Comment gérer les RPS en cette période de crise ?

Nos vies et nos activités ont été fortement perturbées par l'épidémie de coronavirus. L'impact de ces perturbations s'étend parfois à notre moral et à notre capacité à gérer notre stress. C'est vrai également pour nos équipes, que nous devons souvent piloter à distance. Alors, quels impacts, quels points d'attention, quels leviers ? Que pouvons-nous faire, en tant que manager pour gérer les RPS en cette période inédite ?

La pandémie, source de stress supplémentaire :

Nous avons des réactions inégales par rapport à la menace que représente la propagation du virus. Certains personnes peuvent avoir peur pour leurs proches, pour eux-mêmes, pour l'avenir ; parfois, pour une combinaison des trois.

Souvenons-nous tout d'abord que la peur n'est pas rationnelle ; tenter de l'apaiser par des arguments et démonstrations ne donne pas de résultat.

En tant que manager, nous pouvons :

·      Sentir cette peur à travers les questions de nos équipes lorsque :

o  Les questions se font nombreuses ou très fréquentes

o  Elles semblent moins rationnelles

o  Elles semblent tomber à côté de l'essentiel

·      Reconnaître cette peur à travers des discussions avec nos équipes :

o  C'est une période anxiogène, nous pouvons l'admettre et en échanger en équipe

o  "Je constate que vous avez beaucoup de questions, certaines traduisent une certaine anxiété, quels sont les éléments qui vous inquiètent le plus et quelle aide puis-je vous apporter ?"

·      Donner une vision long terme aux missions de chacun :

o  En cette période, nos activités se sont tout d'abord recentrées sur le très court terme, le critique. Il est nécessaire d'adapter sa communication : elle devient ciblée et rapprochée en temps de crise. Avec l'adaptation à la crise, les communications vont s'espacer, il est important de le dire pour éviter que cette distanciation ne génère elle aussi de l'angoisse.

o  Nous avons souvent perdu la notion de moyen terme, il faut l'accepter, et l'admettre en le partageant avec les équipes.

o  En revanche, en nous recentrant sur le très court terme, nous assurons généralement la pérennité des entreprises, donc le long terme. Il reste du ressort du manager de donner cette vision en montrant que des décisions sont prises pour garantir les emplois.

o  Le fait de se projeter plus loin que la reprise d'activité normale, dans la continuité d'un projet client, projet interne ou d'un projet professionnel aide à reprendre de la hauteur et de l'énergie

La désorganisation liée à la crise génère du stress et parfois une charge supplémentaire significative.

Nous subissons en effet une désorganisation :

·      De notre propre travail

·      Du travail de l'équipe

·      De l'entreprise en général (avec interruption de certains services, de certaines instances, et donc perte de certains repères)

·      De notre vie personnelle

Dans ces circonstances, il est important :

·      D'apporter un support à l'équipe en :

o  Reconnaissant cette désorganisation dans un premier temps

o  Répondant aux questions générées par les interruptions de services / instances / recentrages de priorités

o  Cherchant à comprendre ce qui impacte le plus chaque membre de l'équipe : quelles sont ses pertes de repères principales, ses frustrations et en apportant une aide lorsque c'est pertinent

o  Apportant une aide pour rétablir certaines interfaces lorsqu'elles sont mises à mal par le télétravail ou le recentrage des priorités

·      De rétablir un cadre en :

o  Mettant en place les nouveaux modes de fonctionnement

o  S'assurant pour chacun, tout en préservant le niveau d'autonomie adéquat, qu'il n'a ni une charge excessive, ni une sous-charge trop importante

o  S'assurant que l'organisation mise en place prend en compte les contraintes personnelles de chacun et en veillant à ne pas déborder sur le temps personnel.

Les situations personnelles de chacun peuvent générer des contraintes / problématiques spécifiques dans ce contexte.

Certains peuvent avoir à gérer, en plus des problématiques listées ci-dessus :

·      Leur propre isolement (personnes seules, …)

·      Des situations familiales complexes (parent isolé, instance de séparation, difficultés relationnelles)

·      Des personnes sensibles dans leur entourage

·      Une absence momentanée du conjoint (professions de santé, services publics, …)

·      Une impossibilité de mettre en œuvre leurs stratégies habituelles de gestion du stress (sport, loisirs, …)

Si les situations individuelles ne sont pas toujours exposées de façon spontanée et ouvertement avec le manager, il reste possible d'agir en :

·      Ouvrant la discussion en individuel ou en équipe : comment vivez-vous ce confinement jusqu'à présent ? Qu'est-ce qui est le plus dur pour vous ? Comment vous adaptez-vous aux contraintes ?

·      Maintenant des contacts réguliers avec l'équipe : en individuel comme en collectif et pas seulement à l'écrit !

·      Créant des espaces ou moments d'échange alternatifs - le travail est un lien social important et pour certains, il est le seul lien social

·      Rappelant les relais et aides qui existent pour chaque situation spécifique - au sein de l'entreprise / en dehors de l'entreprise

·      Alertant le service médical / les ressources humaines si on a une inquiétude particulière / un doute sur l'état moral d'une personne.

Enfin, notre rôle de leader est maintenu et prend tout son sens en situation de crise.

Nous devons veiller à :

·      Donner le sens de la mission de l'équipe et de chaque membre de l'équipe --> pour que la mission garde son sens lorsque l'activité est arrêtée totalement ou partiellement, il devient primordial d'expliquer pourquoi on stoppe ou on reporte et dans quelles conditions le redémarrage sera possible

·      Respecter une équité de traitement (et non pas forcément une égalité à tout prix) : les situations personnelles peuvent parfaitement être prises en compte et les consignes adaptées à la situation de chacun, à partir du moment où cela reste expliqué à tous (en respectant la confidentialité)

·      Maintenir le cadre en l'adaptant : dans un contexte très contraint, il convient d'alléger certaines contraintes, en concertation avec celles et ceux qui en sont porteurs / porteuses.

·      Préparer l'avenir / la reprise : certaines activités sont ralenties, c'est le moment de prendre du recul et de préparer l'avenir pour une reprise "propre" et efficace !