Faire moins et mieux, mode d’emploi

Faites-vous partie de ces personnes qui ne comptent pas leurs heures de travail ? Débordées, noyées peut-être, vous êtes constamment entre la recherche de nouvelles méthodes pour gagner en efficacité, la gestion de votre stress et la culpabilité de ne pas réussir à faire tout ce que vous voulez, avec le niveau de qualité que vous voulez et dans les délais qui vous sont imposés ou que vous vous imposez ?

Si vous êtes une de ces personnes, l’agilité peut vous aider !

La bonne nouvelle, c’est que c’est possible.

L’autre bonne nouvelle, c’est que c’est contagieux !

Qu'est-ce que l’agilité vient faire ici ? 

Et d'ailleurs de quelle “Agilité” parle-t-on ?

Plus qu’une “méthode agile” ou d’un “cadre de travail agile”, on parle ici de l’état d’esprit agile, ce qui soutient aussi bien les “méthodes agiles” (Scrum, Kanban, XP…) et les autres cadres et outils utilisés par les personnes qui travaillent en mode agile (Intelligence collective, Management 3.0…).

Derrière tout cela, il y a un mindset, un état d’esprit. Ce mindset agile est très vaste, il est basé sur divers valeurs et principes.

 Par rapport à notre sujet, je propose d’en extraire trois points clé :

• Transparence
• Courage
• Intelligence collective

La transparence est nécessaire pour bien visualiser la situation. Quels sont les éléments du problème : qu’est-ce que l’on doit faire ? Quels sont les moyens dont on dispose ? Combien de temps faut-il pour faire le travail ? De combien de temps dispose-t-on ?

Le courage est nécessaire pour regarder les éléments révélés suite à cette mise en transparence. Est-ce qu’une contradiction claire saute aux yeux : trop de travail et pas assez de temps ? Ou au contraire, l’image révèle-t-elle en toute transparence que la charge et le temps sont en cohérence ?

L’intelligence collective est nécessaire pour travailler ensemble à la mise en place des actions qui vont permettre à chacun de trouver sa place et son équilibre. Pourquoi a-t-on besoin d’intelligence collective ? Parce que nous ne sommes pas seuls, ni au travail, ni dans notre vie personnelle. Nous faisons tous partie de divers écosystèmes : notre entreprise, notre famille, et bien d’autres encore. Tout ce que nous faisons est influencé et influence nos écosystèmes. Nous avons donc besoin de nous ajuster en permanence les uns aux autres aussi bien pour améliorer notre propre situation que pour prendre en compte celle des autres.

Concrètement, que faire alors pour sortir la tête de l’eau et passer des journées efficaces et sereines ?

Voici deux exemples, le premier se passe dans la vie privée, au sein d’une famille. Le second en entreprise.

Exemple vécu en famille :

Chacun se plaint d’avoir trop de tâches ménagères à faire : « c’est moi qui fait tout dans cette maison… »

La transparence :

Mettez à plat, en couple, les éléments du problème, éventuellement avec les enfants s’ils sont assez grands.

Concrètement, listez toutes les tâches à effectuer pour le bien-être familial : le ménage (quotidien, hebdomadaire, grand ménage de printemps…), la cuisine (faire la liste des courses, acheter, ranger le frigo, cuisiner, congeler et décongeler…), le linge (mettre le linge sale dans le bac, laver, sécher, plier, repasser, ranger dans les armoires…), les enfants, la voiture, les sorties, la gestion du budget, etc.

Cela va représenter beaucoup de choses à faire. Chacun écrit sur des post-its ce qu’il fait.  Lorsqu’on étale tout, avec les détails, on voit bien mieux l’ampleur de la tâche. En découvrant les post-its des autres, beaucoup de “tâches masquées" apparaissent.

Ce qui paraît simple et rapide de premier abord se révèle dans toute son ampleur : avant de faire les comptes, il faut réunir toutes les informations (factures, relevés bancaires, tickets de caisse), les classer, vérifier si tout correspond… Habiller les enfants, c’est aussi veiller à ce qu’ils aient les vêtements nécessaires, acheter, chercher le meilleur rapport qualité prix, veiller à ce que la tenue de sport soit prête le jour J, etc.

Le courage :

Face à cet étalage de choses à faire, nous avons besoin de courage pour accepter ce qui est éventuellement révélé et accepter d’y faire face. Le courage peut se manifester de différentes manières : le courage de refuser de faire certaines choses (par exemple ne plus recalculer le relevé bancaire car les erreurs ne sont pas à ce niveau là), de demander de l’aide ou un partage des tâches (les enfants peuvent être mis à contribution sur des sujets qui les concernent), de renoncer (à cuisiner cette super recette qui nécessite des ingrédients difficiles à trouver)...

On peut aussi décider de redoubler d’efforts aussi, mais attention, cela ne peut pas être une solution pérenne si le problème est récurrent. En effet, on ne court pas un marathon pendant des années sans jamais s’arrêter. Donc, OK pour faire un gros effort et repeindre la maison, mais pas s’épuiser à ranger les armoires de fond en comble chaque semaine.

L’intelligence collective :

Comme nous sommes dans un écosystème, le problème n’est pas individuel, il concerne tout l’écosystème. On va donc regarder l’impact des choses à faire : sont-elles indispensables, imposées (par qui ?), souhaitables, agréables, ou juste des habitudes…

Si les courses ne sont pas faites, personne n’aura de quoi manger. Si la voiture n’est pas lavée, ça ne l’empêchera pas de rouler.

Les arbitrages seront forcément collectifs si l’on veut que la nouvelle organisation soit réaliste et qu’elle tienne dans la durée. Cela passera sans doute par une nouvelle répartition des tâches et par le renoncement à certaines d’entre elles, après avoir pris en compte les impacts sur chaque partie de l’écosystème, et aussi par l’invention d'autres manières de faire (achats en ligne plutôt que shopping interminable, payer une aide externe (ou ses enfants ados) pour se décharger de certaines tâches, acheter une nouvelle poêle pour éviter de frotter celle qui attache tout le temps…

Et en entreprise ?

Lorsque nous intervenons dans les entreprises, nous sommes presque toujours confrontés à cette question récurrente : “on” nous demande de faire toujours plus, avec toujours moins (coupes budgétaires obligent), aidez-nous à mieux nous organiser.

Nous procédons alors comme décrit plus haut :

Transparence :

• Factualisation du problème : combien de tâches avez-vous en cours ? Savez-vous combien de temps il vous faut pour les mener à bien ? En moyenne ? La plus longue ? La plus courte ? Savez-vous combien de temps vous passez sur chaque projet, réellement (en temps de travail et en délai depuis la demande et jusqu’au résultat final, validé et totalement terminé) ? Les questions sont adaptées au contexte et les réponses sont rarement évidentes. Souvent elles sont même occultées.
• Prise de conscience : raisonnablement, nous ne pouvons pas faire tout ça. Est-ce entendable par la direction ? Que se passera-t-il si on ne change rien (cumuler encore plus, répondre aux demandes encore moins bien et plus tard, frustration, démotivation, démissions, burnout…) ? Que se passera-t-il si on affiche clairement le problème ?...
• Clarification du périmètre : sachant que nous ne pourrons pas tout faire, comment choisir ? Prioriser, mais selon quels critères ? Accepter de dire non plutôt que reléguer aux calendes grecques pour éviter de décevoir…

Courage :

• Partager le constat et les solutions envisagées avec la direction. Qui va le faire ? Comment faire pour être entendu, écouté et suivi ?
• Être capable d’argumenter et de tenir bon même si le message est difficile à faire passer.
• accepter des remises en cause pour s’améliorer et dissoudre les problèmes.

Intelligence collective :

• Ce n’est pas le chef, la manager, le tech lead ou tout autre personne d'expertise ou d’autorité qui détient LA solution. 
• Les experts ont des avis qu’il faut, bien sûr, entendre. Les chefs ont des préoccupations qui nécessitent également d’être entendues, notamment sur les effets secondaires des actions envisagées, car ils portent une vision de plus haut niveau.
• Les personnes qui se trouvent au niveau du problème sont, en principe, les plus à même de bien comprendre le problème, car ce sont elles qui le subissent en premier lieu, et aussi de proposer des solutions de bon sens, de terrain.
• Chacune de ces personnes à quelque chose à apporter, chacune à son niveau. C’est de la discussion et de la collaboration de toutes qu’une solution durable, utile, réaliste pourra émerger.
• Écouter "l'emmerdeur" : si vous avez la chance d’avoir dans votre entourage une personne qui à toujours un autre avis, qui dit des choses bizarres et que généralement on ne veut pas entendre, encore moins écouter, c’est le moment de l’appeler aussi dans la discussion. En effet, les idées iconoclastes, dérangeantes, “out of the box”, si elles ne sont pas forcément les meilleures, ont toujours l'avantage de bousculer les habitudes et de faire réfléchir plus loin. Ce n’est pas toujours facile, ni forcément agréable, mais avec l’habitude, on apprend à en tirer le meilleur parti et tout le monde y gagne en souplesse intellectuelle. Encore faut-il savoir comment mettre en place ces ateliers d’intelligence collective. Pour cela, le mieux est de faire appel à des facilitateurs, ou de développer cette compétence en interne.

Le résultat attendu :

• Retrouver la sérénité dans nos activités, personnelles ou professionnelles, en faisant les choses les plus utiles, celles qui apportent le plus de valeur pour nous-même, notre entreprise, notre famille, bref, tous les écosystèmes dont nous faisons partie.
• Améliorer la qualité de ce que nous faisons en donnant à chaque chose sa place, son temps et le niveau de qualité et d’effort que nous avons prévu. En faisant ainsi, on est également plus efficaces, avec de meilleurs résultats et plus de fierté vis-à-vis du travail accompli.
• Finalement, non seulement nous ferons mieux, mais nous ferons probablement aussi plus en évitant l’éparpillement et l’agitation, sources de frictions inutiles et de gâchis.

Et l’effet contagion dans tout ça ?

En mettant en place cette démarche vous changez l’état d’esprit de l’écosystème dans lequel cela se passe. 

En entreprise, par exemple, si le management met en place une démarche de visibilisation de la charge de travail et de priorisation avec une demande réaliste vis à vis des personnes en charge de réaliser le travail demandé, c’est toute la chaîne qui devient plus fluide, plus performante et qui produit mieux, sans stress. Cette façon de faire “contamine” donc l’ensemble des personnes impliquées. Elles peuvent ensuite diffuser la démarche dans d’autres sphères d’action, et ainsi de suite.

L’intelligence collective est contagieuse aussi. Chaque personne qui participe de cette manière aux décisions y trouve l’occasion de s’exprimer, de s’investir dans ce qu’elle fait en responsabilité et elle pourra reproduire ce schéma dans d’autres domaines de sa vie.