FR-AGILES : EPISODE #2 Avons nous tous la même définition d'un travail ou d'une tâche terminé?

Cet article a pour but de vous interpeller sur les problématiques que l’on rencontre assez souvent sur les projets qu’ils soient Agiles ou traditionnels.

Pour illustrer mes propos, j’ai choisi de partager avec vous, les quelques éléments que j’ai pu identifier avec mes équipes présentes et passées, notamment lors des Rétrospectives que nous réalisons à intervalle régulier de 2 semaines. Pour mettre les choses dans leur contexte, certaines problématiques qui seront évoquées ont été identifiées pendant la période de confinement de Mars à Mai 2020.

Problématique: quand mon travail ou ma tâche en cours est-elle considérée comme étant terminée ?

Aujourd’hui, j’ai décidé de vous présenter une nouvelle problématique que nous avons identifier au début de projet. Certains d’entre vous, ne comprendront pas pourquoi cette problématique se pose. D’autres au contraire diront qu’il est normal d’avoir ce genre de problématique dans une équipe.

Petite explication pour bien comprendre la problématique qui est beaucoup plus « intéressante » qu’elle n’y parait au premier regard.

Explication concernant la problématique

Si nous prenons le sens premier de la problématique, quand une personne demande à une autre personne de faire une tâche précise, alors 3 statuts peuvent exister pour caractériser cette tâche.

·      Soit cette tâche n’a pas commencée : La personne n’a pas commencé le traitement de la tâche en question.

·      Soit cette tâche est en cours de traitement : La personne a commencé a réalisé la tâche mais cette tâche n’est pas considérée comme étant terminée car les critères la caractérisant n’ont pas été tous validés.

·      Soit cette tâche est terminée : Dans ce cas-là, tous les critères sont validés.

Exemple : Je suis chez moi, et ma femme me demande de faire la vaisselle. J’ai 2 assiettes à laver. Si je n’en lave qu’une, mon critère d’acceptation n’est pas validé car je n’ai pas lavé toute la vaisselle. C’est la même chose pour n’importe quelle tâche, qu’elle soit effectuée sur un projet ou non.

Vous aurez raison de dire, il n’y a pas de problématique ici. C’est très facile de voir qu’une tâche est faite ou non dans ce cas…

Cas d'application de la problématique

Prenons maintenant un cas qui sera plus parlant et correspondra à la problématique mentionnée plus haute.

Exemple : J’aimerais que l’on me fasse un collier de 100 perles. Ce besoin a l’air claire mais peut être pas tant que cela. En effet, plusieurs cas peuvent se présenter :

·      Je n’ai pas commencé le travail à Le statut de ma tâche sera « A faire »

·      J’ai déjà enfilé une perle à Le statut sera « En cours de traitement »

·      J’ai enfilé 100 perles à Le statut sera « Done »

Dans mon cas, je peux considérer que le collier à 100 perles sans le vérifier.

Cependant, je peux demander une vérification. Dans ce cas ma définition de Terminé ou Definition of Done (DoD) ne sera pas la même.

Définition

Definition of Done : est l'ensemble de critères définis par une équipe déterminant si une tâche peut se considérer comme traitée. Le but de la DOD est de définir les critères qui font qu'une tâche a été totalement traitée, afin notamment de s'assurer de la qualité de l'implémentation

Situation dans laquelle j'ai rencontré cette problématique

Dans mes équipes, certains éléments que mon client s’attendait à avoir n’ont pas été traités ou faits. En effet, mon équipe ne faisait pas de documentation. Dans ce cas, mon client qui avait l'habitude qu'on lui fournisse de la documentation a été surpris.

Il l'a été , pas parce que le critère n'a pas été respecté mais parce que ce critère ne figurait pas dans la DoD.

Depuis que nous avons intégré ce critère dans la définition, la documentation est faite systématiquement par tous les membres de l'équipe et même par les nouveaux arrivants.

Vous l’avez compris, si un des critères d’acceptation qui figure dans la DoD dans votre équipe n’est pas respecté alors votre tâche ou prestation n’est pas considéré comme étant terminé. Mais il est aussi primordial de partager cette DoD avec le client ou Voix du client juste avant de lancer les développement ou traitements.

Il est donc important que votre Definition of Done soit :

·      Représentative de votre processus (Si je fais du test) , le test sera obligatoire pour que votre tâche soit Done.

·      Partagée dans l’équipe pour permettre une harmonisation et une compréhension commune de l’attente de ce qu’il doit être fait.

·      Spécifique et prenne toutes les acceptations possibles en compte : en effet, un travail correspondant à tous les critères de la DoD sera considéré comme terminé. Il est donc important de vérifier assez régulièrement si votre DoD est toujours valable.

Depuis que nous avons rencontré cette problématique, nous sommes rigoureux sur la DoD et nous la mettons à jour le plus souvent que possible en adéquation avec la maturité de l’équipe.

Comme vous pouvez le comprendre, un critère dans la DoD supplémentaire est une contrainte de plus à prendre en compte par l’équipe notamment lorsque celle-ci fait ses estimations pour les tâches qu’elle aura à traiter.

Exemple : Si je n’ai que le traitement à réaliser pour mon collier de perle, je peux estimer ma tâche à 15 minutes. Par contre, si je dois rédiger de la documentation en parallèle, alors mon estimation peut passer à 20 minutes.

Beaucoup de personnes ne voient pas forcément la pertinence d’une Definition of Done. Mais pour l’avoir pratiqué, je peux vous dire qu’elle peut éviter bien des désagréments que ce soit dans l’équipe ou avec le client.

Et vous, avez-vous déjà eu ce sentiment que votre équipe ne partageait pas la même définition de Done?

Merci pour votre partage.