Comment faire de l'onboarding une belle expérience, profitable à la fois à l'entreprise et aux collaborateurs ?

« Je n’ai pas eu d’onboarding quand j’ai intégré mon entreprise ».

Nous discutions expérience collaborateur en entreprise avec un ami il y a quelques semaines, et c’est ce qu’il m’a dit soudain. Il ne parlait pas de tout ce que l’entreprise peut fournir comme formations aux nouveaux arrivants pour être opérationnels le plus rapidement possible. Il parlait de sa propre inclusion au sein de l’entreprise et de son équipe.

L’intégration de nouveaux collaborateurs est souvent réduite à sa partie administrative : lui fournir son pc et ses accès, répondre à ses éventuelles questions sur la mutuelle, lui donner un planning de formation sur plusieurs semaines et s’assurer qu’il les fait bien. Car du point de vue de l’entreprise, le but est de rentabiliser le plus rapidement possible le « coût » d’acquisition de ce nouveau collaborateur. Dans les fonctions commerciales notamment, il faut qu’il puisse rapidement générer du chiffre d’affaires. Bien sûr le nouveau collaborateur va être présenté à son équipe et aux personnes avec qui il pourra être amené à travailler. Cependant, comment s’assurer que la « greffe » se passe bien ? Comment lui donner un sentiment d’appartenance et lui donner envie de rester ?

L’arrivée d’un nouveau collaborateur dans une entreprise est une période de changement :

- pour le nouveau collaborateur, qui vient d’une autre entreprise ou d’un autre service au sein de la même entreprise

- pour l’équipe en place, qui voit arriver une nouvelle personnalité pouvant modifier la dynamique existante

C’est donc une période cruciale pour l’entreprise. 45% des démissions interviennent la première année et 80% des nouveaux arrivants décident s’ils vont rester dans l’entreprise pendant leurs six premiers mois selon Workelo (chiffres 2019), 74% de taux de rétention des nouveaux arrivants à 6 mois, et 71% à 12 mois d’après la dernière étude myRhline/Docebo (chiffres 2023). Selon les études, les chiffres peuvent varier mais la tendance est là.

Que peuvent donc faire les entreprises pour se démarquer et fournir non pas juste un bon onboarding mais une expérience inoubliable pour leurs collaborateurs ?

La clé est peut-être dans le côté humain de cette phase. Tout d’abord, le préboarding est important, cette période entre la signature du contrat par le candidat et son arrivée effective dans l’entreprise. Plusieurs semaines/mois peuvent passer et il est important de conserver le lien. Il peut être intéressant de personnaliser cette période. Certains voudront avoir un contact « physique » avec leur futur manager, leurs futurs collègues, d’autres préféreront peut-être un contact par le biais d’emails ou newsletters. Il peut être pertinent de fournir au futur collaborateur des éléments sur la stratégie de l’entreprise, ses valeurs, sa culture, afin qu’il puisse s’en imprégner en amont. Quelle que soit la forme choisie, le but est de garder le lien, d’engager le nouveau collaborateur en amont, de le rassurer en lui présentant des personnes de son équipe. Cela limite également le risque que la personne décide finalement de ne pas se présenter le premier jour.

Le premier jour est également crucial. En-dehors des fondamentaux logistiques, il est important que le nouveau collaborateur soit accueilli, présenté aux autres et qu’il sache quoi faire lors de cette première journée et des premières semaines dans l’entreprise. Il est donc essentiel de bien déterminer les rôles de chacun (RH, manager, parrain, autre) : qui accueille, qui communique, qui s’assure que tout se passe bien ?

La période d’intégration doit être vue comme une découverte à deux sens : le collaborateur de l’entreprise, et l’entreprise du collaborateur. Il est donc important de recueillir régulièrement le feedback du collaborateur et ses attentes. Un œil neuf permet d’améliorer les process en place. Il est également important de personnaliser au maximum cette période. Toutes les fonctions n’auront pas les mêmes contenus de formation, et selon le niveau d’expérience de chacun au sein d’une même fonction, les attentes et les connaissances seront disparates. Donner la possibilité au collaborateur d’avancer à son rythme peut également être une bonne pratique.

Le rôle des RH et des managers est donc très important dans cette phase d’intégration, pour écouter le collaborateur, comprendre ses besoins et ses attentes, et personnaliser son expérience. Organiser une cadence d’écoute me semble une bonne pratique, par exemple :

- réunions hebdomadaires avec le manager

- sondages hebdomadaires auprès du collaborateur à propos de son intégration

- réunions bi-mensuelles avec les RH et/ou le manager pour adapter le contenu d’intégration en fonction des feedbacks du collaborateur

Si je devais résumer cette phase d’intégration, voici ce qu’elle devrait pour moi contenir pour s’assurer de la meilleure expérience possible pour le nouvel arrivant :

- création d’un environnement de confiance

- communication et écoute autour des attentes et des besoins du collaborateur

- connaissance du collaborateur pour personnaliser les interactions, même avant son arrivée dans l’entreprise

- recherche proactive de feedback et adaptation du process d’intégration si besoin

- création d’engagement

La plupart des entreprises investissent dans la montée en compétences de leurs nouveaux collaborateurs. Pour se démarquer, il faut donc rendre cette expérience la plus personnalisée possible afin d'engager le collaborateur, ce qui contribuera à sa performance et, in fine, au succès global de l'entreprise.

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