Cinq conseils pour réussir vos entretiens individuels de fin d'année

La période des évaluations de fin d'année commence, accompagnée des rituels entretiens individuels. Donner du feedback est un acte managérial fort, encouragé par les entreprises. Pourtant, managers et collaborateurs redoutent ce moment. Les managers se demandent comment vont réagir leurs collaborateurs. Nous avons tous reçu un jour un feedback mal formulé. Le sentiment d'injustice qui en résulte, nous ne voulons pas l'infliger aux autres. En tant que manager, nous avons peur que cela mette à mal la cohésion de l'équipe ou la motivation d'untel. Les collaborateurs, eux, sont partagés en l'envie de savoir et le risque de recevoir un message négatif qui toucherait leur estime d'eux-mêmes.

Plusieurs fois dans ma pratique de coach, j'ai rencontré des managers qui repoussaient ces entretiens le plus longtemps possible ou ne les faisaient plus. J'ai aussi rencontré des managers qui se débarrassaient de cette obligation en étant le plus neutre possible. Par peur de dire des choses déplaisantes ou, à l'inverse, de féliciter et d'avoir alors à faire face à des demandes d'augmentation. Pourtant, à chaque fois qu'ils finissent par réaliser ces entretiens, ils en tirent une satisfaction personnelle et professionnelle. Satisfaction personnelle de s'être confronté à leur peur de dire les choses. Satisfaction professionnelle d'avoir construit un peu plus la relation avec leurs collaborateurs et d'avoir accompli leur devoir de manager.

L'entretien individuel est un exercice délicat auquel on est rarement bien préparé. Une ou deux sessions de coaching vous permettront de mieux maitriser ce face à face et d'arriver plus serein. Voilà quelques-unes des clés que je partage avec mes clients.

Conseil n°1: Préparez vraiment ces entretiens, ne vous en débarrassez pas!

Allez au-delà de la grille d'évaluation donnée par vos RH. Cette grille vous aide à identifier les différents points que vous souhaitez faire. Elle vous donne de précieuses indications sur ce qui est attendu du collaborateur dans son poste et sur les comportements que souhaite promouvoir l'entreprise. Mais au-delà de ces grilles, vous devez préparer le déroulé de la discussion: comment allez-vous présenter votre feedback à votre collaborateur, quelles réactions pouvez-vous anticiper et comment les accueillir? Préparer ce déroulé demande un peu de temps, mais c'est un gage de réussite de l'entretien. Pour les discussions les plus délicates, échangez aussi avec vos RH ou votre N+1. 

Conseil n°2: Réfléchissez à votre intention

Quelle est votre intention pour l'entretien que vous allez mener?
Il peut s'agir d'une intention tournée vers vous: en finir avec cette obligation imposée par les RH, vider son sac envers une personne avec qui on a du mal. Ou alors d'une intention tournée vers l'autre: le faire progresser, l'accompagner dans son développement. Ou encore d'une intention tournée vers la relation: renforcer le lien de confiance entre vous, mieux se comprendre mutuellement. Laquelle préférez-vous?
Une chose est sûre: votre collaborateur percevra cette intention et y répondra positivement ou négativement. 

Conseil n°3: Des faits, des faits, des faits!

Votre feedback doit être le plus factuel possible. Renoncez à vos jugements de valeurs, surtout s'ils sont négatifs. Subjectifs par nature, ils risquent d'heurter votre collaborateur et de rendre impossible toute discussion constructive. Vous pensez que telle personne manque de rigueur ou d'engagement: sur quels faits vous basez-vous pour le dire? Cette préparation a deux vertus. La première est de vous forcer à challenger vos propres opinions en les confrontant aux faits. La deuxième est de vous concentrer sur les réalisations et les comportements que la personne doit faire évoluer. Rappelez-vous, on peut changer la manière dont on fait les choses, mais pas qui on est.

Conseil n°4: Proposez une vision positive de l'avenir

Une fois le constat factuel réalisé, ne passez pas trop de temps à discuter de pourquoi les choses se sont passées ainsi. Tournez vous vers l'avenir: qu'attendez-vous de votre collaborateur sur l'année suivante? Proposez lui une vision positive de l'avenir. Montrez-lui ce qu'il aura à gagner en agissant sur la base de votre feedback. Offrez votre soutien. Réfléchissez ensemble à comment y arriver. Identifiez les forces sur lesquels il peut s'appuyer. Et assurez-le de votre confiance sur sa capacité à se développer. 

Conseil n°5: Échangez, discutez

 Un bon feedback est un échange constructif entre deux personnes. Sollicitez l'avis de votre collaborateur sur ce que vous lui dites. Questionnez-le. Écoutez son point de vue pour le comprendre, et non pour défendre votre position. Acceptez éventuellement vos divergences et engagez-vous ensemble dans la recherche de solutions.
En fin d'entretien, prenez du recul sur le contenu de la discussion. Vous pouvez demander à votre collaborateur comment il l'a vécu et partagez avec lui comment vous l'avez vécu. Était-ce bénéfique pour lui? Et pour vous, l'était-ce également?

Un dernier conseil: plus vous donnez régulièrement des feedbacks au cours de l'année (formels ou informels), plus ces feedbacks de fin d'année seront aisés à réaliser.

Envie de préparez vos entretiens de fin d'année avec un coach Admoveo Coaching? Contactez-nous et nous vous accompagnerons avec plaisir.