Gérer son temps, c'est tout le temps !

« Dis-moi comment tu utilises ton temps, je te dirai où est ton trésor. » 

L'image du dirigeant souvent entretenue est celle d'une personne très occupée et inaccessible. Si on veut le rester, le meilleur moyen est de garder cette croyance bien ancrée au fond de soi ! Mais qu'est-ce qui justifie d'accepter cela ?

Certes, il y a une vraie réalité pour les entrepreneurs qui cumulent plusieurs fonctions. Bien souvent, ils sont à la fois le directeur commercial. le DRH. Le DAF, le responsable marketing. . . Et ces fonctions opérationnelles dictées par le court-terme prennent le pas dans leur agenda. La fonction qui souffre est celle de DG, celle qui s'inscrit dans le moyen ou le long terme. C'est l'une des raisons qui font que beaucoup d'entreprises stagnent. L'entreprise est suffisamment développée pour que son animation devienne complexe. Toutefois, pas encore assez pour que le dirigeant puisse se staffer. Il est alors englué dans des fonctions opérationnelles.

Quelle que soit la situation dans laquelle on exerce son métier de dirigeant, le sujet de l'agenda est clé. L'usage de son temps doit donc être une préoccupation permanente. Est-ce que j'alloue mon temps aux bons sujets en lien avec ma mission et les enjeux que je porte ?

Voici trois clés pour mieux maîtriser votre temps : 

-       Soigner la préparation de votre agenda court-terme : les agendas se remplissent assez naturellement. Une bonne pratique est de consacrer 30 minutes avant ou après le week-end à l'ajustement de l'agenda de la ou des semaines à venir : optimiser les enchaînements, les déplacements, arbitrer si besoin les conflits d'agenda. 

-       Réaliser régulièrement votre propre audit de votre gestion de temps. 

-       Explorer toutes les manières possibles d'économiser du temps. 

Soigner la préparation de son agenda 

Une fois après avoir écrit vos objectifs par écrit ainsi que leur ordre de priorité, commençons à analyser l’agenda, et notamment en focalisant sur ce qui apporte le plus de valeur ajoutée à l'entreprise. L'utilisation de son temps et la gestion de l'agenda sont en effet de vrais enjeux. Le temps est la seule ressource qui ne se stocke pas. Chaque seconde qui passe est définitivement consommée. C'est pourquoi le temps est très facilement générateur de stress. 

Notre culture a construit l'image du dirigeant très occupé, voire débordé. Et beaucoup de dirigeants y correspondent. Bien évidemment, la responsabilité du dirigeant est continue, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an. 

Est-ce inéluctable d'être débordé quand on est dirigeant ? Ce n'est ni inéluctable, ni souhaitable, ni acceptable. N'acceptons pas cela comme une fatalité !  

Qu'il y ait des moments critiques à gérer, oui bien sûr. Qu'il y ait des périodes de déséquilibre, comme à la suite du départ d'un proche collaborateur pas encore remplacé, oui bien sûr aussi. Mais on ne doit pas s'enfermer dans une situation durable de surcharge. Nous n'avons pas tous la même capacité de travail. Autrement dit, le seuil de la surcharge n'est pas identique pour tous. Les dirigeants qui ont une grande capacité de travail disposent d'un formidable atout, certes. Mais dès lors qu'un dirigeant a dépassé son seuil, à quelque niveau que celui-ci se trouve, il risque de devenir moins pertinent, moins puissant, il met l'entreprise en danger et lui-même par la même occasion. Nous l’avons tous expérimenté.

Auditer régulièrement l'usage de son temps 

Deux questions à se poser : 

-       D 'une manière globale, est-ce que j 'alloue mon temps à mes priorités de vie de la façon la mien équilibrée ? Si c’est non, prendre un moment pour se demander quelles sont les priorités de vie, et pour chacune d'elles, de réévaluer les moyens que l’on se donne, y compris dans l’agenda pour les traiter comme telles. C'est un travail profond qui nécessite qu'on lui consacre du temps. Passer à côté expose à un réveil brutal lors des étapes clés de la vie. 

-       Concernant l'entreprise, est-ce que j'alloue mon temps aux bons sujets, en lien avec mes objectifs ?

Explorer toutes les manières possibles d'économiser du temps.

Je vous propose maintenant 10 principes connus afin d’économiser ou de gagner du temps.

1.    Intégrer son agenda personnel dans le contexte du rythme business de son entreprise ;

2.    Accepter de passer du temps à la gestion de son agenda ;

3.    Structurer son agenda annuel sur les incontournables du dirigeant ;

4.    Refléter sa politique de délégation dans son agenda ;

5.    Refléter la stratégie dans les priorités d’agenda ;

6.    Maîtriser son temps et prévoir l’imprévu ;

7.    Prendre l’habitude de planifier sa semaine et de calibrer ses priorités ;

8.    Respecter son biorythme ;

9.    Ne pas perdre de temps ;

10. Utiliser les nouvelles technologies à bon escient.

Conclusion : Tout cela pour quels résultats ?

Les derniers accompagnements de notre réseau montrent que les dirigeants coachés (en utilisant ces 3 clés et ses 10 principes) économisent de 10 à 20% de leur temps. Ils arrivent donc à réallouer entre une demi-journée et une journée de leur semaine.

Ainsi, cela nous permet une véritable amélioration dans notre mode de fonctionnement. Nous pouvons nous recentrer nos activités sur des questions stratégiques, être disponible de façon plus posée et accompagner efficacement le développement de l’entreprise.