Domptez votre boîte mail !

Mettez-vous au régime sans mails !

Un français passe en moyenne 99 jours par an sur sa boîte mail (pro et perso confondues).

Selon une étude datant de 2015, un salarié reçoit en moyenne 88 mails par jour et en envoie 34. Au regard de l'augmentation des flux de communications qui doublent tous les 3 ans, nous pouvons estimer que ce chiffre est désormais obsolète.

27 % d'entre eux ne sont jamais lus

54 % des réponses par email sont envoyées en moins d'une heure

75 % des collaborateurs n'ont paramétré aucune règle de tri automatique

23 % des emails sont envoyés les matins, soirs et week-ends, en dehors des horaires dits « normaux »

Lorsque nous ouvrons notre boîte mail, nous recevons l'équivalent d'une centaine de courriers, messages, alertes, publicités… Ce déluge de données représente une masse phénoménale d’informations à traiter.

Cela concoure à notre surcharge informationnelle. Il est amplifié par la manière dont nous utilisons notre boîte mail.

Une boîte mail remplie est comme un bureau surchargé. C'est une source de stress et d'anxiété. C'est aussi une invitation au multitasking !

Une boîte de réception entièrement vide permet d'alléger son cerveau de cette surcharge informationnelle.

Oui, une boîte de réception vide, c’est possible ! Lorsque l’on sait trier, prioriser, hiérarchiser et surtout supprimer.

Cela implique de repenser, et de réorganiser sa messagerie, mais également sa manière de gérer ses mails.

Lorsque les flux de communication ne sont pas triés, gérés, organisés, et surtout allégés, tout le monde communique avec tout le monde, tout le monde répond à tout le monde, et sans limites…

Sans limites de taille… Nous avons tendance à vouloir en dire toujours plus, et nous diluons l'information. Trop d'information tue l'information.

D’autre part, l’instantanéité des mails et les flux de données sont de véritables sources de stress numérique, que la sensation de temps perdu à les gérer en continu ne fait qu’accroître. Sachant que la gestion des mails mobilise 30 % d’une journée de travail et qu’une boîte mail remplie est source de surcharges informationnelle et émotionnelle, il est indispensable d’alléger son cerveau de ce fardeau.

La méthode Z.E.N. propose un ensemble de règles à cet effet. Les principes de cette méthode :

Z comme Zéro mail

Une boîte de réception vide revêtant une forme de « liberté mentale », il est nécessaire de repenser l’organisation de sa boîte mail en créant 3 nouveaux dossiers personnalisés :

1. Zen Box : elle accueille tous les mails lus à conserver.
2. Todo Box : on y met les mails nécessitant un suivi ou une action, en lien avec sa liste de tâches et son agenda (1 action = 1 tâche planifiée).
3. Stop Box : on y place les mails ne nécessitant aucune action, à traiter plus tard.

E comme Efficacité

• Planifiez trois plages horaires dans votre journée pour traiter tous vos mails.
• "La messagerie s’apparente à une boîte aux lettres traditionnelle. Lorsque vous récupérez votre courrier, est-ce que vous laissez la moitié de ce que le facteur a glissé dans la boîte aux lettres, en vous disant « Je récupérai le reste plus tard » ?"
• Chaque e-mail reçu est une invitation à prendre une décision.

> est-ce que je le supprime ?

> est-ce que je le conserve ?

> est-ce qu'il nécessite une réponse ?

> est-ce que je dois le conserver pour un suivi éventuel ?

• Ce que vous pouvez traiter en moins de 2 mn, faites-le tout de suite.
• Placez-le dans la Zenbox, ou supprimez-le.
• Si le mail n'est pas important et ne nécessite aucune action, placez-le dans la Stop Box, ou supprimez-le.
• Si vous estimez que le traitement du mail va prendre du temps, planifiez dans votre agenda le temps dédié à ce mail et placez-le dans la Todobox.
• Planifier le traitement des mails de la To do Box.
• Limiter : les réponses à 5 phrases maximum, les pièces jointes (en privilégiant le Cloud), les conversations par mail au profit de l’échange verbal, le nombre de destinataires, en évitant la fonction « répondre à tous ».
• Arrêter de répondre dans les 5 min.

N comme Nettoyage

• Réduire le nombre de sous-dossiers s’ils sont indispensables à notre activité.
• Supprimer tout ce qui peut l’être.
• Archiver les mails traités.
• Se désabonner des newsletters.

Une astuce 

Ne gardez dans votre boîte qu'un seul mail que vous vous enverrez à vous-même et contenant les règles de la méthode Z.E.N.

Quelques règles pour des interactions mails plus sereines et plus efficaces

Lors de l’envoi d’un mail…

• A » est le destinataire pour action. « Cc » pour information
• Le champ « objet » clair et informatif
• Allez à l’essentiel
• Précisez les délais de réponse
• Ne pas utiliser le courriel sous le coup de l’émotion ou en cas de conflit

Lors de la réponse à un mail…

• Ne pas utiliser un mail existant pour aborder un nouveau sujet, ou changer l'objet du mail

Au-delà de trois interactions de mails sur un même sujet avec une personne de votre entreprise, passez à un mode de communication direct.

Repassez de la relation digitale a la relation humaine !

Limitez les mails en copie « pour info ».

Moins vous en enverrez, et moins vous recevrez de mails.

Évitez les mails avec la fonction « répondre à tous ».

Bannissez les mails parapluie qui mettent la terre entière en copie, histoire de se prémunir d'un éventuel problème futur.

Les bénéfices de la méthode Z.E.N.

• Réduire le stress découlant de la surcharge informationnelle et de la pression temporelle.
• Libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Passez à l'action !

• Réservez une plage horaire d’une heure pour réorganiser votre boîte mail.
• Automatisez les règles Z.E.N.

Transformer sa boîte mail, cela avant tout par un changement de comportements numériques.

C'est une invitation à se poser les bonnes questions :

• Quelles sont les règles tacites, comme répondre à un mail dès qu'il arrive, qui se sont installées au fil du temps ?
• Est-ce que j'en suis l'initiateur(trice) ?
• Est-ce que c'est mon manager ?
• Est-ce que cela a toujours été ainsi ?
• Quels besoins sont nourris par mes connexions ?
• Quelles peurs se cachent derrière mes usages numériques ? La peur de devenir invisible ou de sentir inutile ? La peur d'être jugé(e) ? La peur de laisser penser que l'on ne travaille pas ?

Ces peurs sont souvent des perceptions filtrées par vos croyances très personnelles. Car, en y réfléchissant, lorsque vous répondez à un mail dans les 5 mn après son atterrissage dans votre boîte mail, c'est que vous n'avez rien d'autre à faire. Du moins, c'est le message inconscient que vous envoyez avec votre mail.