Comment digitaliser un bon d’intervention ?
La digitalisation des bons d’intervention est essentielle dans un monde où l’information circule rapidement. Ce document, qu’il soit au format papier ou digital, formalise les demandes de prestation et trace leur réalisation, garantissant la traçabilité et le respect des engagements contractuels.
Découvrez nos conseils pour digitaliser vos bons d'intervention :
À quoi sert un bon d’intervention ?
Le bon d’intervention, qu'il soit au format papier ou digital, est un document essentiel pour formaliser une demande de service spécifique et tracer son exécution, en indiquant des détails tels que la date, l'heure, la zone d'intervention, les tâches réalisées, ainsi que les signatures de l'intervenant et du client. Il assure une traçabilité précise, servant à ajuster la facturation, à établir un historique des travaux, et à prouver le respect des engagements contractuels en cas de litige. De plus, il optimise la gestion opérationnelle en facilitant la communication entre les intervenants et les gestionnaires, permettant ainsi d'ajuster efficacement les plannings et les ressources.
Pourquoi digitaliser un bon d’intervention ?
Dans un environnement professionnel où l’instantanéité est de mise, le passage aux bons d’intervention digitalisés est inévitable. Quelle que soit la taille de votre entreprise ou votre secteur d’activité, la digitalisation de vos bons d’intervention papier ne sera que bénéfique :
Quelles étapes suivre pour digitaliser un bon d'intervention ?
La digitalisation des bons d’intervention nécessite une préparation soigneuse avant de se lancer. Les besoins en outils varient selon la taille de l’entreprise, le secteur d’activité et le type d’exploitation. Il est donc essentiel de suivre certaines étapes de réflexion et d'analyse pour bien préparer votre projet :
Les outils pour digitaliser un bon d'intervention
Pour digitaliser un bon d’intervention, il existe plusieurs types d’outils proposant une flexibilité plus ou moins élevée. Le choix de votre dispositif dépendra de différents facteurs, tels que le niveau de personnalisation recherché, la surface et le nombre de sites à couvrir, le nombre d’intervenants ou encore votre budget.
Les logiciels de GMAO
La GMAO est une solution numérique adaptée à divers secteurs d’activité pour digitaliser les bons d’intervention liés à l’entretien technique ou logistique. Elle permet d’intégrer des données techniques telles que l'inventaire et les protocoles de maintenance, facilitant la création, le suivi et l'archivage des bons d’intervention en temps réel depuis un smartphone ou une tablette, généralement avec un accès aux plans des sites clients.
Les ERP ou systèmes de gestion intégrés
Les ERP sont des logiciels qui centralisent et gèrent divers processus administratifs et opérationnels au sein d'un système unique, intégrant les bons d'intervention dans une suite logicielle complète. Cela facilite le transfert d'informations entre les entités, élimine les doubles saisies et offre une vision consolidée des activités. Bien qu'ils comprennent des modules pour des fonctions variées comme les ressources humaines, la comptabilité et la gestion des stocks, leur mise en place peu être complexe.
Les logiciels de gestion des interventions
Ces outils permettent de créer divers types de bons d'intervention digitalisés et assurent une gestion centralisée des prestations de A à Z, englobant la gestion des présences, le suivi des tâches, l'analyse des bons et le reporting. Adaptables à tout niveau de complexité, ces logiciels permettent de personnaliser les documents avec des logos et des informations spécifiques à chaque client ou site d'intervention.
Les applications mobiles opérationnelles
Ces applications permettent aux agents de créer, remplir, signer et envoyer des bons d’intervention, quel que soit leur emplacement. Grâce à des fonctionnalités de localisation par QR Code ou NFC, ils accèdent à des bons personnalisés en fonction du site client, du type d'entretien et des spécificités réglementaires. Les données collectées sont automatiquement transmises aux contacts appropriés.
MoveWORK Flow : la plateforme qui digitalise et automatise vos bons d'intervention
MoveWORK Flow est une plateforme innovante qui va au-delà de la simple gestion des bons d’intervention en automatisant toutes les actions qui en découlent. Elle offre des fonctionnalités de création et de centralisation des bons, tout en automatisant les prestations futures et les actions correctives en fonction des situations identifiées.
Grâce à son système intelligent, MoveWORK Flow corrèle automatiquement les données pour planifier proactivement les interventions. L'analyse des bons est également automatisée, permettant une orchestration anticipative des tâches. Avec l'aide de l'automatisation et de l'IA, la plateforme détecte les anomalies avant qu'elles ne deviennent des problèmes majeurs, tout en adaptant les interventions aux priorités des clients et aux engagements de qualité.
En somme, MoveWORK Flow optimise et automatise les processus, offrant un gain de temps significatif et une satisfaction client améliorée.
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