Comment installer un ERP ? Facile...

ERP. Ces trois lettres terrorisent n’importe quel chef de projet ou directeur passé par cette étape. Pour un employé qui devra l’utiliser, c’est au mieux un froid dédain, au pire une opposition obstinée…

Et pourtant… Pourtant le choix et le déploiement ne devraient pas être si difficiles. Permettez-moi de définir ici dix règles (un compte rond) qui viennent directement de mon expérience. Je suis très intéressé par votre feedback et vos commentaires.

1.      Réunir une équipe de projet : choisir les experts dans chaque fonction. Prévoir de dégager un quart de leur temps sur le projet.

2.      Trouver et nommer un chef de projet unique qui sera déchargé de TOUTE tâche productive autre. Qualités : empathie, patience, expérience préalable, vision long-terme, capacité à arbitrer (un décideur mis en pouvoir de décider)

3.      Rédiger un cahier des charges. La première page est la plus importante : quel bénéfice attendu en terme de système d’information ? Quelles décisions concernant les outils existants, c’est-à-dire combien de temps avant leur mise à mort programmée et selon quel planning ? Quelles passerelles entre les systèmes survivants et l’ERP ? Quel niveau de douleur l’organisation est-elle prête à accepter et combien de temps (= quels modules sont prioritaires) ? Quelles caractéristiques indispensables pour l’ERP ? Ne JAMAIS transiger sur ce dernier point, chaque écart coûte au minimum 10% du total en plus… Une fois le « buy-in » du Codir obtenu sur cette feuille de route, laisser l’équipe travailler

4.      Procéder à l’appel d’offres en posant à chaque éditeur les trois questions suivantes :

a.      Sur la base du cahier des charges, quel coût et quel délai ? Multiplier les coûts par 1,5 et les délais par 2. Si le résultat est acceptable, passer à la question 2

b.      Quelle équipe dédiée ? Rencontrer les responsables pour chaque module fonctionnel. S’assurer qu’ils connaissent – mieux encore : comprennent – votre business

c.      Quelles réponses aux caractéristiques indispensables ? Toute réponse négative doit éliminer l’éditeur – il y en a suffisamment sur le marché

5.      Visiter trois sites clients. Au moins. Peu importe s’ils font votre métier, au contraire : les idées neuves, c’est en dehors de la boîte. Un membre du Codir doit accompagner chaque visite

6.      Mettre en place une architecture de test qui sera régulièrement remplacée par la version de production une fois le go-live lancé. Tester TOUS les modules dans cette version de test au fur et à mesure de leur dispo – ne pas accepter : « plus tard… ». Il n’y a pas de marche arrière dans la boîte de vitesses d’un ERP

7.      Tester les vitesses de réaction du système dans la configuration réseau envisagée. Dans la société la plus éloignée géographiquement et avec le « tuyau » le plus petit. Vous devez gagner l’adhésion des utilisateurs, rien de pire qu’un « système qui rame »…

8.      Avant tout paramétrage, casser – intégralement – l’architecture analytique et comptable existante. Vous n’aurez pas d’autre occasion de « réaligner les planètes » avant longtemps. Utilisez votre meilleur spécialiste du sujet et décortiquez ce que cela signifie en terme de structure des données, et surtout en terme de « capture » des données : si les cases et les champs à renseigner n’existent pas, vous n’aurez pas l’info. Cet exercice sera l’épine dorsale de tout le projet ERP. Ne le sous-estimez pas. En la matière, le mieux est l’ennemi du bien. Dessinez un flux d’infos avec les experts de chaque fonction (cf. étape 1) pour bien s’assurer que la granularité et la structure voulues seront disponibles. Et demandez aux personnes en charge de la saisie combien de temps il faut pour une transaction standard, cela évitera d’avoir à embaucher une armée… L’utilisateur/trice est LE facteur clé de succès

9.      Listez toutes les bases de données à reprendre : codes produits, libellés, unités, prix unitaire, infos de colisage/de stockage/de consommation… Prenez des « petites mains » pour la saisie, sous la supervision de chaque expert concerné. Le génie est dans les détails : ne laissez rien de côté et traitez les exceptions dès qu’elles surgissent, ne laissez pas les nœuds s’accumuler, un ERP en produit de manière exponentielle s’il est livré à lui-même

10.  Tournez la clé de la compta en premier, c’est ce qui est le plus facile. Le DAF sera certainement très énervé de voir les rustines nécessaires pour obtenir des chiffres : export Excel des anciens systèmes, moulinette d’intégration, corrections/ajustements reporting… Etant donné – habituellement - son pouvoir de faire avancer les choses, le reste du projet devrait accélérer

11.  Pour le compte rond… Trouvez et testez dès le début un système de reporting/visualisation des données (intégré ou non) à l’ERP ; essayez de produire les tableaux/graphes/courbes/rapports que vous voulez mettre en place et remontez à la source pour ajuster/raffiner/ajouter ce qui manque

Bonne route...