Comment digitaliser une fiche causerie sécurité ?
Pour maîtriser les risques sur l’environnement de travail, les causeries sécurité sont des échanges ludiques qui sensibilisent parfaitement les employés.
Néanmoins, comment centraliser, documenter et analyser les discussions émises ?
La fiche causerie sécurité est le moyen le plus efficace, mais, le papier a parfois ses limites. Pour y remédier, MoveWORK vous donne tous ses conseils pour digitaliser vos fiches causerie sécurité.
Qu'est-ce qu'une fiche causerie sécurité ?
La fiche causerie sécurité est un guide structuré qui permet d’animer les causeries sécurité et de répertorier les données collectées lors de ces échanges. Ce document, souvent élaboré par les responsables QSE ou RH, contient des informations clés et des directives sur le sujet évoqué durant la causerie.
La fiche causerie sécurité se compose généralement de plusieurs sections :
La fiche causerie sécurité standardise les discussions sur la sécurité, structurant les sujets et fournissant un support écrit. Elle renforce la conscience des risques, réduit les accidents de travail, minimise les interruptions, et améliore la satisfaction des parties prenantes. Essentielle pour prouver la conformité, elle documente les actions correctives et démontre l'engagement de l'entreprise lors d'audits ou de certifications.
Pourquoi digitaliser la fiche causerie sécurité ?
Bien que très répandue, la fiche causerie sécurité au format papier présente certaines limites. En effet, le stockage et la gestion des documents papier peuvent vite devenir encombrants, coûteux et manquer de fiabilité. en effet, le papier ne permet malheureusement pas d’obtenir une traçabilité des actions et d’actualiser les données en temps réel.
Les limites de la gestion manuelle
La fiche causerie sécurité papier présente plusieurs inconvénients : sa nature statique complique la mise à jour des informations, entraînant souvent la diffusion de données obsolètes.
De plus, la gestion logistique des fiches engendre des coûts élevés liés aux consommables, au stockage, et à la main-d'œuvre.
Enfin, en termes de traçabilité, ces documents sont moins fiables, car ils peuvent facilement être perdus ou endommagés, rendant le suivi moins précis.
Les avantages de la digitalisation
Aujourd’hui l’instantanéité est la norme et grâce à la digitalisation des fiches causerie sécurité, les organisations obtiennent une accessibilité rapide aux informations opérationnelles. Alors, pourquoi digitaliser ?
Les étapes pour digitaliser la fiche causerie sécurité
1/ Réalisation d'un audit des pratiques actuelles : Cet audit permettra d’identifier les lacunes des systèmes en place, d’identifier des objectifs atteignables, de comprendre les besoins techniques et opérationnels des différents départements et d’évaluer les efforts nécessaires à la digitalisation.
2/ Choix d'une plateforme digitale adaptée pour dématérialiser vos parcours d’intervention et vos documents : Le niveau de spécificités de votre secteur d’activité et la complexité de votre structure détermineront la flexibilité et la personnalisation que doit offrir votre dispositif.
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3/ Analyse de l'accessibilité du logiciel sur les différents appareils et son intéropérabilité avec vos systèmes existants : Voulez-vous équiper vos agents avec des terminaux mobiles pré-configurés ? La plateforme est-elle compatible avec votre ERP de planification ? Peut-on migrer les contenus existants ? Où sont hébergées les données de mon entreprise ? Tous ces éléments doivent être pris en compte pour la sélection d’un outil adapté.
4/ Déploiement de la solution : Pour maximiser vos chances de réussite, vérifiez bien que le fournisseur vous propose un accompagnement sur-mesure. Soutien technique, installation du parc matériel, SAV, support client… Tous ces aspects sont à prendre en considération pour le succès du projet. De plus pour garantir une adoption élévée, vos employés doivent être formés non seulement sur l’utilisation technique de la plateforme, mais aussi sur les nouvelles pratiques et procédures qui l’accompagnent.
Les outils pour digitaliser une fiche causerie sécurité
Collecter, centraliser, analyser… Digitaliser vos fiches causerie sécurité vous demandera d’investir dans un certain nombre de dispositifs. Qu’il s’agisse d’une solution tout-en-un ou d’outils séparés, vous aurez besoin de plusieurs technologies pour cartographier votre exploitation avec précision.
Les équipements de captation
Afin d’alimenter vos causeries sécurité, vous avez besoin de données. Pour ce faire, vous devez déployer différents types d’équipements de captation sur votre exploitation :
Les applications mobiles pour agents
L'intégration des agents via des applications mobiles dans la digitalisation des fiches de causerie sécurité améliore la santé et la sécurité au travail. Des outils comme myMissions permettent de signaler des incidents en temps réel, d'identifier les risques, et de centraliser les signalements. Ils facilitent également la vérification des protocoles et le suivi des tâches, avec des données synchronisées pour les réunions quotidiennes.
Les applications mobiles pour encadrants
Les applications mobiles comme myDecisions facilitent les audits et contrôles qualité sur le terrain en permettant de vérifier la conformité, remonter des non-conformités, capturer des signatures et générer des rapports instantanément. Les données synchronisées assurent une traçabilité précise, avec des alertes en temps réel pour une intervention rapide en cas d'incident. Toutes les décisions et alertes sont intégrées aux fiches de causerie sécurité.
La plateforme de pilotage MoveWORK Flow
MoveWORK Flow est une plateforme modulaire et intégrée qui centralise et analyse les données collectées via divers équipements et applications mobiles. Elle génère des rapports détaillés et des tableaux de bord interactifs en temps réel, permettant une visualisation claire des KPI, la détection de tendances et l'anticipation des problèmes.
Cette approche data-driven soutient une gestion proactive des risques en fournissant des informations concrètes pour les causeries sécurité, facilitant la prise de décisions agiles et l'amélioration continue des pratiques de sécurité sur le terrain.
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