats, Michael Mankins et Eric Garton identifient trois facteurs qui vont faire la différence : la gestion du temps, des talents, de l'énergie.

Concentrons-nous sur le temps. Quel rôle joue-t-il ? 

Les entreprises les plus productives perdent tout simplement moins de temps que les autres. Il est important de rappeler quelques données que tout le monde n'a pas en tête.

Sur une semaine, les managers passent une journée à lire des e-mails ; et une journée et demie en réunion.

Sur les courriels, un des problèmes identifiés vient des envois avec plusieurs personnes en copie. On perd beaucoup de temps à y répondre. D’autant qu’on évalue qu’on ne devrait pas recevoir entre 40 à 50% des mails qui atterrissent dans notre boîte mail.

Sur le deuxième point, on sait qu'une réunion sur deux est jugée inefficace par les personnes qui y participent, soit parce qu'ils pensent qu'elle ne devrait pas avoir lieu, soit parce qu'ils considèrent qu'ils ne devraient pas y être.

Au fond, on mesure peu le temps qui est mobilisé de cette façon. Une entreprise organisait une réunion hebdomadaire pour faire le point sur son activité et mobilisait pour cela tous ses dirigeants. Cela représentait 7 000 heures de travail par an, a-t-on calculé. En décortiquant le processus, on a réalisé que chaque participant demandait des notes, chiffres ou rapports à ses subordonnés, si bien que par effet de ricochet, cela représentait au total 300 000 heures par an, soit le travail de 150 personnes à temps complet ! 

Je ne dis pas que toutes ces heures sont perdues, mais qu'il est rare dans les entreprises qu'on calcule vraiment le temps passé pour réfléchir ensuite à la meilleure manière de s'organiser.

Un autre calcul très intéressant a été fait. Alors que dans beaucoup d'entreprises, on contrôle les niveaux d'engagement, de dépenses, qu'il peut falloir deux autorisations pour dépenser quelques dizaines d'euros, une firme américaine a démontré qu'une réunion qu’organisait un de ses managers chaque semaine revenait à l'équivalent de 15 millions de dollars sur une année !

Personne n'aurait l'idée de lui donner une telle autorisation budgétaire, mais comme l'utilisation du temps n'est pas vraiment valorisée, personne n’y a trouvé à redire.

La réunion n'est-elle pas un mal nécessaire finalement ?

C'est un moment important mais qui doit être préparé, encadré. Elles peuvent être très contre-productives. Certains comportements perdurent parce qu'on ignore certains résultats établis. Par exemple, 20 % des participants à une réunion font autre chose que l'objet de la réunion. Cela conduit à une perte de 10 points de Q.I., ce qui fait que vous êtes dans le même état que si vous arriviez d'une nuit blanche. Les entreprises pourraient très bien veiller à ce que tout le monde reste concentré sur l'objet de la réunion. Sinon on peut entrer dans un cercle vicieux : on réunit des personnes, les gens ne sont pas vraiment là et on ne trouve pas de solutions à la fin, si bien qu'on en organise une nouvelle et ainsi de suite... A l'inverse, chez Apple, Steeve Jobs interrompait une réunion quand il constatait que le manque de préparation des participants empêchait la réflexion collective d’aller vite.

C'est un peu radical non ?

Je ne conseille pas forcément à tout le monde de suivre cet exemple, mais certaines entreprises ont déjà mis en place des standards pour les réunions : elles ne doivent pas durer plus de trente minutes ni réunir plus de sept personnes. Dans le cas contraire, l'organisateur de la réunion doit obtenir l'accord de son N+2.

Ceci dit, le problème vient parfois du comportement des dirigeants eux-mêmes. L'exemple type c'est le PDG qui réunit son équipe et fait preuve d’un tel degré d'exigence (il faut lui donner des réponses précises et argumentées à la moindre de ses demandes) que tout le monde sur-prépare les réunions et fait donc travailler tous les membres de son équipe. 

Toujours pour éviter la perte de temps, certaines entreprises ont interdit la fonction "répondre à tous" dans les boîtes mail. Elles demandent aux personnes de refaire un nouveau mail pour répondre en réfléchissant à la liste de leurs interlocuteurs.

C'est finalement assez paradoxal : présenté comme un outil de productivité, le mail est finalement la cause de contre productivité.

Oui et c'est pareil pour les réunions. Les outils pour organiser des réunions à distance en multiplient le nombre. De même, alors qu’avant il fallait appeler chacun pour monter une réunion de cinq ou six personnes voire plus, on constate aujourd’hui une prolifération des réunions avec le système des calendriers partagés, destinés à l’origine à en faciliter l’organisation pour les assistantes. C’est alors qu’on voit des outils qui permettaient à l’origine des gains de productivité se retourner contre leur fonction première.

Quels sont les autres points d'amélioration ?

Des choses très simples. On ne devrait pas organiser une réunion, sans se demander avant si elle est vraiment nécessaire, si un ou deux appels téléphoniques, ou passer une tête quand c’est possible, ne suffisent pas. De même, on devrait aussi vérifier que les personnes auxquelles on demande de venir sont vraiment les bonnes personnes. Dit comme ça, cela a l'air simple, cela signifie bien souvent qu'il y ait eu au préalable un vrai travail sur l'organisation, sur les rôles et les responsabilités de chacun. Les réunions pléthoriques avec beaucoup de cadres peuvent être le signe que l'organisation de l'entreprise n'est pas très claire. Du coup, pour se couvrir, on multiplie les intervenants.

Il y a aussi une dimension culturelle. Quand on interroge les Allemands sur la manière de travailler des Français l'inefficacité des réunions françaises ressort avec la durée des déjeuners.

Pensez-vous qu'une partie de l'efficacité des entreprises allemandes viennent d'une meilleure gestion du temps ?

Au-delà des horaires, le cadre de la réunion était clair et respecté par tous, ce qui en fluidifiait les échanges et en accélérait la prise de décision :

Les éléments qui seront discutés doivent être envoyés le vendredi avant 9h00 (afin de préserver l'équilibre vie Professionel / Vie personnel)

"La compensation de la perte de productivité lié aux réunions ne doit pas être dégradé ni empiéter sur le temps personnel du collaborateur "

en précisant ce qui est :

1. pour information

2. pour discussion

3. pour décision

avec un relevé des points clés à chaque fois.

Tout le temps passé en réunion n'est pas perdu évidemment. Ce que montre l'étude c'est que les entreprises les plus productives ont une meilleure gestion du temps. Sans pour autant tomber dans les excès d’un micro management renforcé ou d’outils pour contrôler les gens, cela serait terrible et n’est absolument pas le parti pris du livre.

C'est même tout le contraire qu'il faudrait faire. Les entreprises auraient tout intérêt à sensibiliser les gens à des règles simples (arriver à l'heure, délimiter une durée pour la réunion, un ordre du jour...) qui rendent la vie plus agréable à tout le monde.

"Si vous travaillez mieux, vous pourrez partir plus tôt"