Comment créer une dynamique positive au sein d’un comité de direction

La pause estivale est une période traditionnelle pour prendre du recul et réfléchir au sujet sur lesquels nous ne nous attardons pas pendant le courant de l'année. Le moi d’août est le mois ou la majeure partie des comités de direction sont en vacances. Peut-être cette année, le fonctionnement de votre comité de direction ne vous a pas paru des plus optimum. Je vous invite donc à profiter de cette période pour identifier ce que vous pourriez éventuellement modifier….

Les entreprises performent grace à l’ensemble de leurs équipes, engagées pour réaliser une vision collective et, dans la mise en ouvre de ce dessein, la contribution de l’équipe de direction (CODIR) est forte. Les succès économiques récents les plus important ont pu être mis en oeuvre grace à des équipes de direction qui fonctionnaient très bien ensemble. Souvent, des changements malheureux au sein de celles-ci inversent la tendance. Une compétence clé du dirigeant est donc sa capacité à désigner et à « leader » son comité de direction. Une fois composé, le dirigeant doit permettre à celui-ci de partager une vision, penser système et apprendre ensemble.

Partager une vision

Le CODIR est une instance où toutes les fonctions de l’entreprise sont représentées. Toutes les activités de l’entreprise sont impliquées, du partage d’information à la prise de décision. Cependant, certains entrepreneurs et dirigeants rechignent encore à constituer un CODIR. Pourquoi ? Parce que le CODIR peut sembler à première vue réservé aux entreprises d’une taille déjà conséquente et incertain dans ses bénéfices. Ceux-ci se demandent aussi comment composer un CODIR, puis comment l’animer sans empiéter sur le temps opérationnel.

Or, un CODIR n’est pas réservé aux grandes organisations et il est plus que recommandé de l’adopter pour développer son entreprise. En effet le comité direction est le lieu privilégié pour que le dirigeant puisse partager la vision avec les cadres dirigeants.

Le langage commun n’est jamais assez « commun », c’est-à-dire réellement partagé, laissant le moins de place aux erreurs d’interprétation, surtout lorsque l’équipe est plurinationale et que l’anglais n’est pas la langue maternelle de tous. Les débats portent souvent sur des termes généraux (stratégie, transformation, performance, vision, projet, etc.) que chacun comprend à sa manière. Il n’est pas rare de voir un dirigeant assurer que « notre vision est partagée » et de constater ensuite que les membres du comité de direction expriment en fait chacun la leur. C’est donc un investissement rentable que de prendre le temps de définir une signification commune associée à ces termes et de formuler un but collectif clair : que voulons-nous accomplir en tant qu’équipe ?

Pour remédier à cela nous aidons nos client à travers un processus de co formalisation. La vision individuelle du dirigeant partagée par le collectif est alors remplacée par une vision élaborée collectivement et partagée, cela n’en a que plus de force. Le dirigeant fixe toujours le cap mais associe fortement son équipe à la formalisation.

Penser système

Une des caractéristiques d’un CODIR efficace est l’intégration permanente du système dans son ensemble dans la réflexion et la prise de décision. Chaque sujet est abordé en prenant en compte ses dimensions multiples et au final l’intérêt de l’entreprise l’emporte sur l’intérêt de telle ou telle direction. Par ailleurs les membres du comité de direction prendront l'habitude de regarder les problèmes d'un point de vue décentré afin de ne pas reproduire les même solutions qui ne marchent pas.

Pour réussir cela le dirigeant devra donner de l'importance aux caractéristiques suivantes :

Les qualités des membres du CODIR : ce n'est pas par ce qu’un directeur est brillant dans l'atteinte de ses objectifs quand il s'agit de travailler dans une direction bien identifiée et dans un périmètre restreint, qu’il sera performant comme membre d'un comité de direction. Ce mandat demande une capacité à intégrer les enjeux et contraintes du système (les autres directions, les clients, les fournisseurs, les règles….) dont il fait partie. Cela implique d'être capable de renoncer à l'atteinte de ses propres objectifs pour permettre l’atteinte de l’objectif collectif. Ainsi, le directeur commercial doit être capable d'intégrer les objectifs financiers, le directeur Supply doit être capable d’intégrer les objectifs commerciaux, le DRH doit être capable d’intégrer les contraintes opérationnelles…

La pensée décentrée : le dirigeant habitue les membres de son comité de direction à apporter, sur les sujets qui sont abordés, un point de vue non partisan, décalé, et centré sur la recherche de solutions auxquelles ne penserait peut-être pas la personne en charge du sujet. Cette position méta que peut occuper chacun des membres du comité de direction, leur permet d'identifier les composantes de fonctionnement du système sur lequel il faut agir.

Apprendre ensemble

Apprendre à travailler ensemble, tel doit être le credo des équipes. En effet, plus un comité de direction travaille comme une véritable équipe, plus la performance de l’entreprise est meilleure.

Pour « construire ensemble », on remarque qu’il faut généralement suivre quatre pratiques managériales-clés. Des pratiques utilisées par la médecine d’urgence, la sécurité intérieure ou encore les unités militaires par exemple. Dans ces domaines où l’imprévu est roi, il est nécessaire de savoir s’adapter et prendre les bonnes décisions rapidement. Pour ce faire, les équipes ont appris à répondre ensemble, en articulant leurs compétences et leurs expertises.

Communiquer: Il s’agit ici de partager un langage commun, en s’exprimant à travers un vocabulaire spécifique et en adoptant des représentations picturales ou une certaine gestuelle. Des acteurs ont donc intériorisé des standards de communications qui sont devenus automatiques pour ces derniers et qui leur ont permis de transmettre des messages clairs. Un langage partagé peut aussi être mis en place afin d’éviter les risques d’erreurs d’interprétation, de libérer un temps réservé à l’imprévu et de favoriser un ancrage collectif qui offrira une identité à l’équipe. Le dirigeant s’assurera de la capacité des membres de son équipe à parler et à écouter, il encouragera la communication entre ses dirigeants en dehors de l’instance afin de développer leur capacité à interagir et à préparer les phases de décisions en pleinière.

Être co responsable de ce qui arrive: Nous avons souvent constaté que certains dirigeants ne pouvaient s’empêcher de tenir tous les rôles d’une réunion. Cela peut générer chez les autres participants une tendance à se désengager. Il n'est pas rare dans les réunions de voir l’un des participants affairé derrière son portable ou son smartphone. Or la réunion est l’outil de base d’une équipe de direction et elles sont (très) souvent dysfonctionnelles : trop longues, ne portant pas toujours sur les véritables sujets clés, ne construisant pas collectivement des solutions, trop imprécises quant à leur fin (« Avons-nous vraiment décidé quelque chose lors de cette réunion ? Nos décisions ont-elle valeur d’engagement ? »). Nous engageons et formons nos clients à déléguer les rôles importants dans tenue des réunions afin de pouvoir prendre le recul nécessaire au leader. Les autres participants, en charge de la gestion du temps, de s'assurer que l'on ne s'écarte pas du sujet, de la prise de décision…. deviennent tous co responsables du résultat final.

S’ajuster en temps réel: Pour avancer, il est indispensable à tous les membres de l’équipe de détecter les erreurs en pleine action pour immédiatement les corriger. En effet, plus il y a d’expertises et d’expériences, plus il y a de regards. L’action n’en sera que meilleure, et la critique plus constructive. Cependant souvent, et cela est particulièrement vrai en France, l’erreur génère la critique. Accepter les erreurs et inscrire ce principe dans les règles de comportement collectif est donc un enjeu majeur. De nombreux comités de direction gagneraient en efficacité s’ils établissaient des règles de comportement claires pour leurs réunions. Ces règles élaborées et validées par tous engagent l'ensemble du comité de direction. Chacun est alors légitime pour intervenir lorsqu'elles ne sont plus respectées. Elle forment le cadre nécessaire afin de que l'équipe puisse s'ajuster en temps réel.

Créer les conditions de la confiance: Une équipe est un ensemble de personnes, c’est pourquoi il faut se connaître mutuellement pour avancer dans la même direction. Pourquoi ne pas faire connaissance dans des espaces de détente où les relations hiérarchiques s’évaporent et où les communications connaissent une tournure plus familière ? Bienvenue au « parler vrai », à l’humour et aux échanges d’expériences qui augmentent la confiance. Même si les membres du comité de direction ont des agendas surchargés, la possibilité pour eux de se retrouver lors de ces moments informels est essentielle.

Maintenir la performance d'un comité de direction : une attention permanente

Le dirigeant qui aura amené son équipe de direction à un niveau d'équipe performante ne pourra pour autant pas se reposer. En effet les conditions du succès changent en permanence et bons nombres de facteurs peuvent remettre en cause le travail réalisé.

Les équipe évoluent beaucoup et il n'est pas rare de voir la composition d'un comité de direction changer régulièrement. L'arrivée d'une nouvelle personne change l'équilibre du système est il est alors utile de considérer toute l’équipe comme une nouvelle équipe.

L’environnement évolue également en permanence et parfois, en fonction de celui-ci, il est nécessaire de modifier soit le nombre soit la composition du comité de direction. C'est changements sont des changements importants qu’il est nécessaire d’accompagner.

Même lorsque ces changements de personnes n’interviennent pas, la nature humaine implique de régulièrement recaler le mode de fonctionnement suite aux dérives que le temps ne manquera pas d'apporter à celui-ci. Nous assistons auprès de clients sur l'importance de ces réajustements réguliers.

Dans tous les cas, que vous en soyez au commencement ou à une pratique affirmée, nous vous invitons également a solliciter l’oeil neuf du tiers de confiance pour permettre de challenge votre analyse.

En vous souhaitant une belle fin d'été « Méta ».

Thierry Lambourg

Pour aller plus loin : conférence en ligne sur le sujet

• Comment créer une dynamique positive au sein d'un comité de direction ? : inscription gratuite via ce lien