Deux causes de non-conformité aux règles de licences logiciels dans les entreprises

Cela fait maintenant 5 ans que je suis consultant en Software Asset Management (SAM). Pendant ces 5 années passées chez un revendeur, puis dans des sociétés de consulting, à accompagner un certain nombre d'entreprises allant de la plus petite avec 10 postes à la plus grosse avec 60 000 postes, je me suis aperçu que les problèmes de conformité qu'elles rencontraient, étaient dues aux mêmes raisons. J'avais donc besoin de vous en partager deux, par le biais de cet article.

Les achats, ce mystère "maitrisé"

Commençons tout d'abord par celle que l'on pourrait qualifier comme étant la plus orientée "processus". En effet, lorsque j'arrive chez mes clients, j'ai souvent la même question qui m'arrive très rapidement en tête lors des rendez-vous de qualification de projet :

"Avez-vous un moyen fiable et exhaustif pour me fournir l'intégralité de vos contrats en cours ainsi que les preuves d'achat de vos licences ?"

C'est souvent à ce moment précis que mes interlocuteurs se regardent tous dans le blanc des yeux pendant quelques secondes, minutes, avant de me répondre sur un ton hésitant:

"Oui, enfin, plus ou moins..."

Je prends à ce moment conscience que ma mission sera certainement dans un premier temps de jouer les spéléologues dans les archives ou d'aider quelques jours de plus les acheteurs à collecter l'ensemble de ces données. Ceci aura donc pour effet direct, une augmentation du coût de ma mission chez le client.

A côté de cela, j'ai eu parfois certaines discussions avec des consultants, des personnes des cellules de conformité des éditeurs et j'ai eu très souvent l'impression que leur focus et donc indirectement celui des clients, portait bien plus souvent sur les inventaires, la collecte des installations plus particulièrement.

Pour moi, c'est un faux problème car dans quasiment 90% des cas, il existe déjà chez ces clients un outil qui permet d'obtenir des données d'inventaire logiciel. Alors oui c'est vrai, les données peuvent parfois faire faire des cauchemars à qui doit les traiter mais une chose est sûre, elles existent ! Pourquoi vouloir imaginer tout de suite autre chose que de les exploiter pour travailler sur la conformité ?

Mais revenons plutôt à notre problématique d'achat et je vous dirais simplement que si vous souhaitez être le plus apte à régler vos problèmes de conformité, commencez par un chantier sur les achats. Évidemment, il faudra certainement plus tard réfléchir aussi à l'amélioration de la qualité des données de l'inventaire technique mais vraiment j'insiste, faites passer ce point après la maitrise de vos achats.

Pour justifier ma démarche, je vais vous donner un exemple simple et qui parle de lui-même.

Comment arriveriez-vous à compter les licences dont vous avez besoin pour votre SQL Server hébergé sur un cluster VMware, si vous ne savez-pas si la licence a été acquise avec ou sans Software Assurance (SA) ?

Oui, vous pouvez évidemment compter deux fois. Une fois avec les règles sans SA puis une seconde fois avec la SA... Mais si vous aviez déjà eu l'information d'achat, n'auriez-vous pas été plus efficace ? J'en suis personnellement convaincu !

Le "mode projet" ou le début du gaspillage logiciel

Continuons sur le second axe de travail sur la conformité : le "mode projet" ! Si, si, vous voyez très bien de quoi je veux parler. Il s'agit de ce mode qui consiste à acheter les licences qui correspondent au nouveau projet que vous souhaitez mettre en place au sein de votre entreprise.

Cependant, comme vous n'avez pas (encore) de cellule spécialisée en SAM, vous allez certainement demander à vos architectes de vous aider à traiter ce sujet. Malheureusement comme ils n'ont pas spécialement les connaissances requises en matière de licensing, ils vous préconiseront peut-être, de racheter une licence pour la base de données de la solution. Et tant qu'à faire, car vos acheteurs n'en sont plus vraiment sûrs (ils n'ont pas encore réglé leur problème d'archivage des preuves d'achats...), vous allez, sur leur recommandation, inclure l'achat de nouvelles licences Office pour utiliser votre nouvelle solution.

Et c'est à ce moment que vous allez basculer dans ce que l'on appelle vulgairement, le "sur-licensing", ce mot barbare signifiant que vous avez acquis plus de licences que n'auriez dû.

Ce fameux mode de fonctionnement ou plutôt de déploiement de nouvelles solutions IT, projet après projet, est celui qui génère le plus cette situation. Vous vous retrouvez à faire comme ce que vous faite avec une assurance. Vous payez, pour "être sûr que"... Mais vous payez surtout pour être sûr de gaspiller votre argent et c'est pourtant bien là qu'est l'action d'une cellule SAM, non ? Celle-ci doit vous permettre de ne plus voir vos budgets disparaître sous le poids des licences et je dirais même plus, de vous faire économiser de l'argent pour porter des projets plus ambitieux encore ! C'est l'essence même de cette activité pour moi.

Alors pensez maintenant à ce que je viens de vous décrire et rappelez-vous de ces moments où vous vous êtes dit :

" Mieux vaut trop que pas assez ! "

Impliquez le SAM dans vos projets IT, même si sa valeur ajoutée n'est pas toujours évidente au premier abord pour vous, mais vous verrez que vous allez forcément y trouver votre intérêt.

Ne voyez cependant pas cet article comme une critique des processus, outils ou moyens que vous auriez pu mettre en œuvre dans votre entreprise car ce sont des situations que j'ai rencontré malheureusement maintes et maintes fois. Vous avez fait ces choix par manque d'information sur les règles de licence, sur les programmes d'achats et les contrats des éditeurs ou bien simplement car vous n'aviez pas pris conscience du risque.

Cette prise de conscience de l’intérêt du SAM en France n'en est encore qu'à ses débuts, je trouve et c'est malheureux. Mais vous allez désormais être en avance sur votre voisin, vos concurrents car vous aurez su anticiper au moins deux situations de mise en non-conformité.

J'aurais voulu vous parler d'encore bien des choses mais elles feront certainement l'objet d'autres articles que j'aurai encore le plaisir de rédiger concernant mon sujet de prédilection.

Alors, merci d'avoir pris le temps de lire ce billet et j'espère que vous serez nombreux à commenter et partager avec moi votre vision du SAM.