Gérer votre temps pour vous consacrer à l'essentiel : quelques conseils pratiques
Caroline Deblander
Ph.D | Experte en RH, management & efficacité professionnelle | 👨🎓 Coach & learning designer | ✍️ Auteur | Hôte d'Inspiration Soft Skills
Au CRF, nous avons organisé ce 28 février 2022 une classe inversée sur la gestion du temps avec l'intervention de Julien Gueniat, Julien L'organisologue.
Tout au long de cette matinée, Julien nous a délivré de nombreux conseils sur la thématique de la gestion du temps en la mettant en perspective avec la question des limites, de la déconnexion et de l'infobésité (surcharge d'information dans notre société).
Tout au long de cette matinée, nous avons donc exploré ensemble cette soft skill qu'est la gestion du temps en la mettant en lien avec la communication, la créativité, la gestion du stress, la stratégie et la vision.
L'occasion de délivrer de multiples astuces et conseils que je synthétise dans ces quelques lignes.
Qui est Julien L'Organiologue?
Julien aide les travailleurs du savoir dans le public ou dans le privé à être productif et serein dans un monde en changement permanent. Il a publié chez Dunod un premier ouvrage sur la productivité et est actuellement en train de finaliser son second ouvrage sur la surcharge d'information.
Nous venant de Suisse et travailleur du savoir, Julien est aussi un homme d'action puisqu'il est commandant de troupe de sauvetage.
Julien, c'est du contenu quotidien, au travers de sa newsletter qui ferait tourner de l’œil aux utilisateurs de Tik Tok habitués à consacrer quelques secondes à un contenu.
Une newsletter au ton impertinent, un peu sarcastique parfois et avec toujours beaucoup d'humour et de dérision, le tout reposant sur une approche philosophique, une vision déculpabilisante et une acuité d’analyse de notre société.
Julien pose un regard particulier sur les outils numériques que nous vous avons d’ailleurs partagée il y a quelques mois dans un CRF INFO sur le minimalisme digital.
Les astuces proposées dans le cadre de cette classe inversée sur la gestion du temps
Après une introduction sur la question des systèmes, Julien a épinglé plusieurs outils qui peuvent s'appliquer à différentes situations : le questionnement créatif, la technique de l'inversion, le principe TOJA et le triangle QCD... prenons le temps de nous attarder sur chacun de ces outils.
Le questionnement créatif
À la question "comment intégrer la créativité dans les processus de gestion ?", Julien a répondu en identifiant la technique du questionnement créatif.
Il s'agit de se poser 4 questions :
Le principe est de se poser ces questions à différents moments afin de libérer la créativité !
La technique de l'inversion
Au lieu de poser la question "quels sont les éléments essentiels pour qu'une équipe travaille bien ?", posez-vous la question suivante : "quels sont les éléments essentiels et indispensables pour qu'une équipe déteste travailler ensemble ?"
Appliqué à la gestion des emails, la question pourrait être la suivante : "comment faire pour passer 5 heures par jour à gérer mes emails ?"
Répondre à ces questions va alors vous permettre de lister toute une série de choses à ne pas faire !
Utilisez cette technique individuellement et collectivement, cela peut vous amener à trouver de nouvelles solutions à des problèmes récurrents de votre quotidien!
Le principe JATO
Quand on s'entend dire "Toujours" et "jamais", cela veut dire qu'en quelque sorte, on s'est habitué à un problème !
C'est un indicateur pour identifier un problème qui nous pose soucis avec régularité, nous pèse et nous prend certainement beaucoup d'énergie au quotidien !
Écoutez votre dialogue intérieur, faites la chasse à ces toujours et jamais et appliquez les techniques de questionnement créatif identifiées plus haut !
Le triangle QCD
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Applicable à toute tache, tout objectif ou tout projet, le triangle QCD a été épinglé comme un outil à disposition de tous.
Ce triangle illustre le fait que la qualité, le cout et les délais doivent être considérés comme 3 éléments interdépendants.
Dans ce triangle, il y a toujours un élément qu'on ne peut pas modifier ; bien souvent, ce sont les délais, mais on peut jouer les deux autres éléments.
Quand on a ce triangle en tête, on sait sur quels éléments on peut jouer et ... il ne nous reste alors plus qu'à travailler sur notre capacité de négociation et d'assertivité...
Plus facile à dire qu'à faire nous ont dit les Directeurs généraux présents pensant aux demandes parfois pressantes et urgentes des autorités politiques ; ce à quoi Julien a répondu en questionnant le critère de qualité, qui est fréquemment un critère interne mais qui n'est pas une dimension couramment discutée en entreprise.
Et les outils et applications?
“J’imagine qu’il est tentant, si le seul outil dont vous disposiez est un marteau, de tout considérer comme un clou.” Abraham Maslow
La question que nous avons exploré par rapport aux outils et applications informatiques est la suivante : "Comment faire à mon niveau pour diminuer le nombre d'applications que j'utilise ?"
Cette question a fait l'objet de nombreux débats et a suscité des réactions.
Des échanges ont suivi sur la collecte de l'information, la recherche et la maitrise de celle-ci.
Si vous souhaitez creuser la question, n'hésitez pas à consulter le webzine CRFINFO sur le minimalisme digital dans lequel nous proposons une série de questions à se poser avant de choisir un outil numérique.
“Les emails sont les tyrans des temps modernes”.
Au-delà de ces questions, nous avons abordé différentes problématiques quotidiennes comme la gestion des emails, le droit à la déconnexion, la planification optimiste (loi de Hofstadter), la gestion du stress, la manière de gérer les sollicitations des collaborateurs mais également des questions liées au perfectionnisme ou à la procrastination.
Les retours de nos participants
Les 48 participants de ce coaching virtuel sont donc repartis avec différents outils dont le questionnement créatif a été particulièrement plébiscité :
En conclusion
Tout au long de la matinée, une phrase est revenue comme un mantra: "il n'y a pas de recette magique" pour bien gérer son temps!"
Il y a des systèmes qui fonctionnent pour une personne et pas pour une autre. On est tous différents et les solutions doivent s'adapter à chacun!
Au niveau collectif et des systèmes, il y a des systèmes en apparence similaires MAIS les mêmes actions n'auront pas les mêmes effets en fonction des systèmes - et donc de l'organisation dans laquelle on évolue...
Des conseils de lecture et des outils complémentaires
Lectures
Les applications
Techniques