L’agilité en vacances

Ha non, elle ne va pas nous bassiner avec l’agilité même en vacances !!!

Bon, rien ne vous oblige à lire… Cet article s'adresse à ceux pour qui les vacances, c'est le temps idéal pour être agile dans la vraie vie.

Je vous partage donc comment, mon mari et moi-même avons installé en vacances la pratique du lean musée : pourquoi faire ça et comment ça marche ? Et surtout, qu’est-ce que ça donne comme résultat ?

Et d’abord, qu’est-ce que le Lean musée ?

C’est une pratique inspirée du Lean café. Le Lean café est un mode de gestion d’une réunion où il y a de nombreux sujets à traiter, potentiellement plus que ce que permet de temps de la réunion. 

(Si vous connaissez le Lean café, passez directement au chapitre suivant : le Lean musée).

Le Lean café se passe en 3 étapes principales :

1- Prioriser

Les sujets à traiter sont amenés par les participants eux-mêmes et inscrits sur un tableau. Les sujets sont très rapidement priorisés par les participants. On peut prioriser en faisant un “dot voting” : chacun dispose d’un certain nombre de points à répartir entre les différents sujets, par exemple 3 points. On peut “voter” tous ses points sur le même sujet ou sur plusieurs sujets différents. Ensuite on compte le nombre de votes sur chaque sujet et la priorité en découle directement. C’est très rapide. Tout autre mode de priorisation est valable, l’essentiel est de ne pas passer trop de temps à prioriser. Ce qui implique qu’on est bien dans un cas où il y a de nombreux sujets sans qu’il n’y en ait un qui nécessite une attention particulière à priori.

2 - Lancer le Lean

Avant de lancer la discussion sur le premier sujet (celui qui a bénéficié du plus grand nombre de points), le groupe décide (ou l’animateur), en fonction du nombre de sujets et du temps disponible, combien de temps est alloué à chaque sujet. Par exemple, 7 minutes pour une dizaine de sujets à traiter un une heure.

3 - Traiter le sujet n° 1

Le groupe discute du sujet n° 1 pendant le temps déterminé à l’étape 2. Une fois ce temps écoulé, le groupe se pose la question “Stop ou encore ?”. 

Le vote se fait avec la main, 

• pouce vers le bas pour dire STOP, 
• pouce vers le haut pour dire ENCORE 
• main plate horizontale pour dire JE ME RANGE À L’AVIS DU GROUPE. 

Si le sujet a été suffisamment discuté, la décision prise ou toute autre action définie, normalement, ce sera STOP et le groupe va passer au sujet suivant. Si des choses importantes sont en pleine élaboration et elles peuvent être résolues/clarifiées avec un peu de temps supplémentaire, ce sera probablement ENCORE.

Si la décision est “ENCORE”, une nouvelle timebox (tranche de temps prédéfinie) est déterminée. Cela peut être une nouvelle tranche complète (encore 7 minutes) ou partielle (3 minutes de plus). À la fin, on refait STOP ou ENCORE. Certains limitent le processus à 2 timebox par sujet.

Cette façon d’aborder les sujets à traiter dans un temps limité apporte plusieurs avantages :

• elle oblige à être concis, aller plus vite au but, éviter les redites et les digressions,
• elle met de la rigueur dans le suivi du temps,
• elle permet à tous de s’exprimer à la fois en priorisant les sujets, en contribuant aux discussions et en décidant des prolongations éventuelles pour arriver à des résultats concrets.

Le Lean Musée

Tout a commencé pendant un séjour à Berlin, avec une carte d’accès aux musées qui permet d’entrer gratuitement dans 35 musées, pendant 3 jours.

Sachant qu’il n’y a pas que des musées dans la vie et que le niveau de saturation des uns et des autres n’est pas le même, comment s’organiser ?

Nous avons commencé par prioriser : chacun a choisi les musées incontournables pour lui. Ceux qui étaient choisis par nous deux sont devenus la priorité 1 et les autres 2. Ceux qui n’étaient pas choisis ont été d’emblée sortis de la liste. Il en restait toujours trop pour 3 jours.

Nous avons alors installé le système de la time box avec STOP ou ENCORE : 30 minutes dans le musée n°1, vote unanime pour encore 30 minutes et encore une fois 30 minutes. 

30 minutes ensuite dans le musée 2 avec encore 30 minutes et c’est tout.

15 minutes pour le musée 3, on voulait juste voir l’architecture du bâtiment, sans s’attarder sur les collections.

Pendant 2 jours, ça a très bien marché. Le 3ème jour, on s’est séparé, chacun gérant son temps avec un point de rendez-vous final et en nous coordonnant par sms. L’un de nous a passé tout l’après-midi dans un seul château et l’autre entre 3 musées différents. Comme quoi le lean musée marche aussi quand on est tout seul :-).

Résultat :

Sentiment d’avoir très bien optimisé notre temps. On a vu plein de choses, tout ce qui était important pour nous, avec des belles surprises en plus. Pas de saturation ni de frustrations car nous nous sommes permis de suivre chacun son chemin personnel le jour 3, lorsque nous n’avions pas les mêmes souhaits.

On refera pareil la prochaine fois, et pas que pour les musées !