Gestion des données de références - Les référentiels du système d’information

C’est un fait avéré, la donnée est un outil clé dans la performance de l’activité d’une entreprise. Peu importe la taille de l’entreprise, qu’elle soit une PME ou un grand groupe, celle-ci sera amenée à créer et gérer une quantité conséquente de données. Ces dernières vont permettre à l’organisation de piloter son activité et adapter sa stratégie, son offre et ses ressources par rapport à son environnement. Néanmoins, les entreprises font face à un nouveau défi, comment traiter ces données pour s’assurer de leur cohérence, de leur fiabilité et de leur pertinence en rapport avec l’usage. Le Master Data Management est l’une des solutions apportées pour remédier à cette problématique.

Qu’est-ce que c’est?

Le MDM ou la Gestion des Données de Référence regroupe l’ensemble des outils qui vont permettre à une organisation la gestion, le stockage et la diffusion de ses données de références. Ces outils facilitent l’identification correcte des données et leur utilisation sans risques. Les référentiels du système d’information sont retrouvés parmi lesdits outils.

Un référentiel du SI revient à un ensemble cohérent de données suivant une thématique. Ce qui signifie que les données concernant un sujet bien déterminé seront répertoriés dans un fichier unique qui va servir de référence aux acteurs de l’entreprise. Par exemple, on retrouve :

• Le référentiel Client où seront listées les informations de chaque client (adresses, préférences de communication).
• Le référentiel Produit avec le détail de leurs caractéristiques.

Les répertoires et les nomenclatures.

Il existe plusieurs types de référentiels, mais ceux que l’on retrouve le plus dans les entreprises sont les répertoires et les nomenclatures. Les répertoires sont des listes de références qui peuvent recueillir les informations sur les tiers, les salariés d’une organisation. Les nomenclatures, quant à elles, sont considérées comme des ensembles de catégories suivant une certaine arborescence. D’ailleurs, une complémentarité existe entre ces deux référentiels. En effet le répertoire liste les objets et la nomenclature aide à classer les objets en catégories.

Quelles sont les caractéristiques?

Le référentiel doit respecter certaines caractéristiques à savoir : 

• La centralité donc un référentiel unique officiel selon le thème,  
• La stabilité; là il ne s’agit pas de la fréquence de modification, mais de son indépendance par rapport au processus de production,
• Un certain niveau de qualité (cohérence et efficacité)
• Une homogénéité sémantique
• Et la capacité d’être interopérable avec d’autres applications.

Les avantages du référentiel

L’entreprise peut tirer plusieurs avantages de sa gestion de données de références. Notamment, la centralisation des données et la possibilité de les rendre accessibles au moment opportun à ses collaborateurs. Grâce à l'échange de données informatisé, elle pourra également développer des relations B to B en mettant à disposition son système d’information aux partenaires externes (ex. Compagnies aériennes et Amadeus). Du côté opérationnel, les référentiels peuvent faire collaborer les métiers d’une entreprise à travers un langage commun, surtout si elle dispose de plusieurs sites de production. Dans la grande distribution, un référentiel produit à jour facilitera l’application des politiques commerciales (promotion, remises…). 

Et ses contraintes

Certes, c’est une solution qui peut apporter beaucoup d’avantages à une entreprise, néanmoins il y a certaines contraintes à prendre en compte. La plus évidente est bien sûr le budget. En effet, plusieurs facteurs entrent en jeu comme l’ingénierie du référentiel donc l’outil, le personnel technique, la formation des utilisateurs, l’intégration des données surtout si une transformation digitale est nécessaire. Néanmoins, c’est au cas par cas ; le projet peut être plus ou moins coûteux suivant les besoins de l’entreprise. D’autres contraintes peuvent être liées aux comportements des acteurs. En effet, pour une société faisant appel à des indépendants, ces derniers, pour des raisons de propriété ou de concurrence, seront réfractaires au partage de leur répertoire clients.

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